BI-Einführung im Mittelstand: Vom statischen Reporting zur aktiven Unternehmenssteuerung

Zusammenfassung

Überblick

• Auch immer mehr mittelständische Unternehmen ersetzen ihre Excel-basierten Berichte durch komfortablere Business-Intelligence-Lösungen. Dieser Artikel stellt dazu ein Beispiel für eine erfolgreiche BI-Einführung vor.
• Das Unternehmen Klöckner DESMA Elastomertechnik hat sein manuelles Monatsreporting auf ein automatisiertes und sehr flexibles Tagesreporting mit grafischen Dashboards umgestellt.
• Dabei wurde aus dem einfachen Reporting des Produktionsunternehmens schrittweise ein effizientes Instrumentarium zur besseren Steuerung der einzelnen Fachbereiche und des Gesamtunternehmens entwickelt.
• Der Beitrag beschreibt zunächst die Ausgangsituation im Unternehmen sowie die Anforderungen für die Zukunft. Die Beschreibung der neuen Lösung umfasst die Datenextraktion aus ERP, die Erstellung der neuen Berichte und Dashboards sowie deren Nutzung zur besseren Unternehmenssteuerung. Erfahrungen aus dem Projekt und die Vorteile der neuen Lösung runden den Praxisbericht ab.

1 Das alte Reporting ist nicht mehr zeitgemäß

1.1 Das Unternehmen

Das Unternehmen Klöckner DESMA Elastomertechnik GmbH ist der weltweit führende Technologielieferant von Spritzgussmaschinen und Spezialitäten-Formenbauer für die Kautschuk und Silikon verarbeitende Industrie. Der Maschinenbauer bietet Forschung und Entwicklung, Beratung und Projektierung, Konstruktion und Produktion für Spritzgießtechnik und Werkzeugbau aus einer Hand. Das Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen hat seinen Sitz in Fridingen an der Donau und weitere Auslandsstandorte in China, Indien, den USA und der Slowakei.

1.2 Volatilität und Zeitdruck treffen auf Excel

Neue dynamische Anforderungen

Produktionsunternehmen wie DESMA stehen vor immer größeren Herausforderungen, weil die Märkte weltweit instabiler werden. Volatilität ist das zeitgemäße Stichwort. Die Produktlebenszyklen werden kürzer, die Nachfrageschwankungen nehmen zu, die Produktionsänderungen häufen sich und die Unsicherheiten steigen. Unsichere Umsatzerwartungen und sehr kurzfristige Bestellungen und Lieferzeiten sind in vielen Unternehmen zur Normalität geworden. Dem werden die herkömmlichen Reporting- und Steuerungsinstrumente immer weniger gerecht. Es fehlt vor allem an ausreichenden Informationen, an Schnelligkeit und Flexibilität. Um den Umsatz zu sichern und die Qualität sowie Liefertreue weiterhin auf einem hohen Niveau zu halten, müssen Produktionsunternehmen die Vielzahl der Veränderungen frühzeitiger erkennen und kurzfristiger reagieren. Als Voraussetzung für diese größere Flexibilität hat DESMA sein Reporting aktueller und informativer gemacht und zu einem operativen Steuerungsinstrument ausgebaut.

Excel ist noch allgegenwärtig

Das betriebliche Berichtswesen wurde bei DESMA, wie in den meisten Unternehmen, noch mit Tabellenkalkulationsprogrammen durchgeführt. Excel ist in vielen Unternehmen allgegenwärtig, obwohl damit erhebliche Nachteile in Kauf genommen werden müssen. Die größten Mängel bestehen in der Fehleranfälligkeit und dem immensen manuellen Aufwand, der für das Reporting anfällt. Zudem sind Planungsfunktionen stark eingeschränkt, extrem intransparent und Simulationsmöglichkeiten basieren nur auf manuell übertragenen Ist-Zahlen.

Die umständliche und zeitaufwendige Bedienung von Excel sowie eine inkonsistente Datenbasis führen dazu, dass weniger als jede zweite Entscheidung auf einer validen Datenbasis gefällt wird und die Mehrzahl nur auf einem Bauchgefühl basiert. Untersuchungen des BARC-Instituts zeigen, dass spezielle Analyse- und Planungswerkzeuge im Vergleich zu Excel lediglich die Hälfte der Zeit für die Datenbereitstellung und Datenverarbeitung benötigen.

2 Business Intelligence für automatisiertes Reporting

Excel-orientiertes BI-Reporting

Business Intelligence (BI) hat sich als ausgereifte und leistungsfähige Alternative etabliert. BI ist durch Technologien wie In-Memory-Architektur, Web, Mobile und Cloud in den letzten Jahren deutlich leistungsfähiger geworden. Endanwender können mit "Self-Service BI" ihre eigenen Berichte und Datenanalysen erstellen, ohne auf den IT-Support angewiesen zu sein.

Mit einer BI-Lösung wird das Standard-Reporting erheblich flexibler und z. B. als Tages-, Monats- oder als Quartalsreporting automatisiert. Außerdem können Daten aus ERP-Systemen wie SAP ERP mit Informationen aus einer Vielzahl anderen Quellen beliebig verknüpft werden. Die Ergebnisse werden in einem Dashboard grafisch ansprechend aufbereitet.

Bei der Auswahl eines geeigneten BI-Tools hat sich DESMA gemeinsam mit den Spezialisten der iXLOG Unternehmensberatung für die Lösung des deutschen Software-Herstellers Jedox entschieden. Diese BI-Plattform liefert automatisierte Reports und visualisiert die Ergebnisse in individuell anpassbaren Dashboards (s. Abb. 1).

Abb. 1: Automatisiertes Reporting erstellt mit der Jedox-Plattform

Argumente für BI-Lösung

Für diese Lösung sprachen vor allem der Excel-orientierte Aufbau der BI-Plattform sowie die Verfügbarkeit eines sog. SAP Connectors, mit dem Daten aus SAP zuverlässig exportiert werden können. Als besondere Stärke der Lösung wurde die integrierte Planungskomponente bewertet, die den Ausbau des Repo...