Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 3.4.1.1 Buchführung und weitere geprüfte Unterlagen

Rz. 95

Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung betrifft die Verpflichtungen aus §§ 238–241 HGB. Hierzu gehören:

• die Organisation und das System der Buchführung,
• das Beleg- und Ablagewesen,
• die zeitnahe, vollständige und fortlaufende Erfassung von Geschäftsvorfällen,
• die Bestandsnachweise,
• die Herleitung des Abschlusses aus der Buchführung,
• das rechnungslegungsrelevante interne Kontrollsystem.

In Betracht kommen nicht sämtliche der angesprochenen Punkte, sondern die für den Berichtsadressaten aus Sicht des Abschlussprüfers relevanten. Daher werden insb. Veränderungen gegenüber dem Vorjahr (z. B. organisatorische Veränderungen, Wechsel des Buchführungssystems) anzusprechen sein.^[1]

Rz. 96

Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erfordert keine Feststellungen zum gesamten Rechnungswesen, sondern zur Finanzbuchführung, soweit auf ihr der Jahresabschluss aufbaut. Bestandteile der Finanzbuchführung sind das Hauptbuch, die verschiedenen Nebenbücher (z. B. Anlagenbuchhaltung, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung), das Bestandswesen sowie Inventare und Saldenlisten.^[2]

Rz. 97

Hierzu werden regelmäßig auch Ausführungen zum verwendeten IT-System erforderlich sein. Soweit im Zuge der Abschlussprüfung Mängel hinsichtlich der Sicherheit der für Zwecke der Rechnungslegung verarbeiteten Daten festgestellt werden, sind diese im Prüfungsbericht darzustellen.^[3] Eine Negativerklärung, dass derartige Mängel nicht festgestellt worden sind, ist nicht gefordert.

Rz. 98

Soweit bei der Abschlussprüfung im Rechnungswesen wesentliche Mängel festgestellt worden sind, die auf organisatorische Schwächen (z. B. mangelnde Sorgfalt, mangelnde Anweisung und Ausbildung von Mitarbeitern, fehlende Abstimmung von IT-Systemen) hindeuten, ist über diese zu berichten, auch wenn sie bis zum Prüfungsende behoben sind.^[4] Sind derartige Feststellungen oder Mängel nach Einschätzung des Abschlussprüfers für die Berichtsadressaten nicht von Bedeutung, kann er von einer Aufnahme in den Bericht absehen und auf sie stattdessen mündlich oder in einem Management Letter (Rz 40) hinweisen.

Rz. 99

Besondere Bedeutung in der Berichterstattung des Abschlussprüfers haben festgestellte wesentliche Mängel des internen Kontrollsystems, z. B. fehlende Funktionstrennung, fehlende Kontrollmaßnahmen. Eine Berichterstattungspflicht besteht in besonderem Maße, wenn die festgestellten Mängel im internen Kontrollsystem auf eine Verletzung der Sorgfaltspflicht der gesetzlichen Vertreter schließen lassen.^[5]

Rz. 100

Für Abschlussprüfer von PIE ist Art. 11 Abs. 2 Buchst. j) EU-APrVO zu beachten, wonach die Angabe bedeutsamer Mängel im internen Finanzkontrollsystem des geprüften Unt oder im Rechnungslegungssystem obligatorisch ist. Dabei ist im Prüfungsbericht auch darauf einzugehen, ob diese festgestellten bedeutsamen Schwächen zwischenzeitlich vom Unt beseitigt worden sind oder nicht.^[6]

Rz. 101

Es empfiehlt sich für den Abschlussprüfer auch über festgestellte wesentliche Mängel in den nicht rechnungslegungsbezogenen Bereichen des internen Kontrollsystems zu berichten und hierbei darauf hinzuweisen, dass Systemschwächen zwar als Prüfungsergebnis festgestellt wurden, die Abschlussprüfung aber nicht darauf gerichtet ist, die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems für Geschäftsführungszwecke zu beurteilen.

Rz. 102

Bei den weiteren geprüften Unterlagen handelt es sich um solche Unterlagen, die der Abschlussprüfer bei seiner Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung ergänzend herangezogen hat. Dies können bspw. sein:

• Kostenrechnung, BAB,
• Planungsrechnungen,
• Verträge,
• Protokolle von Aufsichtsrats- oder Gesellschafterversammlungen,
• Unternehmensinternes Reporting an Geschäftsführung, Aufsichtsrat, GesV.

Rz. 103

Der Abschlussprüfer hat hinsichtlich dieser weiteren geprüften Unterlagen festzustellen, ob die aus ihnen hervorgehenden Informationen zu einer ordnungsgemäßen Abbildung in Buchführung, Jahresabschluss und Lagebericht geführt haben.

[1] Vgl. Kuhner/Päßler, in Küting/Weber, HdR-E, § 321 HGB Rz 49, Stand: 12/2019.

[2] Vgl. IDW, WPH Edition, Wirtschaftsprüfung & Rechnungslegung, 18. Aufl. 2023, Kap. M Tz 347.

[3] Vgl. IDW PS 450.65 n. F.

[4] Vgl. IDW, WPH Edition, Wirtschaftsprüfung & Rechnungslegung, 18. Aufl. 2023, Kap. M Tz 354.

[5] Vgl. IDW, WPH Edition, Wirtschaftsprüfung & Rechnungslegung, 18. Aufl. 2023, Kap. M Tz 356.

[6] Vgl. IDW PS 450.P65/2 n. F.