Berichte gekonnt kommentieren: Was Controller von Twitte ... / 2.1 Keep it conversational

Besonders wichtig ist der Ausdruck bei der Formulierung. Gleich einem Tweet sollte die Kommentierung prägnant, aber dennoch einfach und verständlich sein. Das Top-Management soll auf einen Blick verstehen können, warum bestimmte Abweichungen existieren. Ausschweifende Erläuterungen werden überlesen und sind daher nicht hilfreich.

Kurz, prägnant und strukturiert

In der Praxis haben sich die Folgenden aufgeführten Grundsätze zum Ausdruck von Kommentaren als hilfreich erwiesen. Die in Abb. 2 dargestellten langen und komplexen Satzkonstruktionen sind in jedem Fall zu vermeiden. Sofern mehrere Begründungen benötigt werden, können diese tabellarisch bzw. stichpunktartig dargestellt werden. Um die Lesbarkeit zu erhöhen und wichtige Punkte zu betonen, können Schlagwörter auch fett hervorgehoben werden.

Empfehlung:

Gemeinkosten: 2,1 Mio. EUR unter Plan (bereinigt um die Kostenwirkungen der Ausweisänderung von Citrix im Anlagevermögen)

Wesentliche Gründe sind:

• ein um Ø 5 GTK niedrigerer Personalstand,
• geringere Abschreibungen i. H. v. × Mio. EUR aufgrund von Investitions- und Projektverzögerungen in den Bereichen × und y

Durch eine stichpunktartige Auflistung können die Begründungen in ihrer Größenordnung hervorgehoben werden und fallen dem Empfänger direkt ins Auge. Des Weiteren kann der gewonnene Platz genutzt werden, um zusätzliche Informationen zu liefern und somit den Mehrwert insgesamt zu steigern.

Objektiv und quantifiziert

Formulierungen wie in Abb. 2, welche Abweichungen durch beschreibende Adjektive bewerten und keine Quantifizierung der eigentlichen Höhe erlauben, sollten ebenfalls vermieden werden. Die Größenordnung verschafft dem Empfänger einen Anhaltspunkt zur Bewertung der Relevanz, erlaubt ihm die Einordnung des Kommentars in einen Gesamtzusammenhang und eliminiert Interpretationsfreiräume.

Um einen sachlichen Kommentar abzugeben, sollten folgende Adjektive nicht genutzt werden:

• deutlich, erheblich, weitaus, wesentlich, beachtlich, enorm
• nahezu, annähernd, ziemlich
• insbesondere, fast ausschließlich, hauptsächlich
• außerordentlich, drastisch, auffallend, weit, leicht über/unter

Ähnlich verhält es sich mit der Personalisierung von Kommentaren. Die subjektive Formulierung der Umsatz- und Kostenentwicklung aus dem obigen Beispiel lenkt vom wesentlichen Inhalt ab und verhindert eine neutrale Darstellung.

Empfehlung:

• Prognostizierte Umsatz- und Rohertragswerte sind auf Basis der bisherigen Geschäftsentwicklung realistisch.
• Strukturkosten enthalten noch Kostenpuffer.

Des Weiteren sollten in der Kommentierung immer Aktivsätze verwendet werden. Passive Formulierungen drängen Begründungen oder Verursacher in den Hintergrund und sollten daher immer vermieden werden.

Empfehlung:

Im GF Gesundheitswesen beträgt die Umsatzabweichung -1,3 Mio. EUR und die Rohertragsabweichung -1,0 Mio. EUR.