Compliance-Management: Bedeutung, Aufgabenschwerpunkte u ... / 2.7 Compliance-Management-System – Aufbau- und Ablauforganisation im Sitzungsformat

Mit der Tagesordnung und den Unterlagen für die Sitzungen der Koordinationsgruppe können Sie Aufbau-und Ablauforganisation des unternehmensinternen CMS in Verbindung mit der RICKO-Geschäftsordnung ohne weitere zusätzliche Beschreibungen festlegen.

2.7.1 Tagesordnung

Die Tagesordnung führt zunächst die Arbeitsgebiete auf, die im Rahmen eines Compliance-Management-Systems regelmäßig zu behandeln sind, z. B. Korruptionsbekämpfung, Datenschutz, Exportkontrolle, Arbeitssicherheit. Damit können Sie den im der Konzeption festgelegten Compliance-Umfang abbilden.

Dabei ist jeweils anzugeben,

• mit welcher Zielsetzung die Themen in einer Sitzung aufgerufen sind (Berichterstattung, Risikobeurteilung, Beschlussfassung, Wirksamkeitskontrolle),
• wer hierzu berichten oder Vorschläge machen soll und
• welche Unterlagen jeweils vorzulegen sind.

Über die Angabe der vortragenden Person(en) lässt sich festlegen, wer für ein bestimmtes Thema verantwortlich sein soll. Während sich Zuständigkeiten im Schnittstellenbereich verschiedener Funktionen mit Allgemeingültigkeitsanspruch nur schwer konkret festlegen lassen, fällt das im Hinblick auf konkrete Aufgabenstellungen erfahrungsgemäß leichter. Schon deshalb, weil es dann um die Zuweisung konkreter Aufgaben geht, die die eigenen Ressourcen belasten und mit Risiken verbunden sind. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass auf diese Weise – sozusagen in einem Angebots- und Testverfahren unter zentraler Steuerung – Zuständigkeits- und Schnittstellenfragen im Unternehmen reibungslos und wirksam geklärt werden können.

Zusammen mit der Ergebnisspalte und den vorbereitenden Anlagen kann die Tagesordnung als Ergebnisprotokoll dienen. In der Regel sollte nur das Ergebnis, nicht der Verlauf der Erörterung dokumentiert werden. Damit bleiben die Protokolle kurz. Sie verhindern "Schwarzer...