Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 6 Inhalte und Darstellungen regelmäßig überprüfen

Ein entscheidender Aspekt für Aufmerksamkeit und Interesse der Berichtsempfänger ist die regelmäßige – und gemeinsame – Überprüfung der einzelnen Berichte, der jeweiligen Inhalte, der Rahmenbedingungen und der zugrunde liegenden Layouts. Dazu sollte mindestens einmal pro Jahr ein Termin festgesetzt werden, bei dem sich alle Betroffenen zusammensetzen, das vorhandene Instrumentarium kritisch betrachten und auf Inhalte, Aktualität, Zielsetzung und den Nutzen für die Adressaten überprüfen.

Praxis-Tipp

Bei diesen Meetings darf es keine Tabus geben. Es sollte eine möglichst positive und offene Grundstimmung gegeben sein oder geschaffen werden. Da mögliche Kritik häufig Sie als Controller oder Kostenrechner trifft, sollten Sie überlegen, einen unabhängigen Moderator hinzuzuziehen. Der Geschäftsführer als Moderator sollte nur gewählt werden, wenn es im Betrieb ein ausgeprägtes Vertrauensverhältnis gibt, und der Einzelne nicht fürchten muss, dass er für bestimmte Aussagen oder Kritiken bestraft wird.

Folgende Fragen sollten behandelt werden:

• Wer nutzt welche Berichte in welchem Umfang?
• Arbeiten die Empfänger regelmäßig mit den Berichten oder werden sie nur punktuell, z. B. bei der Analyse besonders großer Abweichungen, hinzugezogen?
• Wie beurteilen die Empfänger die Informationen, Präsentationen und Darstellungen allgemein? Wie kommen Sie an? Welche Meinungen haben die einzelnen Adressaten? Gibt es "Längen" in Berichten oder bei den Kennzahlen? Werden Sachverhalte nicht ausführlich genug dargestellt? Gibt es Änderungswünsche? Usw.
• Sind die dargestellten Inhalte noch aktuell? Können Sachverhalte entfallen? Sollen andere hinzukommen? Gibt es hierzu Konsens bei allen Teilnehmern oder liegen Meinungsunterschiede vor? Wie kann man diese Unterschiede beseitigen und für alle eine geeignete Lösung erzielen?
• Sind die Änderungen für alle Empfänger relevant oder ist ein fallweiser Abgleich mit einzelnen Adressaten sinnvoller?
• Ist die Ausrichtung auf die Zukunft ausreichend? Sind die Handlungsempfehlungen zielgerichtet und führt die Umsetzung dazu, dass es tatsächlich zu Verbesserungen kommt?
• Welche Anregungen von den Adressaten gab es in der Vergangenheit bzw. gibt es zum Zeitpunkt der Überprüfung? Können diese ohne Probleme übernommen werden?
• Bis wann bzw. zu welchem Zeitpunkt sollen die Veränderungen umgesetzt werden?

Praxis-Tipp

Die Änderung und Anpassung des Reportings sind oft zeitaufwändig. Dies gilt weniger für die Anpassung als solche, sondern für die Koordination der Interessen mehrerer Bereiche oder Personengruppen. Versuchen Sie daher, rechtzeitig Termine zu finden, bei denen alle Betroffenen anwesend sein können. Benennen Sie dazu beispielsweise bereits im laufenden Jahr jeweils einen Tag in jedem Quartal des Folgejahres. Besonders günstig ist es, wenn man einen Termin blockt, den sich jeder leicht merken kann, z. B. der letzte Montag oder Freitag des Quartals. So kann sich jede Führungskraft darauf einrichten. Erinnern Sie rechtzeitig an diesen Termin, versenden Sie ggf. eine Agenda und motivieren Sie Ihre Führungskräfte zur Mitarbeit.

Um ein effizientes Vorgehen sicherstellen zu können, sollten Sie sich möglichst gut auf die Sitzung vorbereiten. Halten Sie schriftlich fest, was Sie in der Sitzung erreichen möchten. Listen Sie Ihre Fragen auf und ermuntern Sie alle Beteiligten, ebenfalls ihre Fragen zu stellen.

Bei der Verbesserung und Überarbeitung des Berichtswesens kann folgende – ohne weiteres erweiterbare – Checkliste helfen (vgl. Abb. 11). Sie stellt einen roten Faden dar, der beliebig verändert und an die individuellen Bedingungen eines jeden Betriebes angepasst werden kann.

Abb. 11: Abschließende Checkliste zum Berichtswesen