Beschaffungscontrolling / 2.2 ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist ein bewährtes Controllinginstrument, das eine Konzentration der vorhandenen Kapazitäten im Einkauf auf die erfolgversprechenden Bereiche erlaubt. Das gilt sowohl für die einzukaufenden Produkte (ABC-Analyse des Einkaufsmaterials) als auch für die Lieferanten (ABC-Analyse der Lieferanten).

ABC-Analyse Einkaufsprodukte

Mit der Analyse der Einkaufsprodukte ist eine Planung und Analyse der Materialstruktur möglich. Die ABC-Analyse deckt die Mengen- und Wertzusammenhänge auf, trennt die wichtigen von den weniger wichtigen Einkaufsmaterialien.

Als Einteilungskriterium für die ABC-Struktur gilt:

• A-Güter = geringe Menge, hoher Wert,
• B-Güter = mittlere Menge, mittlerer Wert,
• C-Güter = hohe Menge, geringer Wert.

Abgeleitet von der Einkaufsstatistik des Vorjahres kann sich z.B. folgende ABC-Struktur ergeben:

Art.-Nr.	Einkaufsges.wert je Art.	Wertmäßige Rangfolge	% - Anteil Menge	% - Anteil Menge kum.	% - Anteil Wert TGE	% - Anteil Wert TGE kum.	Klasseneinteilung A, B, C	% - Anteil je Klasse Menge	% - Anteil je Klasse Wert
9	1.400	1	1	1	47	47	A
3	600	2	4	5	20	67	A
7	400	3	5	10	13	80	A	10	80
1	240	4	7	17	8	88	B
4	150	5	6	23	5	93	B
5	60	6	8	31	2	95	B
10	60	7	10	41	2	97	B
8	56	8	28	69	1,9	98,9	B	59	18,9
6	18	9	12	81	0,6	99,5	C
2	16	10	19	100	0,5	100	C	31	1,1
Summen	3.000		100 %		100 %			100 %	100 %

Zu dieser rein technischen Einordnung der einzelnen Materialien muss der Controller gemeinsam mit dem Einkäufer eine manuelle Anpassung möglich machen. Es gibt Materialien, die von der obigen Definition her C-Güter sind, also keine besondere Aufmerksamkeit erhalten, diese aber verdienen. Dafür sind maßgeblich zwei Gründe anzuführen:

1. Das Einkaufsgut soll in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Derzeit erfolgt zunächst der Aufbau dieser Rolle mit geringen Mengen. Damit die zukünftige Bedeutung bereits zu Anfang richtig untermauert werden kann, wird das Kennzeichen manuell auf "A-Gut" gestellt.
2. Das Einkaufsgut kann von entscheidender Bedeutung für das Unternehmen sein, wenn es unbedingt für die Fertigung benötigt wird. Hier muss bei hohen Verbrauchsmengen und trotz niedrigem Preis eine A-Behandlung erfolgen, um die Verfügbarkeit sicherzustellen.

Unter Beschaffungsgesichtspunkten sind aus der ABC-Analyse heraus folgende Steuerungsmaßnahmen ableitbar:

• A-Güter dürfen ab sofort nur noch vom Leiter der Materialwirtschaft bzw. von erfahrenen Einkäufern disponiert werden.
• A-Güter werden nicht mehr über Sammel- oder Abrufaufträge eingekauft.
• Konditionen und Preise der A-Güter sind ständig dem zuständigen Einkaufsleiter zur Prüfung vorzulegen.
• Für A-Güter ist die Marktanalyse und Marktbeobachtung intensiver vorzunehmen.
• Die Eingangsrechnungen für A-Güter werden über den Einkaufsverantwortlichen schnellstens zur Zahlung angewiesen, um auf jeden Fall den Skontoabzug zu gewährleisten.
• Die Bestellmengen für A- und B-Güter sind so klein wie möglich zu halten, d.h., A- und B-Güter werden so kurzfristig und häufig wie nur möglich bestellt. Damit wird eine Reduzierung der Kapitalbindung und des Lagerrisikos erreicht.
• C-Güter werden in größeren Mengen in langfristigeren Zeitintervallen bestellt. Dies vor allem, um häufig anfallende fixe Bestellkosten zu vermeiden.
• C-Güter können in der Einkaufsverantwortung auf die Sachbearbeiterebene delegiert werden.
• Mit den Lieferanten für C-Güter ist über eine monatliche oder noch längerfristigere Sammelrechnungsstellung zu verhandeln (Reduzierung des Bearbeitungs-/Verwaltungsaufwandes).

Praxis-Tipp

Einkaufsstatistik nach Einkaufsvolumen sortieren

Eine ABC-Analyse im Beschaffungssektor kann in jedem Unternehmen auf DV-technischem Weg auf einfachste Art und Weise installiert werden. Dabei wird die Artikel-Einkaufsstatistik des vergangenen Geschäftsjahres nach dem Kriterium Einkaufsvolumen umsortiert. Die Auflistung erfolgt dann in abnehmender Reihenfolge vom größten zum kleinsten Betrag.

ABC-Analyse Lieferanten

Ebenso wie die Konzentration der Einkaufsaktivitäten auf die wichtigsten Materialien eine Effizienzsteigerung verspricht, kann die Konzentration auf die wichtigsten Lieferanten wesentliche Vorteile für das Unternehmen bewirken. Dabei gilt grundsätzlich, dass der Lieferant umso wichtiger für den Einkäufer sein sollte, je mehr Liefervolumen dieser abdeckt. Der Umsatz mit den Lieferanten ist daher auch das Kriterium für die Durchführung der ABC-Analyse.

1. Feststellen des Nettoumsatzes mit jedem Lieferanten (Nettoumsatz = Umsatz ohne USt, abzgl. Boni, Rabatte und sonstige Vergünstigungen)
2. Sortierung der Lieferantenliste absteigend nach dem Nettoumsatz.

3. Eingruppierung der Lieferanten mit grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

   Entweder alle Lieferanten, deren Umsatzanteil am Gesamteinkaufsvolumen größer ist als 10 % sind A-Lieferanten, ein Anteil zwischen 10 % und 5 % führt zu einer B-Gruppierung, der Rest sind C-Lieferanten.

   Oder die größten Lieferanten, die gemeinsam bis zu 50 % des gesamten Einkaufsvolumens abdecken, sind A-...