Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 1 Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten

Im Steuerrecht werden "Aufzeichnungen" in folgenden Bereichen verlangt:

• bei den Gewinnermittlungsvorschriften und
• als Nachweise für steuerliche Zwecke.

1.1 Gewinnermittlungsvorschriften für Bilanz und Einnahmen-Überschussrechnung

Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für den betrieblichen Bereich.

Sie beschreibt die Gewinnermittlung mittels

• Bilanz für handelsrechtlich^[1] und steuerrechtlich^[2] Buchführungspflichtige sowie freiwillig Buchführende bzw.
• Aufzeichnungen gem. Einnahmen-Überschussrechnung^[3].

Eine handelsrechtliche und damit auch steuerliche Buchführungspflicht besteht immer dann, wenn ein Kaufmann i. S. d. HGB^[4] vorliegt, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb unterhält.^[5]

Wenn folgende beide Grenzwerte an 2 aufeinander folgenden Bilanzstichtagen nicht überschritten werden, hat der Kaufmann jedoch die Möglichkeit von einer Buchführung abzusehen:

• 600.000 EUR Umsatzerlöse und

  60.000 EUR Jahresüberschuss.^[6]

  Sofern eine handelsrechtliche Buchführungspflicht besteht, gilt diese auch steuerrechtlich.^[7]

Die rein steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 AO besteht für:

• Land- und Forstwirte mit

  • Umsätzen von mehr als 600.000 EUR im Kalenderjahr oder
  • selbst bewirtschafteten Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 EUR oder
  • einem steuerlichen Gewinn von mehr als 60.000 EUR im Kalenderjahr

• Gewerbliche Unternehmen mit

  • Umsätzen von mehr als 600.000 EUR im Kalenderjahr oder
  • einem steuerlichen Gewinn von mehr als 60.000 EUR.

Die Umsätze im Sinner dieser Vorschrift errechnen sich folgendermaßen:

	umsatzsteuerpflichtige Umsätze
+	umsatzsteuerfreie Umsätze
–	nur HIlfsumsätze Kreditvermittlung
–	nur Hilfsumsätze Grunderwerb
–	nur Hilfsumsätze Versicherungsvermittlung
–	Umsätze, der im Inland gültigen amtlichen Wertzeichen zum aufgedruckten Wert
–	Umsätze, für die Rennwett- oder Lotteriesteuer entrichtet werden muss
–	Umsätze der Bausparkassen- bzw. Versicherungsvertreter und -makler
–	div. Telekom- bzw. Postumsätze
–	steuerbefreite Vermietungsumsätze
–	Leistungen der Wohnungseigentümer an sich selbst
–	alle Leistungen im Arzt-, Heil- oder Pflegebereich
–	div. Umsätze politischer Parteien
–	steuerfreie Umsätze im Kulturbereich und zoologischer und botanischer Gärten
–	steuerfreie Umsätze im Vortrags-, Erziehungs- oder Schulbereich bzw. Betreuung von Jugendlichen und Tätigkeiten im Ehrenamt oder Gemeinwohl
–	steuerfreie Lieferungen von Gegenständen für die beim Erwerb kein Vorsteuerabzug möglich war und die für steuerfreie Umsätze verwendet wurden
=	Umsätze i. S. v. § 141 AO

Hinweis

Beginn und Ende der (rein) steuerlichen Buchführungspflicht

Beginn der Buchführungspflicht

Der Steuerpflichtige muss vom Finanzamt zur Buchführung aufgefordert werden. Die Verpflichtung ist vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Aufforderung folgt.^[8]

Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen zur Buchführung nicht mehr vorliegen.^[9]

Praxis-Beispiel

Beginn der Buchführungspflicht

Der Kneipenbetreiber U gibt im Jahr 2023 seine Steuererklärung für das Jahr 2021 ab. Die beigefügte Einnahmen-Überschussrechnung weist einen steuerlichen Gewinn von 75.000 EUR aus. Das Finanzamt bearbeitet die Steuererklärung von U im Jahr 2023.

Lösung:

Das Finanzamt wird den U bei Bearbeitung seiner Steuererklärung im Jahr 2023 zur Buchführung auffordern, weil er die für die rein steuerliche Buchführungspflicht maßgebenden Grenzen überschreitet ^[10]

. U ist dann ab dem Jahr 2024 buchführungspflichtig^[11], für das Jahr 2023 kann er seinen Gewinn noch mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.

Praxis-Tipp

Selbstständig Tätige können freiwillig Bücher führen

Freiberufler und sonstige nach § 18 EStG selbstständig Tätige unterliegen nicht der Buchführungspflicht. Sie können jedoch freiwillig ihren Gewinn mittels Bilanzierung ermitteln.

Wird die Bilanz "ordnungsgemäß" erstellt, d. h. erfüllt die Buchführung die in den §§ 140–148 AO genannten Erfordernisse, gilt die Bilanz grundsätzlich als Nachweis für eine steuerlich richtige Gewinnermittlung.^[12]

Für Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (= Einnahmen-Überschussrechner), gilt die Formel:

Überschuss (Gewinn) = Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben

Auch hier gelten Aufzeichnungen entsprechend den §§ 140 – 148 AO, § 4 Abs. 3 EStG und H 4.5 und H 4.6 EStH grundsätzlich als Nachweis für eine steuerlich richtige Gewinnermittlung.^[13]

In der Anlage EÜR, die der Einkommensteuererklärung beizufügen ist,^[14] sind dezidiert alle Betriebseinnahmen bzw. -ausgaben in bestimmte Gruppen zusammengefasst und müssen in die entsprechenden Felder eingetragen werden. Bei der Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und -ausgaben ist daher bereits auf diese Gruppierung zu achten. Zusätzlich sind ggf. weitere Anlagen auszufüllen:

• das Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR bei zum Betriebsvermögen gehörenden Grundstücken, häuslichem Arbeitszimmer, immateriellen Wirtschaftsgütern...