Benchmarking als effektives Instrument zur Leistungsstei ... / 2 Benchmarking – so wird es gemacht

2.1 Vorgehensweise beim Benchmarking

Schritte beim Benchmarking

Wie geht man idealerweise beim Benchmarking vor, wenn man neben validen Ergebnissen sicherstellen möchte, dass das Verhältnis zwischen zeitlichem Aufwand und abgeleitetem Nutzen aus den Benchmarkingergebnissen angemessen ist? In vielen Projekten hat sich hierfür das in Abb. 1 dargestellte Vorgehensmodell bewährt.

Abb. 1: Vorgehen im Rahmen eines Benchmarkings

2.1.1 Schritt 1: Ist-Aufnahme durchführen

Vor der Durchführung der eigentlichen Ist-Aufnahme ist es wichtig, das Analyseziel sowie den Analyseumfang festzulegen. Folgende grundlegenden Analysekategorien sind möglich:

• Controllingressourcen,
• Controllingorganisation und
• Controllingprozesse.

Qualitative und quantitative Kennzahlen erheben

Zudem sollte spezifiziert werden, ob ein rein quantitatives Benchmarking, z. B. bezogen auf Controllingmitarbeiter und -kosten durchgeführt werden soll oder ob auch qualitative Auswertungen gemacht werden sollen. Empfehlenswert ist es, im Rahmen einer vollumfassenden, ganzheitlichen Analyse sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen zu erheben. Zudem sollten immer alle Aktivitäten eines betrachteten Prozesses analysiert werden, um möglichst valide Benchmarkingergebnisse zu erhalten.

Wichtig ist auch ein klar definiertes Prozessmodell, anhand dessen die Ist-Aufnahme durchgeführt wird. Nur so wird vermieden, dass gleiche Tätigkeiten von den einzelnen Befragten unterschiedlichen Prozessen zugeordnet werden. Das CFO-Panel-Prozessmodell von Horváth & Partners bietet hierfür ein grundlegendes Prozessmodell für Controlling-, Rechnungswesen- und Finanz-/Treasury-Prozesse.^[1]

Unterstützung der Ist-Aufnahme durch geeignete Erfassungstools

Die Ist-Aufnahme sollte durch die Verwendung von geeigneten Erfassungstools unterstützt werden. Die Wahl des richtigen Erfassungstools ist abhängig vom Umfang der Ist-Aufnahme, der betrachteten Organisation sowie den Ansprüchen an die Auswertung der Benchmarkingergebnisse.

Als klassisches Erfassungstool bietet sich Excel an. Die eingegebenen Werte können problemlos ausgewertet werden und selbst wenn mehrere Beteiligte jeweils eine Datei ausfüllen, können diese für die Auswertung schnell verknüpft und aggregiert werden. Sind an der Erhebung eine Vielzahl an Personen beteiligt oder soll die Erhebung international durchgeführt werden, ist die Erfassung über ein Onlineportal vorteilhaft.

Werden im Rahmen der Erhebung Interviews geführt oder sollen qualitative Aussagen erhoben werden, sollten hierfür standardisierte Fragebögen vorbereitet werden, damit

• die Aussagen vergleichbar sind und
• sichergestellt wird, dass alle notwendigen Informationen strukturiert abgefragt werden.

[1] Vgl. dazu die Ausführungen in Abschn. 2.3.

2.1.2 Schritt 2: Eigene Position bestimmen

Positionsbestimmung als Kern des Benchmarkings

Die eigene Positionsbestimmung ist der Kern eines Benchmarkings. Wurde die Ist-Aufnahme beendet, sind die ermittelten Kennzahlen für die eigene Organisation mit Benchmarks und Best Practices zu vergleichen. Die Möglichkeiten zur Bewertung sind vielfältig.^[1] Für den Vergleich mit anderen Unternehmen ist es wichtig, geeignete Vergleichsunternehmen zu finden. In einigen Fällen ist es auch sinnvoll, ein unternehmensinternes Benchmarking durchzuführen. Dieses kann beispielsweise für weltweit agierende Konzerne von Vorteil sein, da hier die Controllingprozesse über Tochterunternehmen hinweg miteinander verglichen werden können.

Beim Vergleich von qualitativen Aussagen ist es ebenfalls wichtig, dass die Vergleichsunternehmen dieselben qualitativen Fragen bereits beantwortet haben. Hieraus lassen sich meist konkrete Optimierungsbedarfe in Bezug auf Prozessabläufe und IT-Unterstützung ableiten.

[1] Vgl. hierzu die vorgestellten Kennzahlen in Abschn. 3.

2.1.3 Schritt 3: Handlungsbedarf ableiten

Nachdem man nun seine eigene Position bestimmt und mit Benchmark- und Best-Practice-Unternehmen verglichen hat, ist es möglich, den Handlungsbedarf abzuleiten.

Bei der Identifikation des Handlungsbedarfs ist ebenfalls das Zielbild für die eigene Controllingabteilung zu berücksichtigen. Aus dem abgeleiteten Handlungsbedarf müssen nun konkrete Maßnahmen für die Umsetzung der Optimierungsansätze definiert werden, um das Zielbild zu erreichen.

2.2 Erfolgsfaktoren beim Benchmarking

Sicherstellen eines erfolgreichen Benchmarkings

Benchmarking kann je nach Umfang sehr ressourcen- und zeitintensiv sein. Möchte man in einem Benchmarkingprojekt nicht den Überblick verlieren und sicherstellen, dass valide Ergebnisse mit einem möglichst geringen Aufwand und in einem angemessenen Zeitrahmen vorliegen, sollten die folgenden 5 Punkte beachtet werden:

1. Klare Definition der Erwartungen an die Benchmarkinganalyse: Zu Beginn eines Benchmarkings müssen sich alle Beteiligten über das Ziel und die Erwartungen an die Benchmarkinganalyse einig sein. Insbesondere sind hierbei die Erwartungen der Sponsoren des Benchmarkings, wie beispielsweise des CFO, zu berücksichtigen.
2. Ausrichtung des Vorgehens am definierten Ziel und Umfang des Benchmarkings: Im Rahmen der Ist-Aufnahme sollten nur Information abgefragt werden, die für das definierte Analyseziel relevant sind. Sollen beispielsweise nur...