Betriebsprüfung: Methoden der Finanzverwaltung zur Überp ... / 3.4.2 Technische Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik

Mit BMF, Schreiben v. 12.6.2018, BStBl. I 2018, 701 hat das Bundesministerium der Finanzen erstmals auf die Veröffentlichung der technischen Richtlinien hingewiesen.

Sämtliche sicherheitsrelevanten Voraussetzungen und Definitionen werden forlaufend vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik in Abstimmung mit dem Bundesministerium der Finanzen festgelegt, verbessert und veröffentlicht. Das Bundesamt ist auch zuständig für die organisatorischen Anforderungen zur Vergabe der Seriennummern.

Achtung

Die technischen Vorgaben werden laufend verbessert und im Internet veröffentlicht

Die technischen Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik werden ständig verbessert und fortgeschrieben. Die entsprechenden Links werden auf der Homepage des Bundesministeriums der Finanzen^[1] veröffentlicht und können dort entnommen werden.

Achtung

Ausnahme bei bargeldintensiven Branchen

Eine Ausnahme von der einzelnen Aufzeichnungspflicht gibt es aus Zumutbarkeitsgründen für die Fälle, in denen eine Vielzahl von Waren an nicht bekannte Personen gegen Barzahlung veräußert werden. Die Ausnahme gilt aber nicht , wenn der Unternehmer ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet.^[2]

Wenn aufzeichnungspflichtige oder andere Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden, muss das System jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Die Aufzeichnungen und das System sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Dieses hat zu bestehen aus:

• einem Sicherungsmodul
• einem Speichermedium
• einer einheitlichen digitalen Schnittstelle

Die digitalen Aufzeichnungen müssen auf dem Speichermedium gesichert und für Nachschauen und Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar sein. Andere Aufzeichnungssysteme dürfen nicht mehr verwendet, gewerbsmäßig beworben und vertrieben werden. Ferner hat derjenige, der die Geschäftsvorfälle vorschriftsmäßig erfasst, zeitnah auch einen Beleg darüber auszustellen und dem anderen Geschäftspartner zu überlassen (man spricht von der Belegausgabepflicht). Unter bestimmten Voraussetzungen ist hier eine Ausnahme möglich.

Einzelheiten sind in AEAO zu §§ 146, 146a geregelt.

Für die Unternehmer, die die aufzeichnungspflichtigen Vorgänge elektronisch erfassen, gibt es eine Mitteilungspflicht, durch die folgende Daten gemeldet werden müssen:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung des entsprechenden Systems
• Ggf. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten Systems.

Die Mitteilung der oben aufgeführten Daten hat innerhalb eines Monats nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme auf einem amtlich vorgeschriebenen Vordruck an das zuständige Finanzamt zu erfolgen.

Durch die neue Vorschrift des § 146b AO wurde die Möglichkeit geschaffen, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung durch Amtsträger im Wege einer vorher nicht angekündigten Nachschau (Kassennachschau) zu überprüfen.

Auch hier gelten die für eine Nachschau üblichen Rechte und Pflichten:

• So müssen elektronische Aufzeichnungen über die einheitliche digitale Schnittstelle verfügen.
• Auf Verlangen sind die digitalen Daten auch auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zur Verfügung zu stellen.
• Über die Änderung in § 147 Abs. 6 AO hat ein vom Steuerpflichtigen beauftragter Dritter die Pflicht, die Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben zur Verfügung zu stellen.
• § 379 AO sieht für Verstöße, die strafrechtlich nicht zu ahnden sind, Bußgelder vor.

[1] https://www.bundesfinanzministerium.de.

[2] § 146 Abs. 1 AO sowie AEAO zu § 146, Rz 2.2.