Dr. Christoph Eppinger, Kai Grönke
Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren zu vielen Veränderungen in den Finanzbereichen der Unternehmen geführt, was sich auch weiterhin fortsetzen wird. Sie bietet den Unternehmen die Chance, mittels verschiedener Treiber, wie bspw. RPA, und einem angepassten Rollenmodell dem zunehmenden Effizienzdruck, der durch den globalen Wettbewerb und nationale Faktoren wie dem demografischen Wandel entsteht, wirkungsvoll zu begegnen. Zudem ermöglichen die Digitalisierungslösungen eine stärkere Fokussierung der knapper werdenden Personalressourcen auf wertstiftende Tätigkeiten.
Bevor aber die vollständige Implementierung von digitalen Treibern wie RPA realisiert werden kann, sollten die Unternehmen zunächst mit der Umsetzung einzelner Use Cases beginnen, um in kleinen Teilprozessen erstes Digitalisierungs-Know-how und -erfahrungen zu sammeln. Diese ersten Anwendungsfälle lassen sich aufgrund des agilen, kostengünstigen Einsatzes und der sukzessiven Erweiterbarkeit sehr schnell und einfach in den Prozessen umsetzen.
Gleichzeitig sollten die Unternehmen mit der verstärkten Zentralisierung und Standardisierung von Aufgaben beginnen. Dieser Schritt empfiehlt sich nicht nur, weil er zu meist als Vorbereitung und Grundlage der folgenden, größeren Digitalisierungsmaßnahmen benötigt wird, sondern weil viele Projekte in der Praxis gezeigt haben, dass hier bereits erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung verborgen liegen, ohne dass es einen Einsatz von digitalen Lösungen bedarf. Ob z. B. durch den Abbau von organisatorischen oder inhaltlichen Redundanzen oder durch die Bündelung von Aufgaben im SSC zur Nutzung eines Lohnarbitrages, die Zentralisierung und Standardisierung ermöglichen es, insbesondere in den transaktionalen Prozessen und Tätigkeiten deutliche Einsparpotenziale zu erzielen. Quantitative Auswertungen zeigen, dass sich die Potenziale einer optimierten Finanzorganisation im Vergleich zu einem traditionellen Finanzbereich bereits auf ca. 20 % beziffern lassen.
In einem zweiten Schritt, der auf der Zentralisierung und Standardisierung aufbaut, können die Treiber der Digitalisierung in Kombination mit dem neuen Rollenbild umfassend eingesetzt werden, um zusätzliche Effizienzreserven im Finanzbereich freizusetzen. So ermöglicht eine Stärkung der Governance im Zusammenspiel mit dem verstärkten Einsatz von Robotern eine deutliche Verdichtung der FTE-Ressourcen in den produktiven Tätigkeiten im Controlling und insbesondere im Accounting. Dabei sind die Möglichkeiten zur Optimierung des Personaleinsatzes in der Produktionsrolle so beträchtlich, dass sie den gleichzeitigen Ausbau in der Governance- und Business-Partner-Rolle und die Einführung des Data Scientists deutlich überkompensieren. Quantitative Erhebungen in der Praxis zeigen, wie sich durch den verstärkten Einsatz von Robotics (und Advanced Analytics) die FTE-Allokation von einer optimierten Finanzorganisation im Vergleich zur finalen "CFO 4.0 Organisation" um weitere 15 Prozentpunkte reduzieren lässt. Im Verhältnis zur traditionellen Finanzorganisation bedeutet dies sogar ein Effizienzpotenzial von insgesamt 35 %. Hinzu kommen neben den quantitativen Vorteilen auf FTE bzw. Kostenbasis noch die Qualitätsverbesserungen in den Arbeitsergebnissen, die Geschwindigkeitssteigerung in den Prozessen und der Ausbau der Services.
Abb. 8: Effizienzpotenziale der "CFO 4.0 Organisation" im Vergleich zu einem traditionellen Finanzbereich
Fasst man die Ausführungen der voranstehenden Abschnitte zusammen, zeichnet sich ein recht deutliches Bild zum Einsatz von Robotern im Finanzbereich ab. Demnach bildet RPA als eine Schlüsseltechnologie der Digitalisierung die Möglichkeit, die weniger wertstiftenden, produktiven Tätigkeiten in einer höchst effizienten Weise prozessübergreifend ausführen zu lassen. Dadurch wird nicht nur dem zunehmenden Mangel an Fachkräften entgegengewirkt, sondern, neben der Entstehung neuer Arbeitsplätze im Unternehmen, auch den bestehenden Ressourcen ermöglicht, sich auf geschäftsfördernde Tätigkeiten zu fokussieren. Doch RPA ist kein Allheilmittel, das automatisch erhebliche Effizienzgewinne generiert. Vielmehr sollte im Rahmen einer Gesamtstrategie eine ganzheitliche Transformation für den Finanzbereich entworfen werden, die – neben dem Einsatz von Digitalisierungstreibern wie RPA – durch die Betrachtung von Vision, Rollen, Organisation und Mitarbeitern das Rahmenwerk bzw. die Grundlage für den erfolgreichen und optimalen Einsatz eine serviceorientierte und effiziente Finanzorganisation schafft.