Buchhaltung als Basis für das Controlling - Vermeiden Si ... / Fehler 3 von 10: Personalkosten fehlen

Wie können Personalkosten fehlen? Das kann vorkommen, wenn die Löhne und Gehälter für den Dezember erst im Januar bezahlt und gebucht werden. Im Dezember wurde eine Rückstellung gebucht und gegen diese Rückstellung wird nun die Zahlung gebucht, sodass – richtigerweise – die Dezemberlöhne nicht den Januar belasten.

Wenn aber die Januarlöhne erst im Februar, die Februarlöhne im März etc. bezahlt werden, besteht die Gefahr, dass sie auch erst in den Monaten der Zahlung gebucht werden. Dann fehlt ein Monat Löhne und Gehälter, vielleicht sogar die zugehörigen Lohnsteuern und Sozialabgaben.

Beispiel für falsche Buchungen:

Monat, für den die Personalkosten bezahlt werden	Monat, in dem die Personalkosten bezahlt werden	Monat, auf den die Personalkosten gebucht werden
Dezember 20xx	Januar 20x1	Dezember 20xx
Januar 20x1	Februar 20x1	Februar 20x1
Februar 20x1	März 20x1	März 20x1
März 20x1	April 20x1	April 20x1
April 20x1	Mai 20x1	Mai 20x1
Mai 20x1	Juni 20x1	Juni 20x1
Juni 20x1	Juli 20x1	Juli 20x1
Juli 20x1	August 20x1	August 20x1
August 20x1	September 20x1	September 20x1
September 20x1	Oktober 20x1	Oktober 20x1
Oktober 20x1	November 20x1	November 20x1
November 20x1	Dezember 20x1	Dezember 20x1
Dezember 20x1	Januar 20x2	Dezember 20x1

Tab. 2: Übersicht fehlerhafter Buchungszeitpunkte für Personalkosten

Es wird deutlich, dass die Personalkosten für den Januar "unterschlagen" werden, wenn so gebucht wird. Erst im Dezember wird dieser Fehler korrigiert (siehe Tab. 2).

Die Lösung: Die Personalkosten werden grundsätzlich in den Monat gebucht, für den sie bezahlt werden, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt (siehe Tab. 3).

Beispiele für die richtige Buchung:

Monat, für den die Personalkosten bezahlt werden	Monat, in dem die Personalkosten bezahlt werden	Monat, auf den die Personalkosten gebucht werden
Dezember 20xx	Januar 20x1	Dezember 20xx
Januar 20x1	Februar 20x1	Januar 20x1
Februar 20x1	März 20x1	Februar 20x1
März 20x1	April 20x1	März 20x1
April 20x1	Mai 20x1	April 20x1
Mai 20x1	Juni 20x1	Mai 20x1
Juni 20x1	Juli 20x1	Juni 20x1
Juli 20x1	August 20x1	Juli 20x1
August 20x1	September 20x1	August 20x1
September 20x1	Oktober 20x1	September 20x1
Oktober 20x1	November 20x1	Oktober 20x1
November 20x1	Dezember 20x1	November 20x1
Dezember 20x1	Januar 20x2	Dezember 20x1

Tab. 3: Übersicht richtiger Buchungszeitpunkte für Personalkosten

Sollten die Löhne erst spät im Folgemonat errechnet werden, muss mit kalkulatorischen Personalkosten in der geschätzten Höhe gearbeitet werden, die im jeweiligen Folgemonat korrigiert werden.

Praxis-Beispiel

Kalkulatorische Personalkosten

Geschätzte Höhe der Personalkosten Januar:	20.000
Buchung für Januar:	20.000
Tatsächliche Höhe lt. Abrechnung im Februar:	20.500
Korrektur im Februar für Januar:	500
Geschätzte Höhe der Personalkosten Februar:	21.000
Buchung im Februar:	21.000
Tatsächliche Höhe lt. Abrechnung im März:	20.800
Korrektur im März für Februar:	– 200

Wenn die Personalkosten kaum schwanken, genügt es, die Personalkosten eines Monats als kalkulatorischen Aufwand in den Januar zu buchen und in den restlichen Monaten des Jahres die Kosten in den jeweiligen Monat der Zahlung zu buchen. Die – insgesamt geringen – Korrekturen erfolgen bei der Erstellung des Jahresabschlusses.