Betriebsausgaben / 6 Nachweise

6.1 Aufzeichnungspflichten

Der Steuerpflichtige muss Angaben zu den betrieblichen Aufwendungen machen. Das Finanzamt kann die Nachweise für die betriebliche Veranlassung verlangen. Die wesentlichen originären steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus den folgenden Vorschriften:

• §§ 143, 144 AO: Aufzeichnung des Wareneingangs und -ausgangs
• § 22 UStG: Aufzeichnung der umsatzsteuerlichen Entgelte
• § 4 Abs. 3 Satz 5 EStG: Verzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Umlaufvermögens
• § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG: Aufzeichnung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWG und Poolabschreibung)
• § 7 Abs. 2 Satz 3 EStG i. V. m. § 7a Abs. 8 EStG: Verzeichnis der degressiv abgeschriebenen beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
• § 6c EStG: Verzeichnis der Wirtschaftsgüter, auf die stille Reserven übertragen werden.

Nach § 4 Abs. 7 EStG bestehen besondere Aufzeichnungspflichten für die in § 4 Abs. 5 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG bezeichneten Gruppen von Aufwendungen. Zur besseren Überprüfung von abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sind Aufwendungen für Geschenke, Bewirtung, Gästehäuser, Jagd, Fischerei, Segeljachten oder Motorjachten und unangemessene Aufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen.^[1] Wird dieser Verpflichtung nicht nachgegangen, werden diese Aufwendungen als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben berücksichtigt.

Für Auslandsgeschäfte gelten nach § 90 Abs. 3 AO auf der Grundlage der Steuerhinterziehungsbekämpfungsverordnung^[2] und nach § 51 Abs. 1 Nr. 1 EStG besondere Aufzeichnungspflichten, ebenso auch für Funktionsverlagerungen.^[3]

[1] R 4.11 EStR

[2] Steuerhinterziehungsbekämpfungsverordnung v. 18.9.2009, BGBl 2009 I S. 3046, BStBl 2009 I S. 1146.

[3] Bekanntmachung der Vordruckmuster für die Anmeldungen nach § 90 Abs. 3 EStG i. V. m. § 90a Abs. 2 und 3 EStG, BStBl 2003 I S. 362.

6.2 Folgen bei Nichterfüllung der Aufzeichnungspflichten

Die steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten können nach § 328 Abs. 1 AO durch Zwangsgelder erzwungen werden. Das einzelne Zwangsgeld kann bis zu 25.000 EUR betragen.^[1] Bei fehlenden Nachweisen kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug verweigern^[2] und die Besteuerungsgrundlage schätzen.^[3]

[1] § 329 AO.

[2] § 160 AO.

[3] § 162 AO.

6.3 Benennung von Zahlungsempfängern

Betriebsausgaben können nach § 160 Abs. 1 S. 1 AO nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden, wenn der Steuerpflichtige dem Verlangen des Finanzamts nicht nachkommen kann, den Empfänger genau zu benennen.^[1] Zweck des § 160 Abs. 1 Satz 1 AO ist erkennbar die Verhinderung von Steuerausfällen. Es soll sichergestellt werden, dass nicht nur die steuermindernde Ausgabe beim Stpfl., sondern auch die damit korrespondierende Einnahme beim Geschäftspartner erfasst werden.^[2]

Nach § 160 Abs. 1 S. 1 AO ist zunächst zu prüfen, ob das Benennungsverlangen an sich im Rahmen des Ermessen liegt, d. h. ob keine Angaben angefordert werden, die für den Steuerpflichtigen unzumutbar sind. Im zweiten Schritt muss das Finanzamt entschieden, ob und inwieweit es die Ausgaben, bei denen der Empfänger nicht genau benannt ist, zum Abzug zulässt.^[3]

Nach § 160 Abs. 1. S. 1 AO wird der Empfänger als derjenige definiert, dem der in der Betriebsausgabe enthaltene wirtschaftliche Wert übertragen wurde, d. h. bei dem sich eine steuerliche Auswirkung ergibt.

Ein Empfänger ist benannt, wenn die Angaben von Name und Adresse ohne Schwierigkeiten und ohne Ermittlung der Finanzbehörde erfolgt.^[4]

[1] BFH Urteil v. 1.4.2003, I R 28/02, BFH/NV 2003, 1241.

[2] BFH, Urteile v. 30.3.1983, I R 228/78, BStBl II 1983, 654; v. 24.6.1997, VIII R 9/96, BStBl II 1998, 51; v. 10.11.1998, I R 108/97, BStBl II 1999, 121.

[3] BFH Urteil v. 30.8.1995, I R 126/94, BFH/NV 1996, 267

[4] BFH Urteil v. 15.3.1995, I R 46/94, BStBl II 1996, 51