Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 4.3 Elektronische Aufzeichnungspflichten

4.3.1 Anforderungen an das EDV-System

Ein EDV-System muss steuerlich den nachfolgenden Anforderungen entsprechen:^[1]

• Nachvollziehbarkeit: Der Weg vom Beleg über die Buchung zur Bilanz und umgekehrt muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit möglich sein.^[2]
• Nachprüfbarkeit: Zur Überprüfung der Buchführung muss eine Programmbeschreibung (Verfahrensdokumentation) vorhanden sein.^[3] Dies gilt sowohl für das Produktivsystem als auch für das Archivsystem und die Datenmigration (Übertragung von Daten in ein neues System, Umspeichern).
• Vollständigkeit: Die vollständige und lückenlose Erfassung von Geschäftsvorfällen ist durch EDV-technische Maßnahmen sicherzustellen. Dies geschieht z. B. mittels Erfassungsjournal, Plausibilitätskontrollen bei der Eingabe oder automatische Vergabe von Datensatznummern. Die Doppelerfassung von Aufwendungen (Anlieferung, Bezahlung) muss sichergestellt sein.
• Unveränderbarkeit: Veränderungen, Löschungen oder Stornierungen von elektronischen Buchungen müssen protokolliert werden (separate Datensatznummer etc.).^[4] Nach dem Jahresabschluss müssen die Buchungen "festgeschrieben" werden, d. h. es darf nicht mehr nachgebucht werden können.
• Belegwesen: Die notwendige "Kontierung von Belegen" wird erreicht, indem der elektronische Beleg eindeutig mit den Angaben zur Kontierung verknüpft wird (eindeutiger Index, Barcode etc.).^[5] Werden Papierbelege eingescannt, sind auch diese elektronisch eindeutig zu markieren (Barcodeaufkleber, Nummerierung). Such- und Filterfunktionen müssen gewährleistet sein.

[1] s. auch BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 26.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 32.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 34.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 59.

[5] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 64.

4.3.2 Historisierung: Es muss eine Änderungshistorie sichergestellt sein

Stammdaten von Geschäftsfreunden, Grund- und Systemeinstellungen oder sonstige Parameter (z. B. Umsatzsteuerschlüssel) dürfen bei Änderung nicht einfach überschrieben werden, sondern es muss eine Änderungshistorie geführt werden.^[1] So kann immer festgestellt werden, ab wann z. B eine Umsatzsteueridentifikationsnummer gültig war.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 111.

4.3.3 Internes Kontrollsystem (IKS): Kontrolle muss sein

Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung einzuhalten, muss der Unternehmer Kontrollen einrichten, durchführen und protokollieren.^[1] So ist z. B. eine Zugriffskontrolle, ein Erfassungsjournal, ein Schutz der Daten vor Löschung oder sonstiger Manipulation, beispielsweise durch Kennwortvergabe, nötig.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 100.

4.3.4 Datensicherheit gewährleisten

Damit die Datensicherheit gewährleistet ist, sollte dafür gesorgt sein, dass die Buchführungsdaten ausreichend oft gespeichert sind und die Sicherungen an verschiedenen Orten aufbewahrt werden.^[1] Andernfalls ist bei einem Datenverlust die Buchführung nicht mehr formell ordnungsgemäß.^[2] Dies berechtigt das Finanzamt u. U. zu einer Schätzung.^[3]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 103.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 104.

[3] § 162 Abs. 2 Satz 1 u. Satz 2 AO.

4.3.5 Verschlüsselungen, Kryptografie: Die Codes müssen gesichert werden

Werden Daten (z. B. E-Mails) verschlüsselt, so sind die Codes zur Entschlüsselung ebenso aufzubewahren.^[1] Dies dient dazu sicherzustellen, dass die entsprechenden Daten lesbar gemacht werden können.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 134.

4.3.6 Systemwechsel, Migration, Archivierung (= Auslagerung)

In Fällen eines Systemwechsels, einer Migration oder Archivierung muss sichergestellt sein, dass alle Datensätze (mit sämtlichen Datenfeldern und Metadaten) in das neue System übernommen werden.^[1] Bei Archivierungen muss darauf geachtet werden, dass dieselben Auswertungen wie im Produktivsystem möglich sind. Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, kann die Finanzbehörde nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung (Systemwechsel / Auslagerung) folgt, nur noch den Z3-Zugriff (Datenträgerüberlassung) verlangen.^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 142.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 164.