Um während Außenprüfungen bei Anwendung mathematisch-statistischen Analysen nicht in Bedrängnis zu geraten, sollten schon bei der Erstellung der Aufzeichnungen sämtliche formalen und materiellen Voraussetzungen beachtet werden. Liegen im Wirtschaftsjahr außergewöhnliche Ereignisse vor, die Einfluss auf betriebliche Kennzahlen nehmen können, sollten diese Ereignisse aufgezeichnet werden. Nur so wird sichergestellt, dass man sich auch Jahre danach daran noch erinnert und für mögliche Auffälligkeiten auch plausible Erläuterungen geben kann. Auf eine anstehende Prüfung sollte man sich ebenfalls – ähnlich wie der Prüfer – vorbereiten. Um die elektronischen Analysen durchführen zu können, bedarf es nicht unbedingt der Analysesoftware, welche die Finanzverwaltung nutzt. Oftmals hilft hier ein Software-Tool, das in einem gängigen Tabellen-Kalkulationsprogramm läuft.
3.4.1 Elektronische Aufzeichnungssysteme seit 1.1.2017
Das BMF-Schreiben vom 26.11.2010[1] regelte bislang u. a. die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften. Die darin enthaltene Übergangsfrist ist mit Ablauf des 31.12.2016 ausgelaufen. Damit müssen ab dem 1.1.2017 Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 2 AO, die durch elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern usw. erstellt worden sind, nach besonderen Regeln aufbewahrt werden, Sie sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar zu archivieren.
Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurden noch weitergehende Maßnahmen Gesetzesform gefasst. Geändert wurden § 146 Abs. 1, § 147 Abs. 6 und § 379 Abs. 1 Satz 1 AO sowie neu eingefügt die §§ 146a und 146b AO.
Zwischenzeitlich wurden die gesetzlichen Vorgaben durch Anwendungserlasse zu den einschlägigen Vorschriften ergänzt. Dies sind für den Bereich digitale Aufzeichnungen und Buchführung folgende Erlasse:
Mit BMF-Schreiben vom 29.5.2018, BStBl. I 2018, 699 wurde der Anwendungserlass zu § 146b AO in Kraft gesetzt. Diese Verwaltungsanweisung regelt das förmliche Prozedere im Falle einer Kassennachschau.
Einen Monat später, mit BMF-Schreiben vom 19.6.2018, BStBl. I 2018, 706 wurde der Anwendungserlass zu § 146 Abs. 1 AO der geänderten Rechtslage von 2016 angepasst. Hierin werden die gesetzlich geregelten Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen ausführlich erläutert und deren Anwendung beschrieben.
Dementsprechend müssen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sowie andere Vorgänge, die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden, einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet elektronisch erfasst werden. Dabei sind das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
Das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (bislang vom 14.11.2014)[2] beschreibt die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Aufgrund der Ermächtigung in § 146a Abs. 3 AO wurde die Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017 (BGBl 2017, S. 3515), mit Änderung vom 30.07.2021 (BGBl 2021, 3295) und der AEAO zu § 146b erlassen. Beide Rechtswerke beschreiben die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme und die Durchführung einer Nachschau. Als Aufzeichnungssysteme in diesem Sinne gelten ausweislich der Verordnung die elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen.
Nicht hierzu gehören gem. § 1 KassenSichV
- Fahrscheinautomaten,
- Fahrscheindrucker,Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,
- Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,
- elektronische Buchhaltungsprogramme,
- Waren- und Dienstleistungsautomaten,
- Geldautomaten,
- Taxameter und Wegstreckenzähler sowie
- Geld- und Warenspielgeräte.
Durch die Änderung in der Kassensicherungsverordnung vom 30.7.2021 ändert sich § 1 durch die Einfügung eines neuen Abs. 2, der jedoch erst ab dem 1.1.2024 in Kraft tritt.
Ab 1.1.2024 gelten Taxameter und Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungsgeräte
Ab diesem Zeitpunkt gelten Taxameter und Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungsgeräte. Die Anforderungen an EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind in §§ 7 und 8 der KassenSichV enthalten. Eine Übergangsregelung für vor dem 1.1.2021 angeschafften EU-Taxameter mit INSIKA-Technik ist in den §§ 9, 10 KassenSichV beschrieben.
3.4.2 Technische Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik
Mit BMF, Schreiben v. 12.6.2018, BStBl. I 2018, 701 hat das Bundesministerium der Finanzen erstmals auf die Veröffentlichung der technischen Richtlinien hingewiesen.
Sämtliche sicherheitsrelevanten Voraussetzungen und Definitionen werden forlaufend vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik in Abstimmung mit dem Bundesministerium der Finanzen festgelegt, verbesse...
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