Auf einen Blick
Abb. 1: Buchhaltungssünden aufspüren und ausmerzen
Schritt für Schritt
Fehler 1 von 10: Luftumsätze vermeiden
Die Finanzbuchhaltung bucht die Rechnungen, die ihr vorgelegt oder die automatisch aus einem Auftragsbearbeitungsprogramm übernommen werden. In vielen Betrieben werden für größere Aufträge mehrere Rechnungen ("nach Baufortschritt") geschrieben. Dabei wird von der insgesamt erbrachten Leistung, die z. B. durch ein Aufmaß ermittelt wird, der Betrag abgezogen, der bereits zuvor in Rechnung gestellt wurde.
Aber die Software ist manchmal so eingestellt, dass nicht der bereits in Rechnung gestellte Betrag abgezogen wird, sondern der vom Kunden bezahlte Betrag. Da sich viele Kunden mit der Bezahlung der Rechnungen Zeit lassen, weichen die Beträge oft voneinander ab.
Die Konsequenz: Leistungen werden doppelt verbucht, erhöhen so den ausgewiesenen Umsatz, damit den Gewinn und den Forderungsbestand. Das ist für ein Unternehmen u. U. teuer, wenn – was nicht zwingend ist – für diesen "Luftumsatz" Mehrwertsteuer bezahlt werden muss.
Manchmal werden Abschlagsrechnungen gestellt, bevor eine Leistung erbracht wurde. Wenn diese normal als Umsatzerlöse gebucht werden, entstehen ebenfalls "Luftumsätze".
Grundsätzlich sollten nur Schlussrechnungen, wenn also die Leistung vollständig erbracht wurde, als Umsatzerlöse mit dem vollen Betrag gebucht werden. Alle Rechnungen zuvor sind als Kundenanzahlungen, also als Verbindlichkeit, zu buchen. Der diesen Verbindlichkeiten gegenüberstehende Vermögenswert sind die "teilfertigen Arbeiten", die in vielen Unternehmen nicht oder nur ungenau erfasst werden. Es gehört aber zu den Notwendigkeiten des Controllings in solchen Betrieben, dass diese Bestände monatlich, wenigstens aber quartalsweise ermittelt und in der Buchhaltung erfasst werden.
Wann ist Umsatzsteuer zu bezahlen?
Grundsätzlich ist die Umsatzsteuerzahllast, also die Differenz zwischen der Mehrwertsteuer, die Sie Ihren Kunden berechnen, und der Vorsteuer, die Sie von Ihren Lieferanten in Rechnung gestellt bekommen, im nächsten Monat zu bezahlen (bei Dauerfristverlängerung einen Monat später). Dabei ist es egal, ob die Rechnungen bereits bezahlt wurden. Zahlt Ihr Kunde spät, müssen Sie also nicht nur Ihre eigene Leistung vorfinanzieren, sondern auch die Mehrwertsteuer. Das geht zu Lasten Ihrer Liquidität. Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast in einem Jahr bis 7.500 Euro beträgt, können die Umsatzsteuervoranmeldung einmal pro Quartal abgeben.
Abschlagsrechnungen erstellen
Wenn Sie allerdings eine Abschlagsrechnung stellen, also der Auftrag nicht vollständig erledigt ist (wenn Sie z. B. mangels Abnahme keine Schlussrechnung stellen können), müssen Sie die Mehrwertsteuer erst zahlen, wenn Ihr Kunde zahlt oder wenn Sie mit dem Auftrag vollständig fertig sind – je nachdem, was zuerst eintritt.
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung, damit solche Rechnungen richtig verbucht werden, um nicht zu früh die Umsatzsteuer zahlen zu müssen.
Fehler 2 von 10: Bestandsveränderungen nicht gebucht
Bestandsveränderungen können im Bereich der unfertigen oder der fertigen Arbeiten entstehen, wenn diese noch nicht abgerechnet wurden. In diesen Fällen sind die in der Buchhaltung ausgewiesenen Umsätze zu korrigieren. Liegt der Bestand höher als zu Jahresbeginn (Wert in der Bilanz), ist die Veränderung des Bestandes dem Umsatz hinzuzuzählen, liegt er darunter, müssen wir die Bestandsveränderung vom Umsatz abziehen. Ergebnis ist die Gesamtleistung, die als der um Bestandsveränderungen korrigierte Umsatz definiert wird.
Bestandsveränderungen richtig erfassen
Der Bestand an Fertigwaren lag zu Jahresbeginn nach der Vorjahresbilanz bei 50.000 Euro. Am 30.06. ermitteln wir einen Bestand noch nicht abgerechneter Fertigwaren von 60.000 Euro. Der gebuchte Umsatz lag in dieser Zeit bei 300.000 Euro. Tatsächlich haben wir also eine Leistung von 310.000 Euro erbracht.
| Umsatz laut Buchhaltung per 30.06.: |
300.000 Euro |
| ./. Bestand Fertigwaren zu Jahresbeginn: |
50.000 Euro |
| + Bestand Fertigwaren 30.06.: |
60.000 Euro |
| = Gesamtleistung 01.01. – 30.06. |
310.000 Euro |
Liegt dagegen der Bestand an Fertigwaren unter dem Bestand zu Jahresbeginn (z. B. bei 35.000 Euro), haben wir im laufenden Jahr mehr verkauft als produziert. Deshalb müssen wir den Umsatz um den Betrag korrigieren, den wir bereits im Vorjahr produziert haben.
| Umsatz laut Buchhaltung per 30.06.: |
300.000 Euro |
| ./. Bestand Fertigwaren zu Jahresbeginn: |
50.000 Euro |
| + Bestand Fertigwaren 30.06.: |
35.000 Euro |
| = Gesamtleistung 01.01. – 30.06.: |
285.000 Euro |
Die gleiche Berechnung gilt für Bestandsveränderungen im Bereich der teilfertigen Arbeiten zu den jeweiligen Stichtagen.
Vorsicht Falle!
Wenn Sie von Ihren Lieferanten eine Abschlagsrechnung erhalten, wird diese üblicherweise zu diesem Zeitpunkt noch nicht als Materialaufwand gebucht, sondern als Forderung gegenüber dem Lieferanten. Diese Forderung geht als solche in die Bilanz ein, wenn bis zum Stichtag keine Schlussrechnung gestellt wurde. Dieser Betrag darf nicht in die Bewertung der teilfertigen Arbeiten eingehen, da wir ...