Oberstes Ziel der Anwendung neuer Prozesse ist es, zu einer besseren Unternehmenssteuerung beizutragen. Durch die Einbindung verschiedener Interessengruppen bei der Entwicklung neuer Prozesse können organisatorische Grenzen und die Zusammenarbeit optimiert und erweitert werden. Inhaltliche Probleme der Planung können nicht einfach durch die Implementierung neuer Software behoben werden. Um ein Konzept erfolgreich zu entwickeln und die benötigte Akzeptanz für die anstehenden Veränderungen zu schaffen, bedarf es eines dreistufigen Ansatzes.
Grobkonzept
Ein holistischer Lösungsansatz beginnt bei der Analyse des zugrunde liegenden Problems. In dem beschriebenen Ansatz wurde mit der Entwicklung eines Grobkonzepts begonnen. Dabei erfolgte zunächst die vollständige Aufnahme der bestehenden Planungsprozesse und die Durchführung von Interviews mit einzelnen Personen aus den Finanz- und Business Bereichen. Ziel war es hierbei, eine erste Indikation der vorherrschenden Missstände der aktuellen Planungs- & Forecast-Prozesse zu erhalten, Optimierungspotenziale zu identifizieren und das Zielbild zu definieren.
Feinkonzept
Im zweiten Schritt erfolgte die Überführung des Grobkonzepts in ein Feinkonzept. Dies umfasste eine detaillierte Beschreibung der zukünftigen Planungs- und Forecast-Module als auch die Erstellung erster Prototypen, sogenannter Mock-ups, um den Nutzern das zukünftige Design der Eingabemaske zu veranschaulichen. In diesem Zusammenhang wurden im Rahmen der Feinkonzept-Phase auch die Datenmodelle und Quellsysteme eingehend beschrieben und erläutert. Darüber hinaus wurde anhand eines Fahrplans definiert, welche Ergebnisse, Entscheidungen und Meilensteine zu den jeweiligen Stichtagen realisiert werden mussten, um den Projekterfolg zu sichern.
Implementierung
Nachdem das Feinkonzept von den jeweiligen Entscheidungsträgern im Unternehmen verabschiedet wurde, folgte die Implementierung. Dabei empfiehlt sich eine modulare Einführung der Planungsmodule über mehrere Jahre hinweg. In dem beschriebenen Ansatz wurde der Roll-out schrittweise über die Finanz- an die Business-Organisation vollzogen. Dabei wurde zunächst mit der Implementierung der Kernmodule, wie z. B. Umsatz, Kosten sowie Gewinn- und Verlust begonnen. Anschließend folgte die Ausweitung in vorgelagerte Module wie FTE und Personalkosten sowie die Anbindung an den S&OP Prozess. Die graduelle Implementierung des Feinkonzepts ermöglichte es, die Funktionalität der Module eingehend zu testen und die sich daraus ergebenden Erkenntnisse auf ausstehende Bereiche anzuwenden.
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