7.1 Aufgabenverteilung und Bildung von Ausschüssen
Ob die Aufgaben von den Mitgliedern gemeinsam übernommen werden oder eine Aufteilung in Ausschüsse erfolgt, hängt sowohl von der Größe des Unternehmens als auch vom Arbeits- und Zeitaufwand der Aufsichtspersonen ab. Auch wenn Ausbildung und persönlicher Hintergrund der Mitglieder zu unterschiedlich sind, kann die Bildung spezieller Gremien erwogen werden, welche die Aufgaben effektiver wahrnehmen.
Größere Aufsichtsräte organisieren ihre Tätigkeit in aller Regel in Ausschüssen. Bei den meisten freiwilligen Gremien werden Ausschüsse nicht erforderlich sein, da deren Größe überschaubar ist. Dennoch sind die speziellen Aufgaben des Prüfungsausschusses für den Controller von besonderem Interesse, kann und soll ein Controller hier seine Kenntnisse und Fähigkeiten besonders gewinnbringend einsetzen. Deshalb erfolgt eine nähere Betrachtung.
7.2 Mitarbeit im Prüfungsausschuss
Controller im Prüfungsausschuss
Falls ein Prüfungsausschuss oder ein vergleichbares Gremium gebildet wird, sollte der Controller deshalb explizit nach einer Mitgliedschaft nachfragen. Nach der Richtlinie 2006/43/EG müssen nur Unternehmen von öffentlichem Interesse Prüfungsausschüsse einrichten.
Nach $ 41 der EU-Prüferrichtlinie bestehen die Aufgaben des Prüfungsausschusses in:
- der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses,
- der Überwachung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems,
- der Überwachung der gesetzlichen Abschlussprüfung,
- der Wahrung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und dabei insbesondere in der Überwachung der Erbringung von Nichtprüfungsleistungen,
- der Abgabe eines Vorschlags für die Wahl des Abschlussprüfers durch die Hauptversammlung.
Kein direkter Zugriff auf einzelne Mitarbeiter
Mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses wird eine Kompetenz des Controllers angesprochen. Allerdings sollte nicht über das Ziel hinausgeschossen werden. Gemäß § 11 Abs. 2 AktG kann der Aufsichtsrat Bücher und Schriften der Gesellschaft sowie Vermögensgegenstände einsehen und prüfen. Ein direkter Zugriff auf Mitarbeiter des Unternehmens ist nicht vorgesehen. Die Betroffenen würden rasch in persönliche Konflikte geraten, sofern ihre direkten Vorgesetzten in der Unternehmensleitung tätig sind. Deshalb ist die Frage der Ansprache einzelner Mitarbeiter grundsätzlich zu klären. Zu vermeiden ist in jedem Fall ein voreiliges Lospreschen. Als Mitglied des Aufsichtsgremiums kann und soll der Controller nicht in die Buchhaltung laufen und sich von den überrumpelten Mitarbeitern einzelne Belege vorlegen lassen. Dennoch können detaillierte Auskünfte von der Unternehmensleitung verlangt werden. Möchte diese einen Fachmann aus dem Rechnungswesen zu den Gesprächen hinzuziehen, ist dies selbstverständlich möglich.
7.3 Überwachung des Internen Kontrollsystems
Überwachung des Internen Kontrollsystems
Die Überwachung des Internen Kontrollsystems erfolgt in großen Unternehmen tendenziell indirekt über Prüfungen der Internen Revision. Eine entsprechende Stelle kann bei mittelgroßen Unternehmen weder vorausgesetzt noch gefordert werden. Dennoch darf die oft vorhandene Kontrolllücke nicht vernachlässigt werden. Betroffene Unternehmen sind oft zu groß, als dass der Inhaber sämtliche Vorgänge im Einzelnen überblicken kann, aber zu klein, um die Überwachung zu professionalisieren. Hier ist die Unternehmensleitung gefordert, Auskunft zu geben, wie mittels organisatorischer Vorkehrungen wie dem Vieraugenprinzip oder der Aufgabenrotation die Risiken begrenzt und welche Kontrollaufgaben persönlich wahrgenommen werden.
Nicht bei allen Unternehmen, die ein Aufsichtsgremium einrichten, besteht eine gesetzliche Abschlussprüfungspflicht. Wird eine entsprechende Prüfung nicht freiwillig vorgenommen, existiert eine wesentliche Kontrolllücke, welche allen Beteiligten offensichtlich sein sollte. Das Aufsichtsgremium kann und soll nicht eine "Ersatzprüfung" vornehmen. Mögliche Absichten der Eigentümer sind konsequent abzulehnen.
Aktive Auswahl des Abschlussprüfers
Erfolgt eine Abschlussprüfung, wird der Abschlussprüfer auf Vorschlag des Aufsichtsrats von der Hauptversammlung gewählt (§ 119 Abs. 1 Nr. 4 AktG). Der Prüfungsinhalt ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 317 HGB). Festzulegen sind insbesondere
- Vergütung,
- Prüfungszeit,
- Zwischenprüfungen und
- Schwerpunkt der Prüfung.
Sofern keine Hauptversammlung erfolgt, sollte sich das Aufsichtsgremium explizit das Recht der Bestellung des Abschlussprüfers zugestehen lassen. Diese Aufgabe ist aktiv wahrzunehmen. Der Abschlussprüfer muss wissen, dass er dem Aufsichtsgremium berichtet, nicht der Unternehmensleitung. Dies beinhaltet intensive Gespräche mit dem Abschlussprüfer, nicht erst mit Abschluss, sondern schon während der Prüfung. Die Abschlussprüfung wird begleitet. Dabei werden Meinungsverschiedenheiten zwischen Vorstand und Abschlussprüfer sowie der Abschlussbericht des Prüfers analysiert. Der Prüfungsausschuss führt keine zweite Abschlussprüfung durch, sollte aber zu ...