Best Practice Award: Agile Planung bei Bayer MaterialScience / 3.3 Grundphilosophie des Planungs- und Forecast-Prozesses

10-jährige Langfristplanung

Der Planungsprozess der Bayer MaterialScience ist verankert im Rahmenprozess, den die Bayer AG als Holding vorgibt. Basis für die langfristige Unternehmenssteuerung ist darin die strategische Planung mit einem Horizont von 10 Jahren (BMS-spezifisch), davon 5 Jahre mit finanzieller Ergebnisrechnung. Diese findet im Frühjahr statt und wird jährlich rollierend aktualisiert. Der Fokus der Aktualisierung liegt dabei auf den Kernprämissen, d. h. primär der Nachfrage- und Kapazitätsentwicklung sowie dem Management von Investitionsvorhaben. Eine grundlegende strategische Planung über die Aktualisierung hinaus findet anlassbezogen alle 3 bis 5 Jahre statt.

1- bis 3-jährige Kurz- und Mittelfristplanung

Die Jahre 1 bis 3 der strategischen Planung bilden nachfolgend den Rahmen für die kurz- und mittelfristige Planung und sind die Basis für die sogenannte Konzernentwicklungskonferenz im Juli, in der die Ziele für die Teilkonzerne der Bayer AG festgelegt werden.

Unterjährige Planung

Unterjährig wird über einen quartalsweisen Finanz-Forecast gesteuert, der auf aggregiertem Detailniveau (Produktgruppe, Region) konsolidiert erstellt. Im zentralen SAP-BI-IP-System wird dazu auf Basis der Ist-Werte eine Trendfortschreibung erstellt. Darüber hinaus werden Treiber wie Währungskurse, Veränderung der Kosten für relevante Rohstoffe, etc. automatisch berücksichtigt, ebenso bereits im abgelaufenen Ist erfasste und berichtete Effekte, die in einer entsprechende Datenbank abgelegt sind (z. B. Kosten für ungeplante Stillstände). Weitere wesentliche Veränderungen können ergänzend manuell im Rahmen des Forecasts zentral eingegeben werden. Im Rahmen des Forecasts 3 wird der Horizont teilrollierend um die 12 Monate des Folgejahrs erweitert wird (s. Abb. 8).

Abb. 8: Übersicht Forecast-Horizonte bei Bayer MaterialScience

Wie in Abb. 8 dargestellt, wird im Forecast 3 für das Folgejahr analog zum laufenden Jahr automatisiert eine Trendfortschreibung (Run Rate) erstellt. Dabei werden Effekte aus dem abgelaufenen Ist (Ist-Effekte) bereits bei der Erstellung des Vorschlags berücksichtigt. Diese sog. Planbasis wird ergänzt durch vorher geplante Kostensteigerungsfaktoren (Inflation). Der Vorschlag wird dann um Effekte für den prognostizierten Horizont (Plan-Effekte) ergänzt und ergibt damit den fertigen Forecast.

Budget­entwicklung

Der Teil des Forecasts für das Folgejahr stellt im Rahmen der nachfolgenden operativen Planungskonferenz mit dem Executive Committee (ExCo) eine wichtige Basis dar, um die Ziele für das Budget zu definieren. Als Ergebnis aus den Managementabstimmungen werden die vereinbarten Maßnahmen als sogenannte Budgeteffekte eingegeben und somit der Forecast zum Budget entwickelt.

Abb. 9: Effektbasierte Planung mit Deltaansatz

Die Ausplanung erfolgt auf gleicher Aggregationsebene wie der Forecast. Erwartete Effekte bzw. Maßnahmen können schnell und effizient innerhalb der Management Community angepasst, ergänzt oder gestrichen werden. Auch neueste Marktentwicklungen können innerhalb kürzester Zeit berücksichtigt werden. Das Ergebnis wird an die Holding zur Genehmigung abgegeben. Ggfs. notwendige Anpassungen nach der Planungskonferenz mit der Holding können auf diese Weise ebenfalls effizient in das Budget eingearbeitet werden.

Trotz der effizienten und schnellen Finanz-Forecast- und Budgeterstellung bleiben aufgrund der hohen Volatilität im Marktumfeld Probleme der kurzfristigen Steuerung von Umsatz und Herstellkosten zurück.