Best Practice Award: Agile Planung bei Bayer MaterialScience / 2.3.2 Effektebasierter Forecast

Die Idee des effektebasierten Forecasts ist es, manuell lediglich große Maßnahmen und Veränderungen zu prognostizieren, die als Delta zur erwarteten Entwicklung stehen. Dem Forecast-Ersteller wird dazu im Regelfall ein automatisierter Vorschlag als Basis zur Verfügung gestellt. Wie in Abb. 5 dargestellt, besteht dieser Vorschlag aus gebuchten Ist-Werten und möglichen Zukunftswerten, die in Summe einen Basis-Forecast darstellen.

Berücksichtigung von Effekten

Die Zukunftswerte werden dabei nach vorher definierten Regeln berechnet, z. B. als Trendfortschreibung. Eine Alternative für ein stabiles Umfeld ist, unter Berücksichtigung der Ist-Werte einen Basis-Forecast zu ermitteln, der für das Gesamtjahr die Ziele (= Budget) rechnerisch erreicht. Controller geben nunmehr alle Sachverhalte, die sog. Effekte, an, die begründete Abweichungen von dem Basis-Forecast darstellen. Damit wird durch diese Effekte auch direkt die Vergleichsbrücke zur Referenz erstellt.

Dies soll an einem stark vereinfachten Beispiel kurz dargestellt werden (s. Abb. 6). In der Ausgangssituation wurde ein Umsatz von 120 budgetiert mit 10 pro Monat. Im 1. Halbjahr wurden lediglich 55 erreicht. Im Gesamtjahr wird allerdings mit einer Abweichung von +5 gerechnet. Das System schlägt dann einen Forecast von 120 vor mit 65 im 2. Halbjahr. Es geht also tendenziell von einer Verschiebung aus und dass das originäre Ziel noch erreichbar ist. Gibt es aber einen Effekt, der zu einer nachhaltigen Abweichung führt, so wird dieser eingegeben.

Abb. 5: Logik des effektebasierten Forecasts

Nun wird in diesem Fall manuell ein Effekt von +5 eingegeben und der Forecast ändert sich damit auf 125 für das Gesamtjahr. Die Abweichung wird nun gleichzeitig über den Effekt in der Brücke zum Budget abgebildet. Und über die Kommentierung zum Effekt wird deutlich, warum es zu dieser Abweichung kommt. In der Praxis ist eine weitere Verfeinerung die Regel, so dass z. B. der Effekt auf beide Halbjahre mit seinen Konsequenzen aufgeteilt wird. In diesem Beispiel könnten es z. B. ein Sonderrabatt im 1. Halbjahr in Höhe von -5 und ein erwarteter zusätzlicher Auftrag von +10 im 2. Halbjahr sein.

Abb. 6: Beispiel eines effektebasierten Forecasts

Softwarebasierter Prozessablauf

Im Rahmen der Forecast-Diskussion mit der Unternehmensleitung wird so transparent, auch über mehrere Führungsebenen hinweg, was die Ursachen für Zielabweichungen sind und welche Maßnahmen für ein adäquates Gegensteuern notwendig sind bzw. diese werden bereits integriert. Durch Planungssoftware und die Definition von Schwellenwerten (Berücksichtigung der Relevanz von Effekten) für die Effekteingaben ist sichergestellt, dass der Forecast-Prozess schnell und aufwandsarm abläuft. Analog zu den Effekten können so auch Chancen und Risiken abgebildet werden. Diese können dann abhängig von der Einschätzung im Forecast berücksichtig werden. Den Schwerpunkt bildet die Diskussion mit den Entscheidern bzw. Experten über die dynamische Entwicklung und die Erreichbarkeit der Ziele.

Transparenz

Der Vorteil dieser Methode besteht darin, die Organisation auf große Effekte zu fokussieren und diese auch noch transparent und berichtsfähig zu machen. Dadurch erhöhen sich Geschwindigkeit und Effizienz der Abstimmprozesse deutlich. Darüber hinaus können organisatorische Einheiten, insbesondere diejenigen, die nur geringe Abweichungen vom Ziel haben, ihren Aufwand deutlich reduzieren. Der Einsatz dieser Methode ist besonders in großen komplexen Organisationen mit vielen Beteiligten und umfangreichen Abstimmprozessen sinnvoll.

• Effekte erfüllen dabei mehrere Ziele:
• Fokussierung auf Steuerung,
• Verkürzung der Erstellungsdauer,
• Reduzierung des Erstellungsaufwands.