Betriebsprüfung: Soforthelfer / 10 Lohnsteuerprüfung

Die Lohnsteuerprüfung kann dann ins Haus stehen, wenn in Lohnsteueranmeldungen oder anderen lohnsteuerlich relevanten Unterlagen vom Finanzamt "Ungereimtheiten" entdeckt werden.

Eine Lohnsteuerprüfung kann aber auch dann stattfinden, wenn der Betrieb schon längere Zeit nicht geprüft wurde. Ab einer bestimmten Betriebsgröße sollten die Prüfungen lückenlos sein. Zur Anmeldung, zur Prüfungsanordnung und zum Prüfungstermin gelten entsprechend die Ausführungen zur Betriebsprüfung.

10.1 Welche Sachverhalte prüft der Lohnsteuerprüfer?

Der Lohnsteuerprüfer prüft folgende Sachverhalte:

• Bruttolöhne
• Sachbezüge
• Ehegatten-Arbeitsverträge
• Nutzung von Dienstfahrzeugen – auch für private Fahrten
• Fahrtenbücher
• Fahrtkostenerstattungen
• Reisekostenerstattungen
• Dienstreisen und Dienstfahrten
• Nettolohnzahlungen
• Pauschalierte Löhne, z. B. geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, Aushilfstätigkeiten, Teilzeitkräfte, Direktversicherungen, pauschalierte Fahrtkostenzuschüsse usw.
• Reisekostenerstattungen
• Steuerfreie Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit
• Berechnung der Lohnsteuer
• Überprüfung der Definition der verschiedenen Lohnarten
• Barlohnumwandlungen
• Aufmerksamkeiten und Annehmlichkeiten
• Aufwendungen für Betriebsfeiern
• Jubiläumszuwendungen
• Geburtszuwendungen
• Kinderbetreuungskosten
• Belegschaftsrabatte
• Das Lohnkonto der Arbeitnehmer, hier insbesondere die Aufzeichnungspflichten
• Maßnahmen der betrieblichen Altersversorgung
• Kapitalbeteiligung im Unternehmen
• Incentives
• Status der Beschäftigten (Abgrenzung Subunternehmer, Arbeitnehmer)

10.2 Welche Unterlagen benötigt der Lohnsteuerprüfer?

Der Lohnsteuerprüfer benötigt folgende Unterlagen:

• Sach-, Lohn- und Gehaltskonten aus Ihrer Buchhaltung – auch für pauschalierte Beschäftigungsverhältnisse (also auch die Finanzbuchhaltung); beim sog. Z-1- und Z-2-Zugriff müssen Sie die entsprechenden Hilfsmittel und ggfs. Hilfestellung zur Verfügung stellen, damit der Prüfer die Daten lesen und mit ihnen arbeiten kann. Bitte beachten Sie, dass hierzu auch Unterlagen und Dateien gehören, die für das Verständnis der Finanz- und Lohnbuchhaltung notwendig sind.
• Beim Z-3-Zugriff GDPdU-fähige Daten (Daten, die den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen entsprechen)
• Die gesicherten Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer (Elstam-Daten)
• Stundenaufzeichnungen, Stundenprotokolle und ggfs. Taxameterdaten, Fahrtenschreiberdateien usw.
• Kassenbuch (elektronisch oder klassisch)
• Buchungsjournale (Lohn- und Finanzbuchhaltungsjournale)
• Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und ggf. Tarifverträge
• Kontoauszüge, um die Überweisungen sowohl an Arbeitnehmer als auch an Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehen zu können
• Sonstige Unterlagen, soweit sie lohnsteuerlich wichtig sind (z. B. Korrespondenz), Prüfberichte der Sozialversicherungsprüfungen
• Lohnartenliste

10.3 Digitale Lohn-Schnittstelle (DLS)

Die Daten des Lohnabrechnungsprogramms müssen ab dem 1.1.2018 mittels Digitaler Lohn-Schnittstelle exportiert werden. Dieses Verfahren stellt eine standardisierte und genau definierte Schnittstelle für die aus dem Lohnkonto zu exportierenden Daten dar. Die jeweils aktuelle Version der DLS sowie weiterer Informationen hierzu können auf der Website des Bundeszentralamt für Steuern^[1] eingesehen werden. Zu beachten ist, dass daneben noch weitere Daten für die Lohnsteuerprüfung angefordert werden können (z. B. Fibu-Daten). Weitere Einzelheiten können dem BMF, Schreiben v. 28.11.2019, "Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung" entnommen werden.^[2]

[1] www.bzst.bund.de..

[2] GoBD, Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung, BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4.

10.4 Steuerliche Folgen aus einer Lohnsteuerprüfung

Führt eine Lohnsteueraußenprüfung zu Mehrsteuern, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie das Finanzamt die Nachzahlung erhebt:

• Steuerrückforderung vom Arbeitnehmer direkt; das Finanzamt erhebt im Rahmen des "normalen" Veranlagungsverfahrens die Steuer von Ihrem Arbeitnehmer.
• Lohnsteuerhaftung durch den Arbeitgeber und Steuerrückforderung von ihm; das Finanzamt erlässt gegen den Arbeitgeber einen Haftungsbescheid und nimmt ihn aus diesem Haftungsbescheid für die Lohnsteuernachzahlung in Anspruch.
• Lohnsteuerpauschalierung für die Nachzahlung mit einem durchschnittlichen Steuersatz durch den Arbeitgeber; er kann für bestimmte Feststellungen die Nachzahlung pauschaliert mit einem speziell ermittelten Durchschnittssteuersatz entrichten.

Praxis-Tipp

Sie können Lohnsteuer zurückfordern

Haben Sie für Ihre Arbeitnehmer die Lohnsteuer entrichtet, können Sie diese möglicherweise in Regress nehmen. Hierbei sollten Sie bei Personal, das noch in Ihren Diensten steht, überlegen, inwieweit eine solche Regressforderung motivationshemmend wirken kann.

Übernehmen Sie aufgrund eines Haftungsbescheids für Ihren Arbeitnehmer Lohnsteuerzahlungen, stellen diese Steuerzahlungen gegenüber Ihrem Arbeitnehmer einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil und somit wiederum Arbeitslohn dar.

10.5 Lohnsteuerhaftung: Wann müssen Sie zahlen?

Unter bestimmten Umständen kann der Fiskus Sie als Arbeitgeber nach einer Lohnsteuerprüfung in Haftung nehmen. Die Haftung ist jedoch an bestimmte Voraussetzungen gebunden.

Praxis-Checkliste: Vora...