Der Prüfer hat die Betriebsprüfung zugunsten und zuungunsten des Geprüften durchzuführen. Damit der Betriebsprüfer seiner Tätigkeit nachgehen kann, muss der Geprüfte ihm einen angemessenen Arbeitsraum zur Verfügung stellen (§ 200 Abs. 2 Satz 2 AO). Es muss sich dabei um einen beheizbaren Raum mit einem eingerichteten Arbeitsplatz handeln, der sich nicht in einem abgelegenen Betriebsteil befinden darf. Außerdem sind dem Prüfer unentgeltlich Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen. Darunter fallen vor allem Geräte, mit denen er die Buchführung prüfen kann, z. B. einen PC. Üblich ist es allerdings mittlerweile, dem Betriebsprüfer einen Datenträger mit den Buchhaltungsdaten zu übergeben, so dass er diese in seinen Laptop etc. überspielen (und damit auch die Prüfersoftware anwenden) kann.
Den Steuerpflichtigen treffen während der Betriebsprüfung besondere Mitwirkungspflichten. Kommt er diesen nicht nach, indem er angeforderte Unterlagen nicht vorlegt, kann das Finanzamt gegen ihn ein Verzögerungsgeld in einer Bandbreite zwischen 2.500 EUR und 250.000 EUR festsetzen (§ 146 Abs. 2b AO). Dies gilt unabhängig davon, ob sich die Buchführung des Betriebs im In- oder Ausland befindet bzw. ob der Betrieb buchführungspflichtig ist oder nicht. Die Festsetzung des Verzögerungsgelds ist eine Ermessensentscheidung; dieses Ermessen ist z. B. überschritten, wenn für die erstmalige Vorlage von Unterlagen eine Frist von knapp drei Wochen gesetzt wird. Weiterhin darf das Finanzamt das Mindestverzögerungsgeld nicht mit der Zahl der Pflichtverstöße multiplizieren, vielmehr ist jeder Pflichtverstoß gesondert zu gewichten und zu bewerten. Es ist weiterhin nicht zulässig, ein früheres Fehlverhalten des Steuerpflichtigen bei der Bemessung des Verzögerungsgelds zu berücksichtigen.
Zu den Mitwirkungspflichten gehört nach § 200 AO bzw. § 8 BpO vor allem, dass der Steuerpflichtige
- Auskünfte erteilen muss,
- Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Unterlagen vorlegen muss, auch wenn diese nicht den Prüfungszeitraum betreffen,
- eine EDV-Buchführung für den Betriebsprüfer lesbar machen bzw. die Daten in elektronischer Form zur Verfügung stellen muss.
Kommt der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nicht nach, legt insbesondere keine Bücher und Aufzeichnungen vor, kann das Finanzamt einerseits die Betriebseinnahmen anhand einer Geldverkehrsrechnung schätzen, andererseits den Betriebsausgabenabzug kürzen.
Gemischt genutzte Konten
Wickelt der Steuerpflichtige private und betriebliche Geschäftsvorfälle über ein Konto ab, handelt es sich um ein betriebliches Konto. Die die Kontoauszüge und die Kontenbewegungen betreffenden Belege wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen unterliegen damit der Aufbewahrungspflicht, sodass das Finanzamt deren Vorlage im Rahmen der Außenprüfung verlangen kann.
Eine besondere Rolle bei der Außenprüfung spielt der Datenzugriff durch den Prüfer nach § 147 Abs. 6 AO. Der Datenzugriff ist umfassend und erlaubt es dem Prüfer,
- gespeicherte Daten mit Hilfe des EDV-Systems des Unternehmens einzusehen und zu prüfen; es genügt nicht, dass der Steuerpflichtige anbietet, gescannte Dokumente auszudrucken;
- vom Unternehmen technische Hilfe und die Auswertung von Daten nach seinen Vorgaben zu verlangen;
- gespeicherte Aufzeichnungen und Unterlagen auf einem maschinell verwendbaren Datenträger vom Unternehmen anzufordern, sodass die Daten in den PC des Prüfers eingespielt werden können; häufig sollen diese Daten schon vor dem eigentlichen Beginn der Betriebsprüfung per CD-ROM oder E-Mail zur Verfügung gestellt werden, damit der Prüfer sie auf dem eigenen Rechner einspielen und bereits Verprobungen vornehmen kann,
- die elektronischen Daten selbst dann anzufordern, wenn ihm entsprechende Unterlagen in Papierform vorliegen.
- Dagegen ist die Aufforderung des Finanzamts zu Beginn der Außenprüfung an einen Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, einen Datenträger "nach GDPdU" zur Verfügung zu stellen, als unbegrenzter Zugriff auf alle elektronisch gespeicherten Unterlagen unabhängig von den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Steuerpflichtigen gem. § 147 Abs. 1 AO zu verstehen und damit rechtswidrig.
Unterlagen vom ehemaligen Steuerberater
Das Finanzamt kann die Herausgabe der zur Durchführung einer Betriebsprüfung benötigten Unterlagen auch vom ehemaligen Steuerberater des Geprüften verlangen. Das gilt selbst dann, wenn dieser wegen offener Honorarforderungen die Ausdrucke der Konten der Finanzbuchführung und der dazugehörigen Journale oder Primanoten sowie der Summen- und Saldenlisten zurückbehält, sofern ein entsprechender Datenträger angefordert wird.
Ein weiterer brisanter Punkt bei Betriebsprüfungen ist das Benennen von Auskunftspersonen. Früher galt der Grundsatz, dass der Prüfer nur die benannten Mitarbeiter um Auskünfte angehen durfte. Nach der Neufassung von § 8 Abs. 2 BpO darf er sich aber auch unmittelbar an nicht ben...