Bei der Betriebsprüfung sind verschiedene Formen zu unterscheiden, die zugleich deutlich machen, welche Steuerpflichtigen mit einer Prüfung rechnen müssen. Allen ist jedoch gemeinsam, dass die Betriebsprüfung regelmäßig unabhängig davon zulässig ist, ob die Steuer festgesetzt ist, ein bestandskräftiger Steuerbescheid vorliegt, ein Steuerbescheid vorläufig ergangen ist oder unter Vorbehalt der Nachprüfung steht. So ist eine Betriebsprüfung sogar dann erlaubt, wenn der Steueranspruch bereits verjährt ist, da dies erst durch die Prüfung festgestellt werden kann.
Steuerpflichtige, die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit erzielen, unterliegen generell der Betriebsprüfung (§ 193 Abs. 1 AO). Bei diesen Personen können sämtliche betrieblichen Steuern geprüft und die Prüfungen daneben auf nicht betriebliche und persönliche Verhältnisse ausgedehnt werden. Auch bei Steuerpflichtigen, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, wird insoweit keine Ausnahme gemacht.
Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung sowie aus sonstigen Einkünften mehr als 500.000 EUR im Kalenderjahr beträgt, sind dazu verpflichtet, die Aufzeichnungen und Unterlagen zu diesen Einkünften 6 Jahre lang aufzubewahren (§ 147a AO). Die Aufzeichnungspflicht gilt erstmals für das Kalenderjahr, welches auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Einkunftsgrenze überschritten ist; sie endet mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Wirtschaftsjahrs, in dem die positiven Einkünfte nicht mehr über 500.000 EUR liegen.
Bei der Berechnung des Schwellenwerts von 500.000 EUR ist ein horizontaler Verlustausgleich innerhalb derselben Einkunftsart möglich; Verlustvor- oder -rückträge aus anderen Jahren sind jedoch ebenso wenig zu berücksichtigen wie Verlustverrechnungen zwischen verschiedenen Einkunftsarten.
Bei der Zusammenveranlagung gilt die Grenze von 500.000 EUR für jeden Ehegatten. Diese Gruppe von Steuerpflichtigen kann ebenfalls einer Betriebsprüfung unterworfen werden, ohne dass es dazu einer Begründung durch das Finanzamt bedarf (§ 193 Abs. 1 AO).
Weiterhin kann nach § 193 Abs. 2 AO eine Betriebsprüfung stattfinden,
- wenn ein Steuerpflichtiger dazu verpflichtet ist, Steuern für einen anderen zu entrichten bzw. einzubehalten oder abzuführen. Darunter fallen z. B. Lohnsteuerprüfungen bei Personen, die Personal im Privatbereich beschäftigen.
- wenn die steuerlichen Verhältnisse dies erfordern und eine Prüfung an Amtsstelle nicht zweckmäßig ist. Dies betrifft z. B. Steuerpflichtige mit umfangreichen Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Eine Außenprüfung kann aber auch darauf gestützt werden, dass der Steuerpflichtige seine Erklärung nicht, nicht vollständig oder mit falschem Inhalt abgegeben hat.
- wenn der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nach § 12 des Steueroasen-Abwehrgesetzes nicht nachkommt.
Eine abgekürzte Betriebsprüfung nach § 203 AO erfolgt dagegen bei Fällen von geringerer Bedeutung nach Ermessen des Finanzamts und muss sich auf wesentliche Besteuerungsgrundlagen beschränken. Hier gelten die allgemeinen Regelungen über die Betriebsprüfung, jedoch wird kein Prüfungsbericht übersandt und es findet keine Schlussbesprechung statt. Vor Abschluss der Prüfung muss das Finanzamt dem Steuerpflichtigen allerdings mitteilen, inwieweit es von den bisherigen Steuerbescheiden oder -festsetzungen abweichen will.
Zudem sind zeitnahe Betriebsprüfungen nach § 4a BPO möglich. Sie unterscheiden sich dadurch von anderen Prüfungsformen, dass sie nur bereits eingereichte Steuererklärungen betreffen und der Prüfungszeitraum die Veranlagungszeiträume der zuletzt abgegebene(n) Steuererklärung(en) einschließt. Die Entscheidung über die Anordnung und den Umfang einer zeitnahen Betriebsprüfung steht im Ermessen des Finanzamts. Im Anschluss an eine zeitnahe Betriebsprüfung ist ebenso wie bei anderen Prüfungsformen ein Prüfungsbericht zu erstellen bzw. dem Steuerpflichtigen mitzuteilen, dass die Prüfung ergebnislos war.
Sonderprüfungen gelten dagegen nur einzelnen Steuerarten, vor allem der Lohn-, der Umsatz- und der Kapitalertragsteuer sowie dem Steuerabzug nach § 50a EStG, können sich aber auch bestimmten Sachverhalten, z. B. Liquiditätsprüfungen bei Stundungs- und Erlassverfahren widmen. Außerdem kann die Finanzverwaltung eine sog. Kassen-Nachschau (§ 146b AO) durchführen.
Von der Umsatzsteuer-Sonderprüfung zu unterscheiden ist die Umsatzsteuer-Nachschau (§ 27b UStG). Die Nachschau dient nicht der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen oder der Nachprüfung in der Vergangenheit liegender Sachverhalte, sondern der laufenden Kontrolle des Unternehmens zur Verhinderung von Steuerverkürzungen. Auf die Umsatzsteuer-Nachschau sind die Regelungen über die Betriebsprüfung nicht anwendbar. Entsprechendes wie für die Umsatzsteuer-Nachschau gilt für die Lohnsteuer-Nachschau (§ 42g EStG) sowie die Kassen-Nachschau (§ 14...