Die nachstehende Übersicht führt ohne Anspruch auf Vollständigkeit Fragen und Risiken auf, die im Vertrieb übergreifend oder für einzelne Vertriebstypen von besonderer Bedeutung sind. Sie beschreibt kurz rechtliche Vorgaben und Schwierigkeiten und gibt so Hinweise auf mögliche Problemfelder. Soweit möglich, erfolgen auch Vorschläge für Maßnahmen zur Risikoreduzierung. Die Gliederung der Themenfelder orientiert sich am Vertriebsprozess:
- Was sind Compliance-erhebliche Grundsätze für den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen?
- Welche Mittel dürfen dafür eingesetzt werden? Welche Daten dürfen dafür herangezogen, gespeichert und bearbeitet werden?
- Welche Vertriebsmaßnahmen gelten als unlauter, können abgemahnt werden oder sind bußgeldbedroht?
- Wieso kann Exportkontrolle schon im Vorfeld der Geschäftsanbahnung eine Rolle spielen?
- Was ist zu beachten, damit Beziehungspflege nicht in strafbare Korruption übergeht?
- Wo liegen beim Vertrieb Fallstricke für kartellrechtlich verbotene Vorgehensweisen?
- Welche Sorgfalts- und Aufsichtspflichten bestehen bei Auswahl und Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern?
Innerhalb der einzelnen Felder werden Einzelthemen nach Stichworten in alphabetischer Reihenfolge oder dort – wo wegen des übergreifendes Zusammenhanges sinnvoll – themenorientiert im Sinne eines Glossars behandelt. Einzelne Stichworte können mehrfach unter verschiedenen Themenfeldern auftauchen. Auf ergänzende Beiträge und Arbeitshilfen wird hingewiesen.
Bei Bedarf Berater hinzuziehen
Es versteht sich von selbst, dass im Einzelfall näherer Beratungsbedarf bestehen kann.
3.1 Beziehungspflege
Teil jeder Vertriebsanstrengung ist der Aufbau und die Pflege von Beziehungen. Diese können abhängig von Geschäftsfeld, Produkt oder Dienstleistung, Region und der Stellung der Ansprechpartner beim Kunden mehr oder weniger persönlich geprägt sein. Unternehmen sollten sich bei Ausgestaltung ihrer Compliance-Regeln grundsätzlich darüber verständigen, welchen Stil sie insoweit praktizieren wollen. Dieses Merkblatt geht davon aus, dass der Aufbau und die Pflege persönlicher Beziehungen durch Geschenke und Einladungen ein legitimer Bestandteil der Vertriebsaktivitäten ist. Durch Grenzziehungen, Offenlegungs- und Kontrollmaßnahmen muss aber gewährleistet sein, dass hierdurch
- kein Interessenkonfliktpotential entsteht,
- die berufliche Urteilsfähigkeit und Unabhängigkeit des Geschäftspartners nicht in Frage gestellt wird und
- die Compliance-Regeln des Geschäftspartners respektiert werden.
Hierbei tragen Offenlegung und Transparenz entscheidend dazu bei, Missstände zu verhindern. Natürlich ist in Bezug auf Geschenke, Einladungen und die Regeln zur Beziehungspflege mittlerweile ein deutlicher Trend zur "Versachlichung" festzustellen, der das Compliance-Management einfacher macht. Wer sich Compliance-Regeln gibt, die auch von einer redlichen Vertriebspraxis nicht durchgehalten werden können, riskiert verdecktes Handeln seiner Mitarbeiter und Vertriebspartner und erhöht so sein Compliance-Risiko. Das zeigen nicht zuletzt Erfahrungen aus Großunternehmen, die unter dem Druck aktueller Korruptionsprobleme zunächst so verfahren sind.
3.2 Interessenkonfliktpotenziale
Interessenkonfliktpotenziale können Im Vertrieb aus unterschiedlichen Gründen bestehen.
Ein Problemfeld ist die Neigung engagierter Vertriebsmitarbeiter, ihre Kunden eher als "persönliches Eigentum" denn als Aktivposten des Unternehmens zu betrachten. Hieraus können Situationen entstehen, in denen der Kundenbetreuer im Konfliktfall die Kundenbelange über die Regeln des eigenen Unternehmens stellt, finanzielle Interessen des Kunden wie auch eigene über die Interessen des Unternehmens stellt. Unternehmen versuchen deshalb, diesen Entwicklungen durch Provisionsabreden oder andere Incentivierungsmaßnahmen entgegenzuwirken, die allerdings aus dem Compliance-Blickwinkel zu weiteren Interessenkonflikten führen können. Im Folgenden hierzu einige Stichworte:
| Thema |
Rechtliche Vorgaben – Problem- oder Fragestellung – Lösungsvorschlag |
| Beteiligungen |
Problem: Beteiligungen von Vertriebsmitarbeitern oder Partnern an Kunden, Wettbewerbern oder Dienstleistern für den Vertrieb bergen das Risiko, dass der Vertrieb zum eigenen Vorteil für Kundenvorteile sorgt, die nicht wettbewerbsbedingt sind, zwischen den Interessen des eigenen Unternehmens und dem Interesse von Wettbewerbern abwägen muss oder zum eigenen Vorteil an Vertriebsaufwänden partizipiert. Lösungsvorschlag: Nicht vermeidbares Ri... |