Betriebsabrechnungsbogen / 1 Wie gestalten sich der grundsätzliche Aufbau und die Aufgaben des Betriebsabrechnungsbogens?

Jeder Betriebsabrechnungbogen (BAB) ist so aufgebaut, dass er in horizontaler Richtung die Kostenstellen auflistet und in vertikaler Richtung die Kostenarten. Der BAB kann mit Plan- und mit Istwerten erstellt werden. Es können "Jahres-BAB" erstellt werden, in die die Gemeinkosten als Planwerte eingetragen werden. Es können aber auch Monatswerte eingetragen werden. Im Folgenden wird die letztgenannte Möglichkeit beschrieben, wobei das Grundprinzip der Verteilung gleich bleibt: Nach erfolgtem Monatsabschluss werden in den linken Spalten die Gemeinkostenarten, die nach fixen und variablen Bestandteilen gruppiert werden können, mit ihren Werten aus der Buchhaltung übernommen. Wichtig ist, dass im Vorfeld alle Abgrenzungsarbeiten, z. B. bei den Abschreibungen oder Versicherungen (meist Jahreswerte, die gleichmäßig auf Monate verteilt werden müssen) innerhalb der Buchhaltung vollständig durchgeführt worden sind, um korrekte Zahlen in den BAB übertragen zu können.

Hauptaufgabe des BAB ist die Übernahme der Gemeinkostenarten aus der Buchhaltung sowie deren Verrechnung auf die Kostenstellen, in denen sie entstanden sind. Mit seiner Hilfe werden dann die Zuschlagssätze errechnet, die Eingang in die Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) finden. Der BAB erfüllt darüber hinaus die wichtige Aufgabe der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit. Mit seiner Hilfe können die Gemeinkosten am Ort ihrer Entstehung überwacht und Unregelmäßigkeiten aufgezeigt werden. Es können Zeit- oder Betriebsvergleiche sowie ein Vergleich mit Plankosten vorgenommen werden.

Behandlung von Kostenstelleneinzelkosten

Eine Verteilung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen ist in vielen Fällen direkt anhand von Belegen möglich, die sowohl Art der Inanspruchnahme, Höhe der Kosten und verursachende Kostenstelle enthalten. In diesem Fall spricht man auch von Kostenstelleneinzelkosten.

Als Belege kommen u. a. Entnahmescheine, Lohn- und Gehaltslisten oder Belege (z. B. für Reisekosten oder Büromaterial) infrage. Beispiele für Kostenstelleneinzelkosten sind Gehälter und Sozialkosten, wenn die Angestellten auf einer Kostenstelle beschäftigt sind.

Behandlung von Kostenstellengemeinkosten

Alle Gemeinkostenarten, die sich nicht oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand direkt einer Kostenstelle zuordnen lassen, können nur indirekt mit Hilfe von so genannten Schlüsseln auf die Kostenstellen umgelegt werden. In diesem Fall spricht man von Kostenstellengemeinkosten. Beispiele für Kostenarten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, sind Reinigungs-, Energie- und Versicherungskosten oder Gehälter und Sozialabgaben für Angestellte, die auf mehreren Kostenstellen arbeiten. Geeignete Schlüssel stellen beispielsweise Quadratmeter, Materialentnahmescheine, Lohn- und Gehaltskosten, Anzahl der Beschäftigten oder investiertes Kapital dar.

Die besondere Herausforderung für den Kostenrechner liegt in der "richtigen" Wahl der Schlüssel. Schlüssel können die anfallenden Kosten nie exakt einzelnen Kostenstellen oder Kostenträgern zurechnen. Da es u. U. mehrere geeignete Schlüssel gibt, beispielsweise können bei den IT-Kosten Mitarbeiter, Anzahl PC oder auch geleistete Stunden gewählt werden, gibt es bei der Schlüsselung immer Ungenauigkeiten, d. h., es kann kein absolut genaues Ergebnis ermittelt werden. Welcher Schlüssel gewählt wird, hängt u. a. von der Struktur des Betriebes, dem gewünschten Grad der Genauigkeit und dem Arbeitsaufwand ab, den ein Unternehmen bereit ist einzugehen.