Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 2 Vorschriften für die Buchführung

2.1 Buchführungspflicht nach Handels- und Steuerrecht

Die Buchführungspflicht nach Handelsrecht geht der Buchführungspflicht nach Steuerrecht vor. D.h. wer bereits nach Handelsrecht^[1] Bücher führen muss, ist dazu auch steuerrechtlich verpflichtet.^[2]

Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder elektronischer Form (Datenträger, Cloud) als Text, Zahlen, Symbole und Grafik. Keine Aufzeichnungen sind Notizen.

Bücher sind die Sichtbarmachung von Vermögenslage und Geschäftsvorfällen des Kaufmanns. Die äußere Form (Buch, Loseblattsammlung oder Datenträger) ist unerheblich.

Handelsrechtliche Vorschriften:

• Die Buchführungspflicht gilt nur für Kaufleute, die einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb benötigen.^[3]
• Kopien der abgesandten Handelsbriefe sind in Papierform, auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern (Festplatte, CD-ROM) aufzubewahren.^[4]
• Die Buchführung muss in einer gesprochenen (sog. "lebenden") Sprache erfolgen.^[5]
• Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden.^[6]
• Es gilt ein Radier- / Überschreibverbot, d. h. bei Berichtigungen müssen ursprüngliche Eintragungen immer ersichtlich sein.^[7]
• Es besteht eine Pflicht zur Aufstellung eines Inventars und einer Bilanz jeweils zu Beginn des Gewerbes und dann zum Schluß jeden Geschäftsjahrs.^[8]
• Rechtsformspezifische Aufstellungs- und Ausweisvorschriften^[9] sind zu beachten.
• Der Ausweis von Haftungsverhältnissen (Bürgschaften etc.) hat als Anlage zur Bilanz zu erfolgen.^[10]
• Ein Lagebericht ist bei Kapitalgesellschaften^[11] und bei bestimmten Personenhandelsgesellschaften^[12] zu erstellen.

Achtung

Befreiung von der Buchführungspflicht

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von 2 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren

• weder mehr als 600.000 EUR Umsatzerlöse
• noch mehr als 60.000 EUR Jahresüberschuss

aufweisen, können wählen von den handelsrechtlichen Buchführungsvorschriften abzusehen.^[13]

Handelsrechtliche und steuerliche Buchführungsgrenzen sind mit gewissen Abweichungen sehr ähnlich.

[1] §§ 238 ff. HGB.

[2] § 140 AO.

[3] § 238 Abs. 1, § 1 Abs. 2 HGB.

[4] § 238 Abs. 2 HGB.

[5] § 239 Abs. 1 Satz 1 HGB.

[6] § 239 Abs. 2 HGB.

[7] § 239 Abs. 3 HGB.

[8] § 240 Abs. 1 und Abs. 2 HGB, § 242 Abs. 1 HGB.

[9] z. B. § 42 GmbHG, § 33 GenG, §§ 150 ff. AktG.

[10] § 251 HGB.

[11] § 264 HGB.

[12] § 264a HGB.

[13] § 241a HGB.

2.2 Sonstige außersteuerliche Aufzeichnungsvorschriften

Ist ein Unternehmer verpflichtet branchenspezifische Aufzeichnungen zu führen, so sind diese auch für die steuerliche Gewinnermittlung zu beachten.^[1] Derartige Vorschriften sind z. B.:

• Apothekenbetriebsordnung,
• Eichordnung,
• Fahrlehrergesetz,
• Gewerbeordnung.

[1] § 140 AO.