Compliance-Management: Bedeutung, Aufgabenschwerpunkte u ... / 2.5.3 Bestellungsschreiben und Stellenbeschreibung

Aufgabe und Befugnisse des Compliance-Beauftragten sollten nicht im Anstellungsvertrag, sondern in einer funktionsbezogenen Stellenbeschreibung geregelt werden, die später einseitig angepasst werden kann. Mit dem Bestellungsschreiben, das der Compliance-Beauftragte annimmt, erhält er gleichzeitig eine gewisse förmliche Absicherung seiner Position.

Grundlage für die Stellenbeschreibung sollte eine Beschreibung von Zielsetzung und Arbeitsweise der Compliance-Funktion im Unternehmen sein. Das kann in einer gesonderten Compliance-Richtlinie erfolgen. Wenn eine solche Richtlinie Sinn machen soll, setzt das allerdings eine Klärung von Schnittstellenfragen zwischen Compliance und den anderen Unterstützungs- und Kontrollfunktionen im Unternehmen voraus. Erfahrungsgemäß lassen sich solche Fragen bei Einrichtung eines CMS allgemeingültig mit einigermaßen konkretem Inhalt nur schwer beantworten. Demgegenüber fällt die Antwort auf die Zuständigkeiten einzelner Funktionen in Bezug auf bestimmte Fragestellungen regelmäßig schon deshalb leichter, weil es dann häufig um die Übernahme von Verantwortung für unangenehme Themen geht. In der von uns empfohlenen Lösung schlagen wir allgemein gehaltene Zuordnungen im Statut der Risikomanagement- und Compliance-Koordinationsgruppe vor. Die Stellenbeschreibung kann sich hierauf beziehen und so kurz bleiben. Die Zuordnung für einzelne Themenbereiche kann dann über die RICKO-Tagesordnung erfolgen.

Die Arbeitshilfe "Risikomanagement- und Compliance-Koordinationsgruppe: Arbeitsplan/Tagesordnung" unterstützt Sie bei der Organisation sowie bei der Formulierung der Stellenbeschreibung.

Die Stellenbeschreibung des Compliance-Beauftragten sollte sich an den Aufgaben und Befugnissen gesetzlicher Unternehmensbeauftragter orientieren. Das ist auf den ersten Blick ungewöhnlich, klärt aber eine Reihe von Fragen, die unter Compliance-Experten immer noch diskutiert werden, und sorgt zudem im Unternehmen für klare Strukturen. Wegen der besonderen Aufgabenstellung des Compliance-Beauftragten sollten die allgemeinen Befugnisse für gesetzlich Beauftragte um das Recht ergänzt werden,

• auf eigene Faust im Unternehmen Informationen einholen und Unterlagen anfordern zu können,
• eigene Untersuchungen durchführen oder die Revision hiermit beauftragen zu können und
• im eigenen Ermessen Feststellungen über Compliance-Handlungsbedarf im Unternehmen treffen und hierzu Handlungsempfehlungen für deren Abhilfe geben zu können.

Nach unserer Erfahrung erübrigt sich dann in der Praxis die Frage nach eigenen Anweisungsbefugnissen des Compliance-Beauftragten weitestgehend.

Anders als die Mehrzahl der gesetzlich Beauftragten hat der Compliance-Beauftragte eigene Fachzuständigkeiten für die Compliance-eigenen Prozesse. Insoweit stehen ihm die Weisungsrechte eines Linienvorgesetzten zu.

Hier finden Sie die Arbeitshilfe "Compliance-Beauftragter: Stellenbeschreibung/Aufgabenzuweisung".