Die herkömmlichen Forecasts auf das Geschäftsjahresende (Year-End), häufig mit hohem Detailniveau versehen, können im dynamischen Umfeld die Zukunft nur unzureichend abbilden. Zum einen verringert sich der durch den Forecast ausgeleuchtete Zeitraum, je näher das Geschäftsjahresende kommt, und zum anderen ist die Zeitdauer zur Erstellung eines klassischen, detaillierten Forecasts viel zu lang, um in volatilen Zeiten noch reagieren zu können.
Eine Lösung liegt in rollierenden Ansätzen. Der rollierende Forecast lässt sich als ein System definieren, das sich durch eine regelmäßige Anpassung an den verbesserten Informationsstand bei gleichzeitig zunehmender Detaillierung auszeichnet.[1]
Merkmale
Die wesentlichen Merkmale des rollierenden Forecast lassen sich in Abgrenzung zum herkömmlichen Forecast wie folgt zusammenfassen:
- stets gleich bleibender Planungshorizont (losgelöst vom Geschäftsjahr),
- Periodizität: i. d. R. quartalsweise Erstellung,
- ggf. kombinierter Detaillierungsgrad aus Fein- und Grobberichterstattung.
Diese bekannten Konzepte ersetzen den Zeitbezug Geschäftsjahresende durch einen festen Zeitraum, für den der Forecast erstellt wird, z. B. immer 5 Quartale. Der rollierende Forecast erfolgt i. d. R. nur auf einer aggregierten Ebene, z. B. der Eckwerteplanung, was die Komplexität signifikant reduziert. Auf den tieferen Ebenen, bei denen keine Plan- und Forecast-Werte vorliegen, wird mit Ist/Ist-Vergleichen gearbeitet, die ausreichend Informationen zur Unternehmenssteuerung bzgl. etwaiger Trends, Reaktionsbedarfe etc. beinhalten.
Vorteil: Informationsgewinn
Der rollierende Forecast bietet einen deutlichen Zugewinn an Steuerungsinformationen gegenüber dem Budget (Planung als Einmalereignis) und dem herkömmlichen Forecast, da er durch einen hohen Grad an Aktualität gekennzeichnet ist. Voraussetzung ist allerdings, dass der Forecast-Horizont richtig gewählt wird. In stark volatilen Umfeldern können auch Horizonte von 3 oder 6 Monaten völlig ausreichend sein.
Der "rollierende Gedanke" ist an sich nichts Neues. In der Praxis werden für bestimmte Teilpläne schon seit geraumer Zeit rollierende Verfahren verwendet.[2] Der bekannteste Teilplan ist ohne Zweifel die Liquiditätsplanung, die i. d. R. monatlich oder quartalsweise durchgeführt wird. Auch die Mittelfristplanung ist im Allgemeinen eine rollierende Planung. In Verbindung mit der operativen Budgetplanung ist ein rollierender Ansatz in der Praxis leider immer noch selten anzutreffen.
Überraschung löst in diesem Zusammenhang ein Ergebnis der aktuellen Horváth & Partners-Planungsstudie aus, an der über 250 Unternehmen aus verschiedenen Branchen teilgenommen haben. Demnach verwenden lediglich 14 % der befragten Unternehmen einen rollierenden Ansatz (s. Abb. 3).
Abb. 3: Verteilung rollierender Forecast-Ansätze
Dies überrascht umso mehr, weil eine andere Untersuchung zeigt, dass Unternehmen mit rollierendem Forecast im Durchschnitt 25 % weniger Aufwand im Budgetprozess haben als Unternehmen, die darauf verzichten.[3]
Hindernisse bei der Umsetzung
Untersucht man die möglichen Gründe für die geringe Durchdringung in der Praxis, so zeigt sich, dass die Unternehmen meist vor dem zu hohen Aufwand beim Erstellen des rollierenden Forecasts zurückschrecken. Dabei wird häufig der gleiche Detaillierungsgrad wie in der operativen Planung unterstellt, was aber weder zielführend noch notwendig ist.[4] Ferner wird wohl von einer stets manuellen Erstellung ohne aufwandsreduzierende Unterstützung durch leistungsfähige IT-Systeme ausgegangen.
Ein weiteres in der Praxis regelmäßig auftauchendes Hindernis ist die bestehende Gewöhnung der meisten Controller an volle Jahresperioden. Dieses Problem lässt sich umgehen, indem der Forecast teilrollierend ausgestaltet und auf vollständige Jahresperioden ausgerichtet wird. Immerhin 9 % der in der Horváth & Partners-Planungsstudie befragten Unternehmen setzen einen derartigen teilrollierenden Forecast ein.
Abb. 4: Übersicht Forecast-Ansätze
In der Praxis wird der teilrollierende Forecast in der ersten Jahreshälfte mit einem Horizont bis zum Jahresende durchgeführt und in der zweiten Jahreshälfte um den Horizont für das komplette kommende Jahr erweitert (s. Abb. 4). Dadurch liefert der Forecast so frühzeitig eine Einschätzung für das kommende Budgetjahr und kann damit auch für die Zielsetzung verwendet werden.
Aufwand reduzieren
Unabhängig, ob ein Forecast klassisch zum Jahresende oder rollierend ausgestaltet ist, sind folgende Ansätze dazu geeignet, den Aufwand zur Erstellung des Forecasts zu senken:
- Forecasting auf möglichst aggregierter Ebene (aggregierter Forecast),
- Automatisierung der Forecast-Erstellung,
- Verwendung von Trends und Statistiken.
Zu berücksichtigen ist, dass ein rollierender Forecast nur mit Vereinfachungen effizient gestaltet werden kann.[5] In bestimmten Anwendungsfällen sind dafür Statistiken geeignet, um mit mathematischen Methoden eine bessere Aussage für die Zukunft abzuleiten.[6]
Ein anderer innovativer Ansatz, der mit wenig Aufwan...
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