Bring Your Own Device at my Company / 2 Allgemeine Motivation von BYOD-Modellen

Es gibt diverse Varianten, wie Arbeitnehmer-Endgeräte in Steuerkanzleien eingesetzt werden können. Beispielsweise nehmen in der Wirtschaft einige Unternehmen immer häufiger Consumer-Endgeräte in die Palette der den Mitarbeiter angebotenen Hardware mit auf, aus der diese die für sie erforderlichen IT-Systeme auswählen können. Andere Unternehmen wiederum geben ihren Mitarbeitern jedes Jahr einen festen Betrag für Beschaffungen, lassen sie ihre Geräte frei auswählen und erlauben unter bestimmten Bedingungen die private Nutzung der Hardware. Die Geräte bleiben jedoch im Eigentum der Firmen.

Neu ist, dass im Rahmen eines BYOD-Modells die Initiative auf Seiten des Arbeitnehmers liegt.^[1] Denn er schafft aus eigenem Antrieb Hardware an, die seinen Bedürfnissen entspricht. Diese Motivation wird durch einige Steuerkanzleien verstärkt, die ihre Mitarbeiter mit einer Hardwarepauschale bei der Anschaffung der privaten Geräte unterstützen.

BYOD-Modellen werden viele Vorteile zugeschrieben.^[2] So steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter, wenn sie aktuelle Endgeräte einsetzen können, da sie beispielsweise benutzerfreundlicher sind oder als Statussymbole angesehen werden. Auch die Motivation der Mitarbeiter soll steigen, wenn sie bei der Auswahl der Endgeräte mitwirken können und ihre Vorlieben für bestimmte Produkte oder bestimmte Marken berücksichtigt werden. Denn die Mitarbeiter können Endgeräte anschaffen, die ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechen. Auch brauchen Mitarbeiter nur ein Endgerät bei sich führen und können dieses sowohl privat als auch beruflich nutzen. So wird es als praktisch empfunden, nur noch ein Smartphone, Tablet oder einen Laptop für dienstliche und private Belange bei sich zu führen. Zudem sind auf diese Weise Mitarbeiter für Steuerberater, Kollegen oder Mandanten besser erreichbar.

Einige Steuerberater sehen ihren Beweggrund für den Einsatz von BYOD-Modellen darin, dass IT-Anschaffungskosten gesenkt werden können, wenn die Endgeräte von den Mitarbeitern privat angeschafft werden und vom Steuerberater lediglich zu einem Teil subventioniert werden.^[3] Dabei ist jedoch nicht zu vernachlässigen, dass eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung neben den Anschaffungskosten gegebenenfalls höheren Kosten für die zusätzlichen Administrations- und Sicherheitsmaßnahmen berücksichtigen muss.

Ein erheblicher Vorteil, der jedoch bislang wenig Beachtung findet, ist das Einsparpotential an Energiekosten. In Zeiten knapper Ressourcen bieten BYOD-Modelle auch ein Einsparpotential derartiger Kosten. Gezieltes Marketing gibt modernen Steuerkanzleien so ein „grünes Image“. So liegt eine einfache Methode zum Energiesparen in der Verwendung von mobilen Endgeräten. Denn der Stromverbrauch ist bei der Entwicklung von Notebooks, Netbooks, Smartphones oder Tablets von entscheidender Bedeutung.

Die wachsende Verbreitung von mobilen Endgeräten, die mit dem Kanzleinetzwerk verbunden sind, zwingt die Steuerberaterschaft dazu, einen Ausgleich zwischen ihrer Verantwortung für die Sicherheit und Integrität der Kanzleidaten sowie den Erwartungen der Arbeitskräfte zu schaffen. Die neue Generation von Mitarbeitern erwartet von ihren Steuerberatern, dass die Verantwortlichen die Verwendung beliebiger Geräte – persönlicher und vom Unternehmen bereitgestellter – den Zugriff auf Kanzleinetzwerke zulassen. Denn diese Mitarbeiter möchten räumlich unabhängig ihre Arbeitsleistung erbringen.

[1] Raif/Nann, GWR 2016, 221, 222.

[2] In Anlehnung an Däubler, Internet und Arbeitsrecht, 2015, Rn. 210b; Raif/Nann, GWR 2016, 221, 222; Imping/Pohle, KuR 2012, 470 ff.; Sinn, CuA 2011, 4.

[3] Siehe dazu beispielsweise Imping/Pohle, KuR 2012, 470 ff.