Belege

Zusammenfassung

Begriff

Belege dokumentieren die gebuchten Geschäftsvorfälle. Sie bilden somit die Grundlage für sämtliche Buchungen. Aus diesem Grund besteht die Pflicht zur Aufbewahrung. Ist in einem Beleg Umsatzsteuer ausgewiesen, die als Vorsteuer abgezogen werden soll, werden an die Angaben, die auf dem Beleg enthalten sein müssen, besondere Anforderungen gestellt. Papierbelege werden immer stärker durch elektronische Belege ersetzt, was Vorteile bei der Archivierung bringt. Zudem ist zu beachten, dass seit 1.1.2020 eine grundsätzliche Belegausgabepflicht besteht.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 238 HGB, § 239 HGB, § 257 Abs. 1, 3, 4, 5 HGB; § 140 AO, § 146 AO, § 146a AO, § 147 AO, BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A4 – S 0316/19/10003:001

1 Aufgaben der Belege

1.1 Dokumentation der Geschäftsvorfälle

Geschäftsvorfälle werden durch Belege schriftlich dokumentiert. Alle Aufzeichnungen in der Buchführung sind so zu belegen. Deshalb gilt der Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg".^[1] Grundsätzlich ist jedes einzelne Handelsgeschäft in einem Beleg festzuhalten und aufzuzeichnen.

Auch für Bargeschäfte sind Belege grundsätzlich in vollem Umfang erforderlich. Aus diesen muss neben der Bezeichnung des Namens bzw. der Firma und der Anschrift des Geschäftspartners auch die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung ersichtlich sein. Verkaufen jedoch Einzelhandelsbetriebe Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen, ist es nicht erforderlich, die baren Betriebseinnahmen für jedes einzelne Geschäft aufzuzeichnen.^[2]

Über Geschäfte, die andere Unternehmen an das eigene Unternehmen ausführen, erhält der Unternehmer Rechnungen seiner Geschäftspartner. Über die von ihm ausgeführten Geschäfte stellt er selbst Rechnungen aus. Hiervon ist jeweils eine mit der U...