Bilanzsteuerrecht und Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung / 6.1.4 Buchführung

Eine Buchführung ist ordnungsmäßig^[1], wenn die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden, die Bücher förmlich in Ordnung sind und der Inhalt sachlich richtig ist.^[2] Kann eine Buchführung wegen Buchführungsmängeln ganz oder teilweise nicht der Besteuerung zugrunde gelegt werden, sind die Besteuerungsgrundlagen grundsätzlich zu schätzen. Eine Schätzung scheidet allerdings aus, wenn die durch die Fehler der Buchführung verursachten Unklarheiten und Zweifel durch anderweitige zumutbare Ermittlungen beseitigt werden können.^[3]

Hat die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, steht die Methodenwahl in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; einen Anspruch auf Anwendung einer bestimmten Schätzungsmethode hat der Steuerpflichtige nicht.^[4]

Es gelten die folgenden Grundsätze:

• Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen^[5]. Es muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung gegeben sein.^[6] Dabei ist ein sachlicher und zeitlicher Nachweis über sämtliche buchführungspflichtigen Geschäftsvorfälle zu erbringen. Seit Inkrafttreten des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016^[7] sind Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten.^[8] Nach vorheriger Rechtslage "sollten" sie täglich aufgezeichnet werden. Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit auf Grund dieser Belege die Geschäftsvorfälle in Grundbüchern einzutragen.^[9] Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von 10 Tagen gilt als unbedenklich.^[10] Mängel in der Kassenbuchführung können der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen.^[11]
• Betriebseinnahmen sind einzeln aufzuzeichnen. Dem Grundsatz nach gilt das auch für Bareinnahmen. Das gilt auch unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet. Der Umstand der sofortigen Bezahlung der Leistung rechtfertigt nicht, die jeweiligen Geschäftsvorfälle nicht auch einzeln aufzuzeichnen. Hingegen sind branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte zu berücksichtigen, wie z. B. in Bezug auf den Umfang der Kundendaten. Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der Art der Gewinnermittlung.^[12]
• Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und ein Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleistet ist, sog. Kontenfunktion.^[13]
• Forderungen, Schulden und deren Tilgung sind bei Kreditgeschäften grundsätzlich als getrennte Geschäftsvorfälle zu erfassen. Ausnahmen sind zulässig.^[14]
• Eine einmal getätigte Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.^[15]

Fällt ein für die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen verwendetes elektronisches Aufzeichnungssystem aus, wie z. B. durch Stromausfall oder wegen eines technischen Defekts, ist es zulässig, während dieser Zeit die Vorgänge auf Papier zu erfassen. Die Ausfallzeit ist in geeigneter Weise zu dokumentieren und möglichst belegmäßig nachzuweisen.^[16]

Es ist kein bestimmtes Buchführungssystem vorgeschrieben. Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der gesonderten Ablage von Belegen bestehen.^[17][18] Bei Kaufleuten muss die Buchführung allerdings den Grundsätzen der doppelten Buchführung entsprechen.^[19]

Eine der wichtigsten Aufgaben der Buchführung ist, den Kaufmann über den Stand seiner Forderungen und Verpflichtungen gegenüber seinen Geschäftsfreunden auf dem Laufenden zu halten. Dazu dient das Geschäftsfreundebuch mit einer kontenmäßigen Darstellung der unbaren Geschäftsvorfälle (Forderungen und Schulden), aufgegliedert nach den einzelnen Geschäftsfreunden und Kundenkontakten. Wo ein laufender unbarer Geschäftsverkehr mit Geschäftsfreunden, der im Interesse der erforderlichen Übersicht die Führung eines kontenmäßig gegliederten Geschäftsfreundebuches sachlich notwendig macht, nicht gegeben ist, genügt es, wenn die unbaren Geschäftsvorfälle in Tagebüchern zeitfolgemäßig aufgezeichnet und im Kontokorrentbuch lediglich die am Bilanzstichtag bestehenden Forderungen und Schulden ausgewiesen werden.^[20]

Hinweis

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Aus Zumutbarkeitsgründen kann bei Vorliegen bestimmter Umstände auf die – tägliche – Einzelaufzeichnung verzichtet werden, wenn

• der Steuerpflichtige nachweist, dass es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen;^[21]
• bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird;^[22]
• bei Verwendung einer offenen Ladenkasse zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung am selben Ta...