Betriebsprüfung: Verprobungen der Finanzverwaltung / 1.2.1 Was bei der elektronischen Registrierkasse verprobt wird

Bevor es elektronische Kassen mit einer Vollspeichereinrichtung gab, musste darauf geachtet werden, dass jeder Tagesendsummenbon aufbewahrt wurde. Da bei den alten Kassen der Speicher durch die Z-Stellung auf Null gestellt wurde, konnte im Nachhinein nicht mehr nachgewiesen werden, wie hoch die Umsätze auf dem fehlenden Bon waren. Durch die fortlaufende und dauerhafte Sicherung der Daten hat sich diese Problematik jedoch entspannt. Selbiges gilt für fehlende Programmierprotokolle, die in der Vergangenheit häufig als formeller Fehler reklamiert wurden. Allerdings besteht nun die Möglichkeit, alle Vorgänge,

• die in die Kasse eingegeben wurden oder
• Änderungen, die an der Programmierung vorgenommen wurden,

auch noch Jahre später nachvollziehen zu können.

Überprüft wird in jedem Falle, ob der sogenannte Training-Bediener zum Einsatz kommt. Auf diesen Bedienerschlüssel können Umsätze zu Trainingszwecken verbucht werden, dies bedeutet, dass diese Umsätze nicht in die Tageseinnahmen mit einfließen. Letztendlich werden auch alle anderen Bedienerschlüssel dahingehend überprüft.

Zu viele Buchungen auf Bruch, Rückgabe oder Ähnliches sollten ebenfalls vermieden werden, da dies ab einer gewissen Größenordnung unglaubwürdig ist. Nur in Fällen, in denen entsprechende tatsächlich auch vorlag, sollte der jeweilige Status angesprochen werden. Des Weiteren sollte darauf geachtet werden, dass die Kasse stets kassensturzfähig ist. Das bedeutet, dass der Ist-Bestand an Bargeld in der Kasse auch dem Soll-Bestand laut Kassendaten entspricht. Dies gilt eigentlich als Selbstverständlichkeit, ist in der Praxis jedoch oft nicht gegeben. Gerade bei Besprechungen vor Ort oder bei Betriebsbesichtigungen sollte explizit im Voraus darauf geachtete werden. Nicht selten entschließen sich Prüfer dazu, einen Kassensturz ohne vorherige Ankündigung im Rahmen einer Betriebsprüfung durchzuführen. Sollten dann Ist-Bestand und Soll-Bestand voneinander abweichen, würden nicht mehr nur formelle, sondern auch materielle Mängel vorliegen. Dies würde wohl zwangsläufig eine Zuschätzung nach sich ziehen.

Auch in Hinblick auf eine mögliche Kassennachschau, die unangekündigt stattfindet, sollten die beiden genannten Bestände immer übereinstimmen.^[1]

Ein weiteres Indiz für eine ordnungsgemäße Kassenführung sind tägliche Differenzbeträge zwischen Einnahmen-Soll und Einnahmen-Ist. Die Unterschiede sollten jedoch über einen längeren Zeitraum hinweg gesehen in beide Richtungen gleichmäßig ausschlagen, sodass sich die Abweichungen in etwa ausgleichen. Durch die Differenzen zeigt sich, dass der Kassenbestand tatsächlich jeden Tag gezählt wird. Die Mehr- oder Mindereinnahmen sollten in der Buchführung getrennt voneinander gewinnwirksam verbucht werden.

Praxis-Tipp

Tägliche Kassendifferenzen ausweisen

Die meisten Unternehmer denken, dass die Kasse stimmen muss. Daher werden die täglichen Fehlbeträge nicht ausgewiesen. Es ist jedoch nicht plausibel, dass über Jahre hinweg keine Fehler passieren. Für den Prüfer ist es daher eher ein Anhaltspunkt, dass die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wird.

[1] Vgl. auch Dißars, in Schwarz/Pahlke/Keß, AO/FGO, § 146b AO Rz. 1 ff.; zur Kassennachschau s. auch den Anwendungserlass zur AO zu § 146b AO.