Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 5.5.2 Einsatz des IDEA-Zusatzprogramms AIS TaxAudit

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Die Firma CaseWare Germany GmbH hat einige regelmäßig wiederkehrende Prüfungsfelder identifiziert und in der Software AIS TaxAudit umgesetzt. AIS TaxAudit stellt eine Erweiterung zu IDEA dar, die Schritt für Schritt durch die einzelnen Phasen einer digitalen Prüfung führt. Im Rahmen dieses Programms werden die einzelnen Arbeitsschritte visualisiert und können so auch weniger erfahrenen Anwendern ermöglichen, sich leichter in die digitale Datenprüfung einzuarbeiten. Basis dieser Software ist eine Vielzahl von vordefinierten Makros, die vom jeweiligen Anwender ausgewählte automatisierte Analysen mittels IDEA durchführen. Der maschinell unterstützte "Workflow" (Arbeitsprozess) dieser Anwendung reicht vom Import der Daten über die Durchführung automatisierter Prüfroutinen bis zur Druckaufbereitung der Ergebnisse. AIS TaxAudit erspart dem Anwender, selbst IDEA-Analysen für einzelne Prüfungsschritte konzipieren und umsetzen zu müssen. Sie stehen ihm per Mausklick als fest verdrahtete IDEA-Makros direkt zur Verfügung. Von Bedeutung ist, dass es sich bei jedem Prüfungsschritt um vollständige Prüfungen über alle dem Anwender verfügbaren Daten handelt.

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Funktionsweise des Programms

Die Speicherung der erforderlichen Daten erfolgt in einem speziellen Ordner (Data). Dabei wird der Name des jeweiligen "Falles" kryptisch (durch Buchstaben- und Zahlenkombinationen) dargestellt. Eine Speicherung außerhalb dieses Ordners ist über die Programmfunktion "Sicherungskopie erstellen" möglich. Nach der Erfassung der Stammdaten erfolgt der Ablauf der Bearbeitung des Falles mit AIS TaxAudit in 5 Schritten:

1. Auswahl der Prüfungsschritte

2. Der Datenimport über die herstellerspezifische Schnittstelle (HSS) ist relativ unproblematisch und leicht bedienbar. In der aktuellen Version von AIS TaxAudit ist laut Angaben von Audicon u. a. für folgende Hersteller/Module eine HSS vorhanden:

   • DATEV: Lohn-Archiv-CD, Rechnungswesenarchiv-CD (Anlagenbuchhaltung), Rechnungswesenarchiv-CD (Finanzbuchhaltung), Kanzlei-Rewe
   • SAP R/3: AIS DARTconnect (Anlagen- und Finanzbuchhaltung), TDS SAPconnect (Anlagen- und Finanzbuchhaltung), PBS Körperschafts- und Einkommensteuer, PBS Umsatzsteuer, SAP HR (Lohn)
   • Daneben sind sog. herstellerspezifische Schnittstellen u. a. für die Softwareprodukte (oder einen Teilbereich dieser Produkte) Baan, Navision, Varial, SEG, Diamant u. a. entwickelt worden.^[1]

3. Spalten und Feldzuordnung (Mapping)

   Sofern die Feldzuordnung und das Feldformat (Tap) eindeutig sind, ist diese Zuordnung relativ unproblematisch. Erheblich mehr Aufwand und Schwierigkeiten für die Durchführung einer Prüfung ist allerdings erforderlich, wenn die zu verbindenden Felder (Dateien) in unterschiedlichen Formaten (numerisch, Textformat usw.) vorliegen.

4. Durchführung der Prüfung
5. Erstellung der Prüfungsergebnisse

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Die Prüfsoftware AIS TaxAudit enthält eine Vielzahl vorgefertigter Prüfungsschritte für die Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und Umsatzsteuer-Sonderprüfung, die von der Firma CaseWare German GmbH ständig an die wechselnden steuergesetzlichen Vorgaben und an die Prüfungspraxis angepasst werden. So zählt etwa die Überprüfung der logischen Richtigkeit einer Finanzbuchhaltung mittels Kontrolle doppelter oder fehlender Belegnummern längst zu den allgemein bekannten Prüfungsinstrumenten. Nachfolgend einige weitere standardisierte Auswertungen:^[2]

• Buchungen mit dem alten Umsatzsteuersatz

  Aus vorgewählten Sachkonten werden alle Buchungen mit 16 % Umsatzsteuer oder Vorsteuer ab dem Besteuerungszeitraum 2007 ermittelt und dem Prüfer in einer Liste ausgewiesen.

• Abschreibungen

  Für die Überprüfung der Abschreibungen stehen standardmäßig gleich mehrere Prüfmakros zur Verfügung. So ist es mittels eines speziellen Makros möglich, eine Aufstellung aller Wirtschaftsgüter auszugeben, bei denen der Abschreibungsprozentsatz einen ausgewählten Satz überschreitet. Ein weiterer Prüfungsschritt dient zum Abgleich des Ansatzes der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer mit den amtlichen Abschreibungstabellen und zeigt Abweichungen. Alternativ kann eine Ermittlung all jener Wirtschaftsgüter vorgenommen werden, bei denen die Nutzungsdauer geändert oder ein Abschreibungsmethodenwechsel stattgefunden hat. So ergeben sich schnell Hinweise für weitere Einzelfallprüfungen.

• Periodenabgrenzung

  Zur Prüfung der periodengerechten Abgrenzung stehen zahlreiche Prüfmakros zur Verfügung. So werden etwa die einzelnen Buchungen des Hauptbuches der Finanzbuchhaltung auf ihre richtige Periodenabgrenzung überprüft, indem das jeweils angegebene Belegdatum mit dem zu prüfenden Veranlagungszeitraum abgestimmt wird. Die entsprechende Ergebnisliste beinhaltet alle Buchungen, bei denen das Belegdatum außerhalb des Veranlagungszeitraumes liegt, und stellt somit die Basis für manuelle Belegprüfungen dar.

• Verrechnungspreise

  Zur Überprüfung der Verrechnungspreise stehen standardmäßig je ein Prüfmakro für den inneren sowie für den äußeren Preisvergleich zur Verfügung. Vor der Ausführung dieser Prüfma...