Benchmarking als effektives Instrument zur Leistungssteigerung im Controlling

Zusammenfassung

Überblick

Benchmarking ist ein sehr gutes Instrument, um auf Basis eines Vergleichs mit anderen Unternehmen Ansätze für Verbesserungen in der eigenen Organisation zu finden.

Damit dies zielgerichtet und effizient gelingt, zeigt der Beitrag auf, wie die Vorgehensweise bei einem Benchmarking zu gestalten ist, welche wichtigen Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen sind und welche Quellen für ein Benchmarking genutzt werden können.

Darüber hinaus werden aktuelle Benchmarkingwerte des CFO-Panels von Horváth & Partners vorgestellt, ein Vergleich mit historischen Werten durchgeführt, um Entwicklungstrends erkennen zu können, sowie Best-Practice-Ansätze beschrieben, die helfen sollen, die Leistungsfähigkeit in Unternehmen zu verbessern.

1 Benchmarks als Basis für eine Leistungssteigerung im Controlling

In vielen Unternehmen gibt es Klagen wie diese:

• Der Planungsprozess dauert zu lange und ist sehr ressourcenintensiv.
• Die Berichtserstellung ist komplex und erfordert die Beteiligung einer Vielzahl an Mitarbeitern.
• Die durch den Controlling-Bereich verursachten Kosten sind zu hoch.

Trifft das zu? Wenn ja, woran liegt das und wie machen es andere? Diese Fragen sollte sich jeder Leiter Controlling oder CFO stellen, wenn er seinen Controlling-Bereich erfolgreich führen möchte.

Der Vergleich von Controllingkapazitäten, -kosten und -prozessen mit anderen vergleichbaren Unternehmen schafft Transparenz und hilft dabei, eigene Schwachstellen herauszufinden und Optimierungsansätze zu identifizieren. Wieso sollte man das Rad neu erfinden, wenn andere Unternehmen bereits erfolgreiche Lösungsansätze für die eigene Problemstellung gefunden haben?

Die Grundlage für einen erfolgreichen Vergleich mit anderen ist ein professionell durchgeführtes Benchmarking. Daher soll im vorliegenden Beitrag anschaulich dargestellt werden, wie Benchmarking zielorientiert und einfach durchgeführt werden kann, um so Ansatzpunkte für die Leistungssteigerung im eigenen Controlling-Bereich zu identifizieren. Zudem werden ausgewählte Benchmarks und Best Practices für die wichtigsten Controllingprozesse vorgestellt.

2 Benchmarking – so wird es gemacht

2.1 Vorgehensweise beim Benchmarking

Schritte beim Benchmarking

Wie geht man idealerweise beim Benchmarking vor, wenn man neben validen Ergebnissen sicherstellen möchte, dass das Verhältnis zwischen zeitlichem Aufwand und abgeleitetem Nutzen aus den Benchmarkingergebnissen angemessen ist? In vielen Projekten hat sich hierfür das in Abb. 1 dargestellte Vorgehensmodell bewährt.

Abb. 1: Vorgehen im Rahmen eines Benchmarkings

2.1.1 Schritt 1: Ist-Aufnahme durchführen

Vor der Durchführung der eigentlichen Ist-Aufnahme ist es wichtig, das Analyseziel sowie den Analyseumfang festzulegen. Folgende grundlegenden Analysekategorien sind möglich:

• Controllingressourcen,
• Controllingorganisation und
• Controllingprozesse.

Qualitative und quantitative Kennzahlen erheben

Zudem sollte spezifiziert werden, ob ein rein quantitatives Benchmarking, z. B. bezogen auf Controllingmitarbeiter und -kosten durchgeführt werden soll oder ob auch qualitative Auswertungen gemacht werden sollen. Empfehlenswert ist es, im Rahmen einer vollumfassenden, ganzheitlichen Analyse sowohl quantitative als auch qualitative Kennzahlen zu erheben. Zudem sollten immer alle Aktivitäten eines betrachteten Prozesses analysiert werden, um möglichst valide Benchmarkingergebnisse zu erhalten.

Wichtig ist auch ein klar definiertes Prozessmodell, anhand dessen die Ist-Aufnahme durchgeführt wird. Nur so wird vermieden, dass gleiche Tätigkeiten von den einzelnen Befragten unterschiedlichen Prozessen zugeordnet werden. Das CFO-Panel-Prozessmodell von Horváth & Partners bietet hierfür ein grundlegendes Prozessmodell für Controlling-, Rechnungswesen- und Finanz-/Treasury-Prozesse.^[1]

Unterstützung der Ist-Aufnahme durch geeignete Erfassungstools

Die Ist-Aufnahme sollte durch die Verwendung von geeigneten Erfassungstools unterstützt werden. Die Wahl des richtigen Erfassungstools ist abhängig vom Umfang der Ist-Aufnahme, der betrachteten Organisation sowie den Ansprüchen an die Auswertung der Benchmarkingergebnisse.

Als klassisches Erfassungstool bietet sich Excel an. Die eingegebenen Werte können problemlos ausgewertet werden und selbst wenn mehrere Beteiligte jeweils eine Datei ausfüllen, können diese für die Auswertung schnell verknüpft und aggregiert werden. Sind an der Erhebung eine Vielzahl an Personen beteiligt oder soll die Erhebung international durchgeführt werden, ist die Erfassung über ein Onlineportal vorteilhaft.

Werden im Rahmen der Erhebung Interviews geführt oder sollen qualitative Aussagen erhoben werden, sollten hierfür standardisierte Fragebögen vorbereitet werden, damit

• die Aussagen vergleichbar sind und
• sichergestellt wird, dass alle notwendigen Informationen strukturiert abgefragt werden.

[1] Vgl. dazu die Ausführungen in Abschn. 2.3.

2.1.2 Schritt 2: Eigene Position bestimmen

Positionsbestimmung als Kern des Benchmarkings

Die eigene Positionsbestimmung ist der Kern eines Benchmarkings. Wurde die Ist-Aufnahme beendet, sind die ermittelten Kennzahlen für die eigene Organisation mit Benchmarks und Best Practices zu vergleichen. Die Möglichkeiten zur Bewertung sind vielfältig.^[1] Für den Ve...