Controller und andere Finance-Experten als Mitglieder vo ... / 7.3 Überwachung des Internen Kontrollsystems

Überwachung des Internen Kontrollsystems

Die Überwachung des Internen Kontrollsystems erfolgt in großen Unternehmen tendenziell indirekt über Prüfungen der Internen Revision. Eine entsprechende Stelle kann bei mittelgroßen Unternehmen weder vorausgesetzt noch gefordert werden. Dennoch darf die oft vorhandene Kontrolllücke nicht vernachlässigt werden. Betroffene Unternehmen sind oft zu groß, als dass der Inhaber sämtliche Vorgänge im Einzelnen überblicken kann, aber zu klein, um die Überwachung zu professionalisieren. Hier ist die Unternehmensleitung gefordert, Auskunft zu geben, wie mittels organisatorischer Vorkehrungen wie dem Vieraugenprinzip oder der Aufgabenrotation die Risiken begrenzt und welche Kontrollaufgaben persönlich wahrgenommen werden.

Nicht bei allen Unternehmen, die ein Aufsichtsgremium einrichten, besteht eine gesetzliche Abschlussprüfungspflicht. Wird eine entsprechende Prüfung nicht freiwillig vorgenommen, existiert eine wesentliche Kontrolllücke, welche allen Beteiligten offensichtlich sein sollte. Das Aufsichtsgremium kann und soll nicht eine "Ersatzprüfung" vornehmen. Mögliche Absichten der Eigentümer sind konsequent abzulehnen.

Aktive Auswahl des Abschlussprüfers

Erfolgt eine Abschlussprüfung, wird der Abschlussprüfer auf Vorschlag des Aufsichtsrats von der Hauptversammlung gewählt (§ 119 Abs. 1 Nr. 4 AktG). Der Prüfungsinhalt ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 317 HGB). Festzulegen sind insbesondere

• Vergütung,
• Prüfungszeit,
• Zwischenprüfungen und
• Schwerpunkt der Prüfung.

Sofern keine Hauptversammlung erfolgt, sollte sich das Aufsichtsgremium explizit das Recht der Bestellung des Abschlussprüfers zugestehen lassen. Diese Aufgabe ist aktiv wahrzunehmen. Der Abschlussprüfer muss wissen, dass er dem Aufsichtsgremium berichtet, nicht der Unternehmensleitung. Dies beinhaltet intensive Gespräche mit dem Abschlussprüfer, nicht erst mit Abschluss, sondern schon während der Prüfung. Die Abschlussprüfung wird begleitet. Dabei werden Meinungsverschiedenheiten zwischen Vorstand und Abschlussprüfer sowie der Abschlussbericht des Prüfers analysiert. Der Prüfungsausschuss führt keine zweite Abschlussprüfung durch, sollte aber zu einer eigenen Urteilsbildung gelangen, wobei weniger einzelne Zahlen als vielmehr das Gesamtwerk eine Würdigung erfahren. Dabei wird nicht allein auf die Korrektheit der Daten geachtet, sondern mittels betriebswirtschaftlicher Kennzahlen die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens analysiert.

Der Aufsichtsrat prüft und billigt den Jahresabschluss. Wenn dieser Schritt auch bei freiwilligen Gremien nicht erforderlich ist, sollten sich die Mitglieder dennoch schriftlich gegenüber den Unternehmenseigentümern entsprechend erklären. Dazu würde auch eine Vollständigkeitserklärung gelten, welche ansonsten den Abschlussprüfern gegenüber abgegeben wird.