Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 3.4 Beispiel 4: Bericht für externe Geschäftspartner

Die Beziehung zur Hausbank gewinnt in Zukunft aufgrund von Basel II noch mehr an Bedeutung und sollte deshalb entsprechend gepflegt werden. Dabei geht es weniger darum, die Bank mit den erforderlichen Unterlagen für die eigentlichen Prüfungen zu versorgen. Wichtiger ist vielmehr, im Anschluss an die Prüfung Daten und Informationen bereitzustellen, die eine laufende Kommunikation mit dem Kreditinstitut sicherstellen und beide Seiten über die Entwicklungen "auf dem Laufenden" hält.

Segmentbericht

Der vorliegende Auszug aus einem Bericht für die Banken (vgl. Abb. 8) verdeutlicht den im Gegensatz zu den internen Anforderungen durchaus anderen Informationsbedarf bzw. die abweichende Berichtsstruktur. Der Auszug aus einem mehrseitigen "Segmentbericht" für die Hausbank stellt die Entwicklung wichtiger, ausgewählter Kennzahlen zu den Themen "Ertragskraft", "Vermögenslage" und "Finanzlage" dar. Neben dem reinen Zahlenwerk spielen auch hier Faktoren wie Ausblick auf die Zukunft, Erläuterung laufender und geplanter Maßnahmen sowie erwartete Perspektiven eine wesentliche Rolle.

Die ausgewählte Seite beschäftigt sich mit von Banken nachgefragten Zahlenwerten. Eine zentrale Forderung ist die Darstellung der Entwicklung über mehrere Jahre. Im Beispiel beginnt der Betrachtungszeitraum im Jahr 2001 und endet im Jahr 2009. Man soll erkennen können, ob es eine eher positive, neutrale oder negative Entwicklung gibt und mit welchen Mitteln und Werkzeugen eine Verbesserung erreicht werden soll. Die Darstellungen sind zunächst auf die Jahresebene beschränkt. Auch hier gilt: In vertiefenden Gesprächen und Verhandlungen ist es dann möglich, weiter in die Details zu gehen und Fragen zum Zustandekommen einer Entwicklung zu stellen. Dazu gehört dann ggf. auch die Erläuterung der monatlichen Entwicklung z. B. von Umsatzzahlen, der Gewinn-, Cashflow- oder Forderungsentwicklung.

Darstellung qualitativer Faktoren

Zusätzlich können auf weiteren Seiten Informationen zur Entwicklung weiterer Segmente, etwa

• Managementqualität (z. B. Ausbildung, Führungserfahrung, Zeugnisse, Auslandserfahrung),
• Marktposition und Strategie (z. B. Marktanteil, Produktqualität, Innovationen, Vertriebsqualität oder technologische Qualität) sowie
• zu möglichen Risiken (z. B. Überalterung der Produktpalette, Abhängigkeit von Kunden oder Lieferanten sowie Dominanz einzelner Schlüsselpersonen, Wechselkurse)

dargestellt werden. Je nach Art und Umfang der Zusammenarbeit mit dem Institut kann es sinnvoll sein, auch über die Qualität und Anwendung geeigneter Controlling-Instrumente (z. B. strategische und operative Planung, Balanced Scorecard, Risikomanagement oder Stärken-Schwäche-Analyse) zu berichten.

Abb. 8: Beispiel für einen externen Bericht (Auszug)

Checkliste für externe Berichte

Da sich sowohl Zielsetzung als auch Inhalte der Berichte für interne und externe Empfänger zum Teil deutlich unterscheiden, sind einige wichtige Aspekte, die bei der Erstellung speziell externer Berichte berücksichtigt werden sollten, in einer Checkliste festgehalten (s. Abb. 9). Die Liste dient als Orientierungsrahmen und kann ggf. entsprechend der individuellen Anforderungen des jeweiligen Betriebes ergänzt und angepasst werden.

Abb. 9: Checkliste zur Erstellung externer Berichte

Praxis-Tipp

Auch Ihr Betrieb kommt u. U. als Empfänger eines externen Berichts in Betracht. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn Sie Aufgaben an Dritte vergeben (Outsourcing). Dann müssen Sie dafür Sorge tragen, dass Sie die von Ihnen benötigten Informationen von Ihrem jeweiligen Partner erhalten. Auch in diesem Fall sollten Sie sich eine Checkliste erstellen, mit deren Hilfe Sie gemeinsam mit dem Outsourcing-Partner eine für beide Seiten zufrieden stellende Informationsversorgung sichern.