Ihr Ziel muss es sein, in jedem Fall eine möglichst geeignete Bezugsgröße für die Verteilung der Gemeinkosten auf Kostenstellen und -träger zu finden. Ihre Entscheidungen tragen in erheblichem Umfang zur Aussagefähigkeit Ihrer Kostenrechnung und Genauigkeit der Kalkulation bei. Bei der Wahl von Bezugsgrößen sollten Sie sich vor allem folgende Fragen stellen:
- Gibt es einen direkten Zusammenhang zwischen Bezugsgröße und Kostenart bzw. Kostenstelle oder Kostenträger?
- Ist eine einfache Messbarkeit möglich, um eine schnelle und laufende Abrechnung sicherzustellen?
- Ist die Bezugsgröße leicht verständlich und logisch ausgewählt? Können auch die betroffenen Führungskräfte und Mitarbeiter die Zusammenhänge erkennen und verstehen?
- Ist die Bezugsgröße so gewählt, dass der Kostenstellenleiter die Möglichkeit hat, die Höhe der Kosten zu beeinflussen (z. B. indem er mehr oder weniger IT-Stunden in Anspruch nimmt oder weniger mit den Fahrzeugen des Fuhrparks fährt)?
- Bei Kostenstellen: Ist die Bezugsgröße gleichzeitig Maßstab für die Kostenstellenleistung und die Kostenverursachung?
- Ist es notwendig und sinnvoll, bei ausgewählten Kostenstellen statt mit einer mit zwei Bezugsgrößen zu arbeiten (Abwägung von Mehraufwand und zusätzlichem Erkenntnisgewinn)?
Kostenverantwortung transparent machen
Wenn Sie nach geeigneten Bezugsgrößen suchen, sollten Sie im Vorfeld immer mit den betroffenen Führungskräften sprechen. Erklären Sie ihnen zunächst, wozu Bezugsgrößen benötigt werden, wie die Abrechnung funktioniert und welche Vorschläge Sie haben. Fragen Sie sie dann, wie sie die Zusammenhänge sehen und ob es Lösungsalternativen von den Fachverantwortlichen gibt.
Hierdurch ergeben sich für Sie zwei Vorteile: Möglicherweise bekommen Sie neue Ideen für zusätzliche oder sogar besser geeignete Bezugsgrößen. Durch die Einbindung der Mitarbeiter erreichen Sie außerdem, dass diese die Zusammenhänge besser verstehen und eher die Verantwortung für die mittels Bezugsgrößen verteilten Kosten übernehmen.
Ausreichend Zeit einplanen
Auf den ersten Blick erscheint die Wahl von Bezugsgrößen einfach und häufig wird sich für die Auswahl wenig Zeit genommen. Sie sollten aber bedenken, dass Sie mit der Wahl einer Bezugsgröße wesentlichen Einfluss darauf nehmen, in welchem Umfang eine Kostenstelle oder ein Kosten träger mit Kosten belastet wird. Und auch die Akzeptanz bei den Kostenstellenleitern steigt, wenn Sie nachweisen können, dass es einen direkten Zusammenhang zwischen Kosten und in Anspruch genommener Leistung gibt.
Nehmen Sie sich bei der Wahl einer Bezugsgröße daher Zeit und prüfen Sie vor allem bei den großen und wichtigen Kostenarten sorgfältig, ob Sie die richtige Entscheidung getroffen haben oder ob es möglicherweise eine bessere Lösung gibt.
Ein vereinfachtes Beispiel soll Ihnen zeigen, dass die Wahl der Bezugsgröße unmittelbaren Einfluss auf die Höhe der Kosten einer Kostenstelle haben kann.
IT-Kosten
In einem Unternehmen mit 58 Mitarbeitern gibt es eine eigene Kostenstelle "IT", auf der zwei Personen arbeiten. Die Kosten der IT-Stelle belaufen sich pro Jahr auf 198.000 EUR. Die Mitarbeiter der Kostenstelle IT erbringen pro Jahr insgesamt 2.800 Arbeitsstunden für den Betrieb. Im Unternehmen gibt es 36 PC-Arbeitsplätze. Die IT-Kosten werden bisher mit der Bezugsgröße "Anzahl PC-Arbeitsplätze" verteilt. Dadurch wird der Vertrieb, der über 14 PC-Arbeitsplätze verfügt, mit 77.000 EUR belastet (198.000 EUR/36 PC-Plätze × 14 PC-Plätze).
Eine Analyse der erbrachten Arbeitsstunden der IT-Mitarbeiter zeigt, dass der Vertrieb lediglich 700 Arbeitsstunden in Anspruch genommen hat. Würden die IT-Kosten mit der Bezugsgröße "in Anspruch genommene Arbeitsstunden" verteilt, würde der Vertrieb nur mit rund 49.500 EUR belastet (198.000 EUR / 2.800 Stunden × 700 Stunden). Demnach sind andere Kostenstellen, die die IT häufiger benötigt haben, mit geringeren Kosten als tatsächlich angefallen, belastet worden. Die Bezugsgröße "in Anspruch genommene Arbeitsstunden" ist für alle Beteiligten also genauer, weil hier ein besserer Zusammenhang zur Kostenverursachung hergestellt werden kann.
Voraussetzung für eine genauere Verteilung ist in einem solchen Fall natürlich, dass die geleisteten und in Anspruch genommenen Arbeitsstunden auch richtig erfasst werden (können). Diese Vorgehensweise lohnt sich in der Regel nur, wenn es sich um größere Kostenpositionen bzw. Kostenstellen handelt. Denn häufig ist der Aufwand für eine genauere Kostenverteilung nicht unerheblich und lohnt sich nur, wenn Sie mehrere verschiedenartige Produkte herstellen. Je weniger Artikel Sie produzieren bzw. je homogener das Programm ist, desto geringer ist in der Regel der zusätzliche Erkenntniswert.
Im Folgenden wird Schritt für Schritt eine Möglichkeit aufgezeigt, wie Sie mit relativ wenig Arbeitsaufwand zu geeigneten Bezugsgrößen für Kostenarten und Kostenstellen gelangen können. Die Reihenfolge der Schritte orientiert sich dabei an der Reihenfolge der Teilgebiete der Kostenrechnung (Kostenarten-, -st...