Buchführung: Rechtsgrundlagen und Aufbau / 1.3 Systeme

Rz. 6

Als Buchführungssystem wird das formale System von Regelungen bezeichnet, das die Ordnung, Verknüpfung und Verdichtung der aufzeichnungspflichtigen Vorgänge festlegt.^[1]

Rz. 7

Historisch bedingt besteht die doppelte Buchführung aus verschiedenen Arten von Büchern: Grund- und Hauptbuch sowie Nebenbüchern. Im Grundbuch werden die einzelnen Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst. Zusätzlich werden alle Geschäftsvorgänge sachlich geordnet im Hauptbuch erfasst.^[2] Dies geschieht durch Verbuchung auf verschiedenen (Sach-)Konten (Rz. 61).

In der heute vorherrschenden EDV-Buchführung werden die Geschäftsvorfälle tatsächlich nur einmal erfasst und von der Buchführungssoftware automatisch in die verschiedenen "Bücher geschrieben", für die dann einzelne Auswertungen abrufbar sind.^[3] Für diese sog. Journal- und Kontenfunktion ist es notwendig, dass bereits bei der erstmaligen Eingabe des Buchungssatzes (Rz. 67 ff.) alle für die sachliche Zuordnung notwendigen Angaben erfasst werden.

Als sog. Nebenbücher kommen je nach unternehmensindividuellen Erfordernissen z. B. die Offene-Posten-Buchführung (auch: Debitoren- und Kreditorenbuchführung oder Kontokorrentbuchführung), die Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsbücher und Lagerbücher in Betracht.

Rz. 8

Der Begriff der doppelten Buchführung kommt jedoch nicht nur von der eben beschriebenen doppelten Erfassung der Geschäftsvorfälle in Grund- und Hauptbuch, sondern v. a.von der Technik der doppelten Ergebnisermittlung – einerseits durch Bestandsvergleich,^[4] andererseits durch Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).^[5]

Es gilt:

Eigenkapital (0)
+ Erträge der Periode
./. Aufwendungen der Periode	(= erfolgswirksame Transaktionen)
+ Einlagen/Kapitalerhöhungen
./. Entnahmen/Kapitalherabsetzungen	(= erfolgsunwirksame Transaktionen)
= Eigenkapital (1)

Das bedeutet im Umkehrschluss:

Ergebnisermittlung durch Betriebsvermögensvergleich:

Eigenkapital (1)
./. Eigenkapital (0)
./. Einlagen/Kapitalerhöhungen
+ Entnahmen/Kapitalherabsetzungen
= Erfolg des Abrechnungszeitraumes

Ergebnisermittlung durch Gewinn- und Verlustrechnung:

Erträge der Periode
./. Aufwendungen der Periode
= Erfolg des Abrechnungszeitraumes

Rz. 9

Dieser Mechanismus der doppelten Ergebnisermittlung rührt daher, dass bei jeder Buchung mindestens 2 Konten angesprochen werden (Rz. 67 ff.). Bei einer erfolgswirksamen, d. h. ergebnisverändernden Buchung werden stets 2 verschiedene Konten je Buchungssatz berührt: ein Bestandskonto und ein Aufwands- oder Ertragskonto. Diese Buchungen verändern gleichzeitig sowohl die Differenz zwischen Erträgen und Aufwendungen als auch das Eigenkapital eines Unternehmens, das die Differenz zwischen Vermögensgegenständen und Schulden bildet.

Eine Verbuchung zwischen 2 Bestandskonten verändert das Ergebnis hingegen nicht – weder beim Bestandsvergleich, noch in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Praxis-Beispiel

Erfolgswirksamer Geschäftsvorfall:

Barverkauf von Waren i. H. v. 500 EUR.^[6]

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
1000	Kasse	500 EUR	8400	Umsatzerlöse	500 EUR

Der Zugang i. H. v. 500 EUR auf dem aktiven Bestandskonto Kasse erhöht im Ergebnis das Eigenkapital eines Unternehmens, da die Aktivseite der Bilanz zunimmt. Der Zufluss von 500 EUR auf dem Erfolgskonto Umsatzerlöse vermehrt die Betriebseinnahmen und verbessert damit das Ergebnis in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Erfolgsunwirksamer Geschäftsvorfall:

Bankeinzahlung der Kasseneinnahmen i. H. v. 500 EUR.

Konto SKR 03 Soll	Konten- bezeichnung	Betrag	Konto SKR 03 Haben	Konten- bezeichnung	Betrag
1200	Bank	500 EUR	1000	Kasse	500 EUR

Bei dieser Buchung werden 2 aktive Bestandskonten angesprochen, das eine im Soll, das andere im Haben. Die Bilanzsumme wird nicht verändert. Es liegt ein sog. Aktiv-Tausch (Rz. 68)^[7] vor. Die Größe Eigenkapital wird nicht berührt. Da kein Erfolgskonto bebucht wird, kann sich auch das Betriebsergebnis nicht verändern.

Diese Technik der Doppelbuchung bietet eine wichtige Kontrollmöglichkeit. Bei richtiger Verbuchung der Geschäftsvorfälle bleibt die Aktivseite^[8] und die Passivseite^[9] der Bilanz^[10] immer im Gleichgewicht. Diese systeminterne Kontrolle ist m. E. ausschlaggebend für die überaus weite, internationale Verbreitung der doppelten Buchführung.

Bei der heute vorherrschenden EDV-gestützten Buchführung ist die doppelte Buchführung praktisch alternativlos, da sie durch die Programmierung der Software vorgegeben ist.^[11]

Rz. 10–13

vorläufig frei

Rz. 14

Die zunehmend papierlosen Buchführungswerke haben auch eine Zugriffsmöglichkeit seitens der Finanzverwaltung auf die elektronischen Daten notwendig gemacht. Im Zuge des Steuersenkungsgesetzes wurde den Außenprüfungsdiensten^[12] ein Zugriffsrecht auf die elektronische Buchführung der Unternehmen eingeräumt.^[13]

Dieses Zugriffsrecht berechtigt die Finanzbehörde,

• Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das DV-System des Steuerpflichti...