Beschaffungscontrolling: Den Einkauf zielorientiert steuern / 6 Instrumente des Beschaffungscontrollings

Die Instrumente des Beschaffungscontrollings umfassen sowohl ideelle (Methoden, Modelle, Verfahren, Techniken) als auch technische Hilfsmittel (in der Regel IT-Lösungen), die durch ihre Anwendung die Erfüllung der Aufgaben des Controllings unterstützen.^[1] Basierend auf den genannten Handlungsfeldern ergibt sich eine Vielzahl an möglichen bzw. einsetzbaren Instrumenten.

Welche Instrumente geeignet sind, hängt von unterschiedlichen internen und externen Einflussgrößen wie den situativen Anforderungen der Verwendung, dem Entwicklungsstand des Controllings und dem im Unternehmen angewandten Führungsverhalten ab. Es geht also um eine inhaltlich und unternehmenskulturell fundierte Auswahl (und gegebenenfalls Anpassung) der Controllinginstrumente. Sie müssen^[2]

• den Anforderungen des Unternehmens (Qualität der Lieferungen, hohe Lieferbereitschaft, pünktliche Anlieferung, optimale Materialnutzung etc.) entsprechen,
• die Aufgaben des Beschaffungscontrollings wirkungsvoll unterstützen,
• sich gegenseitig ergänzen, sodass für sämtliche Phasen Instrumente bereitstehen und weder Lücken noch Überschneidungen auftreten,
• aufeinander abgestimmt und zueinander kompatibel sein,
• im Hinblick auf Kosten-Nutzen-Überlegungen sinnvoll erscheinen sowie
• zur Unternehmenskultur und Führung passen (‹cultural fit›).

In der Literatur ist noch keine Methodik vorhanden, die eine systematische Auswahl von (Beschaffungs-)Controllinginstrumenten auf Basis von Anforderungen und Rahmenbedingungen zulässt. Welche Instrumente geeignet sind, bleibt damit der Einschätzung des Forschers oder Praktikers überlassen. In Tab. 1 sind neben dem Klassiker "Kennzahlen" 49 weitere wesentliche Instrumente aufgelistet.^[3]

ABC-Analyse	Make-or-Buy-Rechnung (auch Eigenfertigung versus Fremdbezug)
Abweichungsanalyse (inklusive Forecast)	Materialkostensenkungspotenzialanalyse
Berichtswesen	Materialkostensenkungsrechnung
Beschaffungs-Balanced-Scorecard (auch Procurement/Supply/Purchasing Balanced Scorecard)	Materialpreisveränderungsrechnung
Beschaffungsbenchmarking	Nutzwertanalyse und Expertensysteme zur Lieferantenselektion
Beschaffungsbudget	Obligobericht (Zahlungsterminplanung)
Beschaffungsmarktsegmentrechnung	Open Book
Beschaffungsvision und -leitbild	Portfolioanalysen
Bestellmengenoptimierung (auch Bezugsmengenoptimierung)	Preisstrukturanalyse (auch Kostenstrukturanalyse)
Betriebsunterbrechungsrechnung	Prozesskostenrechnung (ähnlich auch Activity-based Costing)
Beziehungsfragebogen	Reverse Engineering
Einkaufskapazitätsrechnung	Risikoanalyse
Erfahrungskurvenanalyse	Spend Analyse
Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA)	Strategische Bilanz
Früherkennungssysteme, Frühwarnsysteme	Supplier Lifetime Value
Funktionsanalyse	Supply Chain Mapping
Gap-Analyse	Supply Strategiewürfel
Gemeinkostenwertanalyse	SWOT-Analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
Investitionsrechnung (u. a. Discounted Cash-Flow/ Kapitalwertmethode, Interner Zinsfuß)	Target Costing
Kennzahlen	Total Cost of Ownership (TCO) (auch Total Cost of Acquisition)
Kennzahlensysteme	Value Balance Card
Kosten- und Leistungsrechnung	Wertanalyse (auch Value Analysis oder Value Engineering)
Lieferantenauditierung	XYZ-Analyse (auch RSU-Analyse)
Lieferantenbefragung	Zero Base Budgeting
Lieferantenbeurteilung, -bewertung, -analyse	Zuliefererprofil

Tab. 1: 50 wichtige Instrumente im Beschaffungscontrolling

[1] Allgemein Horváth/Gleich/Seiter, 2015, S. 56 ff.

[2] Vgl. Hug, 2001, S. 286; Wagner/Weber, 2007, S. 52.

[3] Zu einer Übersicht über wichtige Kennzahlen in der Beschaffung siehe Tschandl/Schentler 2021; Arnolds et al., 2016, S. 365ff., sehen überhaupt den Plan-(Soll-)Ist-Vergleich und die damit in Zusammenhang stehenden Kennzahlen als Kern des Beschaffungscontrollings.