Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht / 2.6.3 Aufbewahrung bei Beendigung der kaufmännischen Tätigkeit

Rz. 46

Die Buchführungspflicht endet zwar mit dem Wegfall der Kaufmannseigenschaft, die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen, die während der Dauer der kaufmännischen Tätigkeit entstanden sind, besteht aber fort, solange die entsprechenden Aufbewahrungsfristen laufen.

Rz. 47

Beim Tode des Kaufmanns tritt der Gesamtrechtsnachfolger (Erbe) in die Aufbewahrungspflichten, die bis zum Erbfall entstanden sind, ein (auch wenn er selbst nicht Kaufmann i. S. d. Gesetzes ist).^[1] Veräußert ein Einzelkaufmann sein Handelsgeschäft, so ist strittig, ob die Aufbewahrungspflicht kraft privatrechtlicher Vereinbarung auf den das Handelsgeschäft fortführenden Erwerber übertragen werden kann. Eine solche Regelung erscheint zweckmäßig und sachgerecht.^[2] Bei Handelsgesellschaften, die zur Fortführung auf einen Erwerber übertragen werden, wird eine Übertragung der Aufbewahrungspflicht durch Vereinbarung vom Schrifttum allgemein bejaht.^[3]

Rz. 48

Bei Auflösung von Gesellschaften zwecks Beendigung ändert sich an der Aufbewahrungspflicht der während der Liquidationsphase anfallenden Unterlagen nichts. Die Aufbewahrung nach Beendigung der Gesellschaft ist je nach Rechtsform unterschiedlich geregelt:

• für die Aktiengesellschaft bestimmt § 273 Abs. 2 AktG, dass die Bücher und Schriften der Gesellschaft an einem vom Gericht zu bestimmenden sicheren Ort zur Aufbewahrung 10 Jahre zu hinterlegen sind. Damit beginnt im Übrigen eine neue 10-jährige Frist, ohne Rücksicht auf eine bereits ggf. nach § 257 HGB zurückgelegte Aufbewahrungsfrist.
• ähnlich regelt § 74 Abs. 2 GmbHG die Aufbewahrung nach Beendigung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einer neu beginnenden 10-jährigen Verwahrungsfrist. Die Bücher und Schriften der Gesellschaft sind einem durch Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterbeschluss oder durch das Gericht bestimmten Gesellschafter oder Dritten zu übergeben.
• auch bei der Genossenschaft setzt eine neue 10-jährige Frist ein (§ 93 GenG). Die Verwahrung hat ein durch die Satzung oder durch Beschluss der Generalversammlung bestimmter Genosse oder Dritter zu übernehmen, in Ermangelung dessen bestimmt das Gericht den Verwahrungspflichtigen.
• § 152 Abs. 1 HGB trifft für die OHG und die KG die Anordnung, dass sich die Gesellschafter auf einen verwahrungspflichtigen Gesellschafter oder Dritten zu verständigen haben. Geschieht das nicht, bestimmt ihn das Gericht; bei diesen beiden Rechtsformen greift indessen keine neue Frist ein, sondern die schon bisher in Lauf gesetzten normalen Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) laufen weiter.

[1] Vgl. Isele, in Küting,/Pfitzer/Weber, Handbuch der Rechnungslegung Einzelabschluss, § 257 HGB Rz. 22, Stand: Januar 2024; Haack, NWB 2014, S. 694.

[2] Vgl. zur Diskussion stellvertretend Adler/Düring/Schmaltz, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2000, § 257 HGB Rz. 14; Isele, in Küting/Pfitzer/Weber, Handbuch der Rechnungslegung Einzelabschluss, § 257 HGB Rz. 29, Stand: 1/2024.

[3] Vgl. stellvertretend Isele, in Küting/Pfitzer/Weber, Handbuch der Rechnungslegung Einzelabschluss, § 257 HGB Rz. 29, Stand: 1/2024.