Beschleunigung und Flexibilität: standardisierte softwar ... / 3.3 In mehreren Etappen sicher reisen

2 Prototypen zum Vergleich

Der europaweit agierende Großhändler betreut eine regional strukturierte Systemlandschaft, die sich auch funktional in Finance und Logistiksysteme aufteilt. Eine Systemkonsolidierung stand schon länger auf der Wunschliste sowohl auf Seiten des Fachbereichs als auch der IT. Weitere wichtige geplante Veränderungen waren der Wechsel auf das neue Hauptbuch, die Einführung einer Konzernwährung und eine Neuzuordnung der Buchungskreise zu Kostenrechnungskreisen. Ziel des ersten Analyse- und Prototypenprojektes war es zu prüfen, inwieweit sich die oben genannten Anforderungen mit der Einführung von SAP S/4HANA kombinieren ließen. Man entschied sich für den Release 1605, früher bekannt unter dem Label Simple Finance. Als Prototyp wählte man für ein SAP Finance System einen Greenfield Approach mit Übernahme der letzten beiden Jahre mittels SAP Data Services. Das Ergebnis zeigte einige Schwächen: u. a. eine lange Laufzeit bei der Migration. Die Testergebnisse führten zudem zu einem erhöhten Nachkontrollaufwand.

Man entschied sich daher für eine weitere prototypische Prüfung: Im Rahmen eines zweimonatigen Proof of Concept (POC) wurden dann in einem weiteren Prüfverfahren mittels des flexibleren Transformationsansatzes unter den gleichen Voraussetzungen die Anforderungen erfüllt. Das Verfahren bildete die Grundlage für das sich gleich anschließende erste Projekt.

Mit einer Laufzeit von nur 6 Monaten wurden auf die neue SAP S/4HANA Finance Umgebung 20 Buchungskreise in entsprechende leere Buchungskreise unterjährig erfolgreich migriert und produktiv gesetzt. Vorab wurde die Zielumgebung neu aufgesetzt und das Customizing für das Universal Journal erstellt. Als weitere vorbereitende Aufgaben wurden Konsistenzprüfungen von Belegen und Salden sowie Haupt- und Nebenbüchern einmalig durchgeführt. Stammdaten mussten vorab angelegt bzw. übernommen werden. Man hat sich darauf festgelegt, die beiden letzten Geschäftsjahre inkl. des aktuellen Jahres zu migrieren.

Als weitere Aufgabenstellungen erfolgte auch die Neuordnung der Buchungskreise zu Kostenrechnungskreisen gemäß den neuen Reporting-Vorgaben sowie die Einführung der Konzernwährung EUR neben Buchungskreis- und Belegwährung. Da es sich noch um das Release 1605 handelt, war keine Umstellung von Kreditoren und Debitoren auf das Business Partner Konzept notwendig.

Dezentrale Reisegruppen mit einem Ziel

Nach diesem Muster wurden nun sukzessive die restlichen Buchungskreise in paketierten Clustern nach dem nun standardisiertem Transferverfahren übernommen. Als wesentliche Vorteile sind die geringe Projektlaufzeit, die Kombination von mehreren Aufgaben zu einem Schritt als auch die kurze Business Downtime zu nennen. Für den Fachbereich als auch für die IT hat sich damit die Zahl von Projekten gegenüber klassischen inkrementellen Lösungsansätzen reduziert.