Auftragsgrößenstruktur: Möglichkeiten der Optimierung - ... / 5.5 Arbeitsmappe "Maßnahmen"

Die Mappe "Maßnahmen" wurde von der GmbH genutzt, um geplante Maßnahmen übersichtlich darzustellen und ihre Wirkungsweise, mögliche Risiken oder Nachteile, gewünschte monetäre Auswirkungen sowie Verantwortliche und Abschlusstermine für die Maßnahmen festzuhalten (s. Abb. 6). Auch die erwarteten bzw. geplanten Resultate einer Maßnahme, unterteilt nach Erfolgsbeitrag hinsichtlich Umsatz und Kosten, lassen sich auflisten. Die Werte müssen aber nicht zwingend mit den späteren tatsächlichen Ergebnissen bei der Wiederholung übereinstimmen, da in dieser Mappe lediglich Ziel- bzw. Erwartungswerte eingetragen werden. Zudem müssen Sie überlegen, ob man den Erfolgsbeitrag zwischen Isterhebung und Wiederholung (wenn dieser kleiner ist als ein Jahr) oder den Erwartungswert für ein ganzes Jahr ansetzt.

Im rechten Teil der Mappe ist zudem noch eine Spalte "Zusatzkosten" aufgeführt. Hier tragen Sie die erwarteten zusätzlichen Kosten, etwa für Werbung oder Ausbildung, ein, die entstehen, wenn die Maßnahmen zur Ergebnisverbesserung umgesetzt werden. Sie sollten in jedem Fall den Zeitraum zwischen Istanalyse und Wiederholung einsetzen, um später das Gesamtergebnis nicht zu verfälschen. Die eingegebenen Kosten werden von den durch die Auftragsstrukturanalyse erreichten Ergebnisverbesserungen abgezogen, um den tatsächlichen Erfolg der Maßnahme beurteilen zu können (vgl. Mappe "Ergebnis").

Mit Ausnahme des Kostenteils muss die Mappe nicht bearbeitet werden. Sie dient lediglich der Abbildung möglicher Auswirkungen, wenn bestimmte Schritte umgesetzt werden. Eine Verknüpfung ist daher auch nur bei den Kosten mit der Arbeitsmappe "Ergebnis" vorhanden. Die Mappe ist so aufgebaut, dass die Bezeichnung der Maßnahmen frei gewählt werden kann (Zeile 7, rote Schrift). Auch die Bezeichnung der restlichen Felder lässt sich ohne Einschränkungen verändern.

Die GmbH hat die Mappe in weiten Teilen ausgefüllt, insbesondere zur Verdeutlichung, mit welchen Auswirkungen auf das Gesamtergebnis zu rechnen ist, wenn sie einzelne Maßnahmen umsetzt. Dabei wurde unterstellt, dass sich die Verbesserungsmaßnahmen innerhalb eines halben Jahres (Zeitraum zwischen Ersterhebung und Wiederholung) realisieren lassen. Auch die erwarteten Zusatzkosten beziehen sich auf diesen Zeitraum. Es wird damit gerechnet, dass in nicht unerheblichem Maß ergänzende Werbung erforderlich ist und dass die Mitarbeiter Ausbildungsbedarf haben. Zudem erschien es der Geschäftsführung sinnvoll, sich in Bezug auf die Prozessoptimierung professionell beraten zu lassen.

Abb. 6: Arbeitsmappe "Maßnahmen"

Die Umsetzung der Maßnahmen führt in einem ersten Schritt vor allem zu Kosteneinsparungen. Wie die Auswirkungen auf die Umsatzlage aussehen, lässt sich weniger exakt vorhersagen. Die GmbH erwartet vor allem durch die Maßnahmen zur Akquise größerer Aufträge, dass sich die Auftragsgrößenstruktur zu Gunsten profitablerer Order verschiebt.

Praxis-Tipp

Soweit es in Ihrem Einflussbereich liegt, sollten Sie unbedingt dafür sorgen, dass die durch die Verringerung der Auftragsanzahl eingesparte Arbeitszeit nicht zur Entlassung von Mitarbeitern führt. Im Gegenteil: Mittel- und langfristig wird eine Verbesserung der Auftragsgrößenstruktur nur möglich sein, wenn es Ihnen gelingt, Auftragsannahme und Vertrieb zur Akquise größerer und somit umsatz- und gewinnträchtigerer Aufträge zu motivieren. Die frei werdende Arbeitszeit sollte unbedingt dazu verwendet werden, in zunehmendem Umfang größere Aufträge zu akquirieren.