Twitter ist ein perfektes Beispiel, wie Kommentare auf Basis von nur 140 Zeichen informieren, inspirieren, Emotionen wecken und somit Millionen von Menschen erreichen. Damit ein Tweet viele Menschen anspricht und ihnen einen Mehrwert bietet, stellt Twitter 5 einfache Tipps zur Formulierung vor:
- Keep it conversational.
- Employ your razor wit.
- Tweet exceptional content.
- What's the best way to engage your followers?
- Watch the clock.
Die Berücksichtigung der von Twitter aufbereiteten Vorschläge für die Gestaltung von Tweets könnte ebenso zur Optimierung der Kommentierung im Berichtwesen beitragen. Im Folgenden werden diese auf die präsentierten Negativbeispiele angewendet.
2.1 Keep it conversational
Besonders wichtig ist der Ausdruck bei der Formulierung. Gleich einem Tweet sollte die Kommentierung prägnant, aber dennoch einfach und verständlich sein. Das Top-Management soll auf einen Blick verstehen können, warum bestimmte Abweichungen existieren. Ausschweifende Erläuterungen werden überlesen und sind daher nicht hilfreich.
Kurz, prägnant und strukturiert
In der Praxis haben sich die Folgenden aufgeführten Grundsätze zum Ausdruck von Kommentaren als hilfreich erwiesen. Die in Abb. 2 dargestellten langen und komplexen Satzkonstruktionen sind in jedem Fall zu vermeiden. Sofern mehrere Begründungen benötigt werden, können diese tabellarisch bzw. stichpunktartig dargestellt werden. Um die Lesbarkeit zu erhöhen und wichtige Punkte zu betonen, können Schlagwörter auch fett hervorgehoben werden.
Empfehlung: Gemeinkosten: 2,1 Mio. EUR unter Plan (bereinigt um die Kostenwirkungen der Ausweisänderung von Citrix im Anlagevermögen) Wesentliche Gründe sind:
- ein um Ø 5 GTK niedrigerer Personalstand,
- geringere Abschreibungen i. H. v. × Mio. EUR aufgrund von Investitions- und Projektverzögerungen in den Bereichen × und y
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Durch eine stichpunktartige Auflistung können die Begründungen in ihrer Größenordnung hervorgehoben werden und fallen dem Empfänger direkt ins Auge. Des Weiteren kann der gewonnene Platz genutzt werden, um zusätzliche Informationen zu liefern und somit den Mehrwert insgesamt zu steigern.
Objektiv und quantifiziert
Formulierungen wie in Abb. 2, welche Abweichungen durch beschreibende Adjektive bewerten und keine Quantifizierung der eigentlichen Höhe erlauben, sollten ebenfalls vermieden werden. Die Größenordnung verschafft dem Empfänger einen Anhaltspunkt zur Bewertung der Relevanz, erlaubt ihm die Einordnung des Kommentars in einen Gesamtzusammenhang und eliminiert Interpretationsfreiräume.
Um einen sachlichen Kommentar abzugeben, sollten folgende Adjektive nicht genutzt werden:
- deutlich, erheblich, weitaus, wesentlich, beachtlich, enorm
- nahezu, annähernd, ziemlich
- insbesondere, fast ausschließlich, hauptsächlich
- außerordentlich, drastisch, auffallend, weit, leicht über/unter
Ähnlich verhält es sich mit der Personalisierung von Kommentaren. Die subjektive Formulierung der Umsatz- und Kostenentwicklung aus dem obigen Beispiel lenkt vom wesentlichen Inhalt ab und verhindert eine neutrale Darstellung.
Empfehlung:
- Prognostizierte Umsatz- und Rohertragswerte sind auf Basis der bisherigen Geschäftsentwicklung realistisch.
- Strukturkosten enthalten noch Kostenpuffer.
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Des Weiteren sollten in der Kommentierung immer Aktivsätze verwendet werden. Passive Formulierungen drängen Begründungen oder Verursacher in den Hintergrund und sollten daher immer vermieden werden.
Empfehlung: Im GF Gesundheitswesen beträgt die Umsatzabweichung -1,3 Mio. EUR und die Rohertragsabweichung -1,0 Mio. EUR. |
2.2 Employ your razor wit
Erfahrung und Feingefühl des Business Partners sind ebenfalls erforderlich, um die richtigen Schmerzpunkte zu identifizieren und zu kommentieren. In der Praxis werden den Controllern jedoch oft starre Vorgaben zur Kommentierung bestimmter Positionen, Abweichungen und Veränderungen gegeben. Diese standardmäßig gesetzten Vorgaben führen jedoch dazu, dass keine aktive Auseinandersetzung mit dem Zahlenmaterial erfolgt und außergewöhnliche Veränderungen somit übergangen werden. Im schlechtesten Fall wirken die Kommentare durch diese sich wiederholenden Formulierungen monoton und irrelevanten Informationen wird eine höhere Bedeutung beigemessen. Kommentierungsregeln helfen deswegen auch nur bedingt weiter.
Freiraum statt Standard: wenige Steuerungsgrößen und Auffälligkeiten
Vielmehr sollten die Sensibilisierung für essenzielle Steuerungsgrößen sowie strategische Indikatoren und außergewöhnliche Auffälligkeiten im Vordergrund stehen. Am Ende liegt es nämlich im Ermessen des Business Partners, ob und in welchem Maße eine Kommentierung erfolgt. Im Kommentar selbst sollten mindestens 80 % der Abweichungen erläutert werden, wobei nur die wesentlichen Treiber der Veränderungen erfasst werden. Diese Aufschlüsselung muss dem Empfänger aus dem Kommentar ebenfalls ersichtlich werden.
2.3 Tweet exceptional content
Es ist eben dieser "exceptional content", der im Mittelpunkt des Komm...