Compliance-Strukturanalyse: Welche Gesetze und Vorschrif ... / 3 Ermittlung relevanter Unternehmensbereiche

Bevor eine Strukturanalyse durchgeführt werden kann, ist es unerlässlich, dass Verantwortliche zunächst alle relevanten Unternehmensbereiche identifizieren, um einen umfassenden Überblick über die aktuelle Situation im Unternehmen zu gewinnen. Das Ziel besteht darin, alle Unternehmensprozesse zu erfassen und im Anschluss einer gründlichen Analyse zu unterziehen. Die Methodik zur Identifikation dieser Bereiche variiert je nach Art der Geschäftstätigkeit, Branche und Unternehmensgröße. Bei größeren Unternehmen erweist es sich durchaus als vorteilhaft, die Strukturanalyse auf spezifische Unternehmensbereiche zu konzentrieren. Mögliche Schwerpunkte sind z. B.:

• Vertrieb
• Einkauf
• Buchhaltung
• Personalabteilung

In kleineren Unternehmen kann sich eine solche Unterteilung als unvorteilhaft erweisen. Grund dafür ist, dass in vielen kleinen Unternehmen keine konkreten Bereiche vorhanden sind. In solchen Situationen kann eine Einteilung in konkrete Arbeitsbereiche sinnvoller sein, z. B.:

• Datenmanagement
• Arbeitsschutz
• Korruptionsbekämpfung

Grundsätzlich sollte darauf geachtet werden, dass die Ermittlung relevanter Unternehmensbereiche immer an den Einzelfall angepasst werden sollte. Entscheiden ist hierbei die Schaffung eines vollumfänglichen Überblicks über alle infrage kommenden Prozesse.

Bei der Durchführung einer Strukturanalyse im Unternehmen existieren grundsätzlich keine festgelegten Vorgaben oder Reglementierungen. Sie dient demnach rein der Bildung einer angemessenen Compliance-Struktur, die sowohl bestehende Risiken aufdeckt als auch präventiv agieren soll. Die Verantwortlichen haben daher die Autonomie, die Gestaltung der Analyse nach eigenem Ermessen, zumeist angepasst an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens, zu definieren und den Prozess entsprechend anzupassen. Mithilfe der zuvor identifizierten relevanten Unternehmensbereiche geht es anschließend an die Entwicklung präziser Methodiken, nach der die Strukturanalyse durchgeführt wird. An diesem Punkt sollte sich das Unternehmen folgende zentrale Frage stellen: Wie agieren wir als Organisation in dieser spezifischen Situation?

Die Beantwortung dieser Frage im Kontext verschiedener Unternehmensprozesse ermöglicht es, durch die systematische Analyse einen fundierten Überblick darüber zu erhalten, welche Verhaltensweisen in diesen Situationen vorherrschen und wo konkret Verbesserungsbedarf besteht. Die Strukturanalyse kann z. B. anhand folgender Kriterien durchgeführt werden:

Einordnung	Prozess	Wie verhalten wir uns in der Situation?	Gesetzliche Vorschriften	Präventionsmaßnahmen	Fazit

Mithilfe einer solchen Tabelle könne Verantwortliche die Prozesse systematisch analysieren und zugleich umfassend dokumentieren.

1. In den Spalten "Einordnung" und "Prozess" erfolgt sowohl die präzise Benennung des jeweiligen Prozesses als auch die Zuordnung zu einem spezifischen Unternehmensbereich. Hierbei sind die Ergebnisse der zuvor identifizierten relevanten Unternehmensbereiche von essenzieller Bedeutung.
2. Unter dem Kriterium "Wie gehen wir mit der Situation um?" wird das konkrete Verhalten des Unternehmens und seiner Mitarbeiter detailliert beschrieben. Dabei sollte insbesondere auf das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter zurückgegriffen werden, die unmittelbar an dem Prozess beteiligt sind, da sie wertvolle Einblicke darüber geben können, wie in den betroffenen Situationen tatsächlich gehandelt wird. 
3. Im darauffolgenden Schritt müssen die relevanten gesetzlichen Vorschriften für den jeweiligen Prozess identifiziert werden, wobei besonders Augenmerk auf Verbote und Schutzvorschriften gelegt werden muss.
4. Darauf folgend ist zu überprüfen, ob die Präventionsmaßnahmen implementiert wurden, um die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Dieser Schritt ist innerhalb der Strukturanalyse von zentraler Bedeutung, da hier ermittelt wird, ob die Compliance durch geeignete Maßnahmen gewährleistet wird. Im schlimmsten Fall könnte sich herausstellen, dass keine Maßnahmen ergriffen wurden oder die problematische Situation überhaupt nicht erkannt wurde.
5. Abschließend sollte ein Fazit über die Analyse getroffen werden, mit dem Verweis darauf, ob Handlungsbedarf im konkreten Prozess notwendig ist.

Sollte die Strukturanalyse ergeben, dass kein Handlungsbedarf besteht, sollten die Verantwortlichen die Dokumentation sicher verwahren und die Analyse regelmäßig wiederholen. Eine Aktualisierung der Strukturanalyse sollte insbesondere dann vorgenommen werden, wenn sich Gegebenheiten oder Prozesse im Unternehmen ändern, etwa durch personelle Veränderungen. Zeit die Strukturanalyse hingegen Handlungsbedarf auf, sollten Verantwortliche unverzüglich eine Risikoanalyse durchführen, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften schnellstmöglich sicherzustellen.