Teile der Finanzbuchführung können separat und unabhängig in der Nebenbuchführung erfasst werden. Die Ergebnisse (addierte Werte) werden dann vor Erstellung des Jahresabschlusses an die Hauptbuchführung gegeben.
5.1 Debitorenbuchführung bildet Geschäftsvorfälle mit Kunden ab
Debitoren (= Schuldner) sind aus Sicht des Unternehmers dessen Kunden, die bereits Ware, Dienstleistungen bezogen haben, aber die Gegenleistung (Zahlung) noch nicht erbracht haben. Der Unternehmer hat dann eine Forderung gegen den Kunden. Für jeden Kunden wird ein eigenes Debitorenkonto geführt (= Personenkonto). Buchungen erfolgen auf dem Debitorenkonto, wenn die Rechnung gestellt wird und wenn diese bezahlt wurde. Die Debitorenbuchführung ist eine Nebenbuchführung zum Sachkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" und dient der Übersichtlichkeit in der Buchführung. Die Debitorenbuchführung gehört zum Forderungsmanagement und erleichtert das Mahnwesen im Unternehmen.
Buchung auf dem Debitorenkonto "Kunde M." nach Rechnungsstellung über 1.190 EUR
| Konto SKR 03 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
Konto SKR 03 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
| 10001 |
Kunde M. |
1.190 |
8400 |
Erlöse 19 % USt |
1.190 |
| Konto SKR 04 Soll |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
Konto SKR 04 Haben |
Kontenbezeichnung |
Betrag EUR |
| 10001 |
Kunde M. |
1.190 |
4400 |
Erlöse 19 % USt |
1.190 |
In den 1.190 EUR sind 19 % Umsatzsteuer(= 190 EUR) enthalten, die bei Nutzung eines Automatik-Kontos auf das separate Konto "Umsatzsteuer 19 %" gebucht wird.
Das Fehlen eines Debitoren-Sachkontos (Verrechnung der Salden aller Kundenkonten) stellt einen Mangel im System einer Buchführung dar, wenn infolge der großen Zahl der Kunden der jeweilige Stand der gesamten Forderungen aus den einzelnen Personenkonten nur mit umständlichen Berechnungen ermittelt werden kann.
5.2 Kreditorenbuchführung bildet Geschäftsvorfälle mit Lieferanten ab
Kreditoren (= Gläubiger) sind aus Sicht des Unternehmers dessen Lieferanten, von denen er bereits Ware, Dienstleistungen bezogen hat, aber die Gegenleistung (Zahlung) dafür seinerseits noch nicht erbracht wurde. Der Unternehmer hat dann eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein eigenes Kreditorenkonto geführt (= Personenkonto). Buchungen erfolgen auf dem Kreditorenkonto, wenn die Rechnung vorliegt und wenn diese bezahlt wurde oder wenn Gutschriften vom Lieferanten erteilt werden. Die Kreditorenbuchführung ist eine Nebenbuchführung zum Sachkonto "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" und dient der Übersichtlichkeit in der Buchführung. Die Lieferantenkonten zeigen dem Unternehmer auf, wie es um die Liquidität des Betriebs bestellt ist.
5.3 Lagerbuchführung erfasst alle Vorgänge im Bereich des Wareneinkaufs
Die Lagerbuchführung erfasst kontinuierlich die Zu- und Abgänge von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, unfertige Erzeugnisse, fertige Erzeugnisse, Waren und ermöglicht damit eine permanente Inventur. Zugänge und Abgänge müssen aber einzeln nach Zeitpunkt, Art und Menge erfasst und anhand von Belegen nachgewiesen werden. Soll-Bestände laut Lagerbuchführung müssen einmal pro Geschäftsjahr mit den tatsächlich vorhandenen Ist-Beständen mittels Inventur verglichen werden. Vorteile der Lagerbuchführung: Anhand der eingehenden Aufträge kann geplant werden, was zu bestellen ist. Mithilfe der Lagerbuchführung kann auch mit mathematischen Formeln eine Abschätzung und Vorhersage über die Bestandsentwicklung ermittelt werden (Lagerkennzahlen). Eine Buchführung ist nicht ordnungsmäßig, wenn die der Inventur zugrunde liegenden Belege (Aufnahmelisten) nicht aufbewahrt werden.
5.4 Anlagenbuchführung erfasst alle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens
Die Anlagenbuchführung dient zur Erfassung aller Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Sie beinhaltet die Art, die Menge und den Wert der einzelnen beweglichen und unbeweglichen Wirtschaftsgüter. Sie informiert zudem über das Alter und den Zustand des Anlagevermögens. Alle abnutzbaren und nicht abnutzbaren Gegenstände müssen erfasst werden.
Unverzichtbar sind Angaben über
- das Datum der Anschaffung/Herstellung,
- den Tag des Ausscheidens aus dem Betriebsvermögen,
- die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer und
- die Höhe der Anschaffungs-/Herstellungskosten sowie
- die planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungsbeträge.
Aus der Anlagenbuchführung kann der Unternehmer u. a. den künftigen Investitionsbedarf ablesen bzw. auch prüfen, ob für alte Wirtschaftsgüter etwaige Sachversicherungen aufgekündigt werden sollten. In der Buchführung wird das Anlagevermögen auf Sammelkonten erfasst.
5.5 Kassenbuchführung erfasst den gesamten betrieblichen Barverkehr
Bilanzierende Steuerzahler müssen die Bareinnahmen grundsätzlich täglich aufzeichnen und die sog. Grundaufzeichnungen aufbewahren. Nur ausnahmsweise kann die betriebliche Kassenführung auch dann noch als ordnungsgemäß gelten, wenn aufgrund gewichtiger betriebsinterner Gründe die Kassenaufzeichnungen erst am nachfolgenden Werktag anhand der vorliegenden Belege vorgenommen werden, z. B. wegen Urlaubsabwesenheit des Inhabers.
Bei Betrieben mit erheblichen baren Umsätzen müs...