Dr. Dario Arconada Valbuena
Der Einsatz von BYOD-Modellen in Steuerkanzleien kann durchaus positiv bewertet werden. Dies gilt dabei für beide Seiten; sowohl die Steuerberater, als auch die Arbeitnehmer können vom technischen Fortschritt profitieren.
Bei der Umsetzung von BYOD-Modellen ist jedoch zu berücksichtigen, dass unterschiedliche Interessen aller beteiligten Akteure beachtet werden müssen, um diese dann in Einklang zu bringen. Es gilt dabei die unterschiedlichen Belange bereits im Vorfeld der Einführung auszutauschen, um das für das jeweilige Steuerbüro ideale Konzept auszuarbeiten. Der Ausgleich der beiderseitigen Interessen ist hierbei ein dynamischer Vorgang.
Die Interessen der Beteiligten können sich im Laufe der Zeit verlagern. Dies bedeutet, dass sich auch das BYOD-Modell aktiv den Beteiligten anpassen muss. Damit diese Adaption erfolgen kann, ist es zwingend, die etablierten Prozesse fortlaufend zu evaluieren und gegebenenfalls an neue Bedingungen anzupassen.
Ökonomische Anreize auf allen Seiten verhelfen dem technischen Fortschritt auch beim Thema BYOD zu einem Durchbruch. Wird der untersuchte rechtliche Regelungskontext bei der Umsetzung von BYOD-Modellen gewahrt, lassen sich rechtliche Risiken weitgehend reduzieren. Allgemein, wie auch im Fall von BYOD-Modellen, gilt der Grundsatz, dass ein Restrisiko nicht gänzlich auszuschließen ist. Dabei hilft jedoch unter anderem der gezielte Einsatz von Technik. Datenverlust, Angriffe auf Mandantendaten, Attacken auf die Vertraulichkeit und dergleichen lassen sich effektiv beherrschen, sofern technische und organisatorische Gestaltungsziele im konkreten Fall umgesetzt werden. Dies hat zugleich zur Folge, dass die mit der Einführung von BYOD-Modellen verbundenen Chancen höher bewertet werden können als die aufgezeigten Risiken. Dabei bieten sich beispielsweise durch die höhere Flexibilität, die mit dem Schlagwort „Work-Life-Balance“ betitelt wird, attraktive Möglichkeiten der Arbeitsgestaltung für den Einzelnen. Daneben profitiert der Steuerberater nicht nur von einer höheren Flexibilität der einzusetzenden Ressourcen, sondern auch von Kostensenkungen, zumeist durch Effektivitäts- und Produktivitätssteigerung.
Die Praxis hat gezeigt, dass Datenschutz auch für Smartphones, Tablets und dergleichen umfassend zu berücksichtigen ist. Dies bedeutet, dass für BYOD-Modelle organisatorische und technische Maßnahmen zum Datenschutz unabdingbar sind, wobei es gleichgültig ist, ob sich diese Daten auf einem Computer oder einem Smartphone befinden. Ist die Datenverarbeitung automatisiert, so ergeben sich eine Vielzahl konkreter Anforderungen bereits aus den einzelnen gesetzlichen Bestimmungen. Die organisatorischen und technischen Anforderungen müssen auch dann beachtet werden, wenn Arbeitnehmer für den Steuerberater auf ihren eigenen, privaten Endgeräten Daten verarbeiten oder nutzen. In diesem Zusammenhang ist in Erinnerung zu rufen, dass es beispielsweise Smartphone-Apps gibt, die ihre Nutzer autonom ausspionieren. Es sind darüber hinaus jedoch auch Softwareapplikationen denkbar, welche weit mehr Informationen abfragen als bloße Nutzungsdaten, denn Wirtschaftsspionage ist bereits jetzt existent.
Bei der Umsetzung vieler datenschutzrechtlicher Maßnahmen stellt sich das Problem, dass diese insbesondere auf klassische Datenverarbeitungsstrukturen abzielen. Für moderne und sich wandelnde Formen der mobilen Datenverarbeitung, wie es bei BYOD-Modellen der Fall ist, sind die Vorgaben nicht unmittelbar beziehungsweise lediglich begrenzt geeignet, um einen umfassenden Datensicherungsstand zu gewährleisten. Konsequenz aus diesem Defizit darf jedoch nicht sein, dass von Anfang an auf umfangreiche Datenschutzmaßnahmen verzichtet wird. Vielmehr ist der Verantwortliche regelmäßig gefragt, auf technische Neuerungen einzugehen, diese permanent zu überprüfen und weiter zu entwickeln. Lässt sich der gesetzlich vorgegebene Schutzstandard nicht einhalten, kann dies mit Blick auf die informationelle Selbstbestimmung im Einzelfall dazu führen, dass bestimmte Verarbeitungen oder Nutzungen nur eingeschränkt oder überhaupt nicht durchgeführt werden dürfen. Dies gilt nicht weniger für die Einführung und Umsetzung von BYOD-Modellen. Lässt sich seitens des Verantwortlichen nicht sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, muss die Verwendung privater Geräte untersagt und technisch ausgeschlossen werden. Dies führt letztlich dazu, dass der Steuerberater dafür Sorge zu tragen hat, dass die in einem BYOD-Modell eingesetzte Hardware zumindest zentral konfiguriert und administriert werden kann.
Damit Nutzungsregelungen im Rahmen von BYOD-Modellen Wirkung zeigen, sind in den Steuerkanzleien die dazugehörigen Strukturen und Prozesse, angefangen bei der Beschaffung der Hardware durch die Mitarbeiter, bis hin zum Verkauf oder Verlust derselben, zu schaffen und im Steuerbüro zu etablieren. Dies kann dazu führen, dass die Beteiligten sich für ein anderes Modell, zum Beispiel "Choose Your Own ...