Benutzung von Firmenkreditkarten auf Dienstreisen: Reisekostenabrechnung

BMF, Schreiben v. 29.9.1998, IV C 5 - S 2334 - 1/98

Als Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder kann folgendes mitgeteilt werden:

1. Firmenkreditkarten (Corporate-Cards)

Bei der steuerlichen Beurteilung der Nutzung von Kreditkarten, die auf Dienstreisen eingesetzt und über das Bankkonto des Arbeitnehmers abgerechnet werden, ist wie folgt zu unterscheiden:

1. a) Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die für die Kreditkarte anfallende Kartengebühr, erhält der Arbeitnehmer eine Barzuwendung, die nur steuerfrei bleiben kann, soweit sie den Ersatz von nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfreien Reisekosten betrifft. Nach den einschlägigen Erlassen der obersten Finanzbehörden der Länder sind die Kreditkartenabrechnungen, aus denen sich der Einsatz der Kreditkarten auf Dienstreisen ergibt, zum Lohnkonto zu nehmen. Es reicht allerdings aus, wenn die Abrechnungen als Belege zur Reisekostenabrechnung aufbewahrt werden und die Möglichkeit zur Nachprüfung der Reisekostenvergütungen durch Hinweise im Lohnkonto sichergestellt wird.
2. b) Wird die Vergabe von Kreditkarten an Arbeitnehmer zwischen dem Arbeitgeber und dem Kreditkartenunternehmen vereinbart, z.B. in einem Rahmenvertrag, und wird die Kreditkarte an den einzelnen Arbeitnehmer mit Zustimmung und für Rechnung des Arbeitgebers ausgehändigt, erhält der Arbeitnehmer einen Sachbezug in Form der unentgeltlichen Überlassung einer Kreditkarte.

Ist in diesem Fall die Kreditkarte als Firmenkreditkarte, z.B. als Corporate-Card, gekennzeichnet, mit dem Namen des Arbeitgebers versehen und wird sie an Arbeitnehmer mit einer umfangreichen Reisetätigkeit ausgegeben, bei denen die Kreditkarte nur in ganz geringem Umfang privat eingesetzt wird, bestehen keine Bedenken, die Überlassung insgesamt als eine Leistung des Arbeitgebers zu betrachten, die er in ganz überwiegendem betrieblichem Interesse erbringt und die deshalb nicht zum Arbeitslohn gehört.

Kann nach den Verhältnissen des Einzelfalls nicht davon ausgegangen werden, daß die private Mitbenutzung der überlassenen Firmenkreditkarte von untergeordneter Bedeutung ist, so ist der Anteil des Vorteils nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, der dem Volumenanteil der Reisekostenumsätze am Gesamtumsatz der Kreditkarte entspricht. Der übrige Anteil des Vorteils ist als Arbeitslohn nur zu erfassen, wenn er – ggf. zusammen mit anderen nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zu bewertenden Sachbezügen – die Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG übersteigt.

Reisekostenabrechnung

Die Erstattung von Reisekosten ist nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit keine höheren Beträge erstattet werden, als nach § 9 EStG als Werbungskosten abzuziehen wären. Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung ersichtlich sind. Soweit tatsächlich entstandene Aufwendungen erstattet werden, z.B. Fahrtkosten und Übernachtungskosten, müssen sich aus den Unterlagen auch die tatsächlichen Kosten ergeben. Verpflegungsmehraufwendungen können nur bis zur Höhe der von der Abwesenheitsdauer abhängenden Verpflegungspauschbeträge steuerfrei ersetzt werden. Insoweit ist in den Unterlagen auch die Abwesenheitsdauer anzugeben.

Formvorschriften für die Abrechnung bzw. für die Aufzeichnung gibt es nicht. Deshalb sind auch Reisekostenabrechnungen steuerlich anzuerkennen, in denen mehrere innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchgeführte Dienstreisen abgerechnet werden.

Normenkette

EStG § 8 Abs. 2