Controlling als Erfolgsfaktor einer agilen Unternehmenst ... / 2 Steuerung von Transformationsprojekten

Die Steuerung der Transformationsprojekte kann in 2 Methoden unterteilt werden, nämlich klassisch oder agil. Durch den zusätzlichen Freiraum für eigenständiges, kreatives Arbeiten bei agilen Projektmanagementmethodiken nimmt das Controlling hier eine wichtigere Rolle als bei klassischen Methoden ein, indem es die Ausrichtung des Projekts an den im Unternehmen vorherrschenden Grundlagen für Governance, der Steuerungsmethodik und der bestehenden Struktur sowie die aktive Steuerung sicherstellen kann.

Exemplarisch wird im Folgenden die Bedeutung der Governance in Transformationsprojekten durch die Erläuterung ihrer enthaltenen Elemente näher beschrieben. Diese sind:^[1]

Strategieausrichtung und Portfoliosteuerung

Transformationen des Unternehmens werden aufgrund ihrer Komplexität oft in einzelne Teile strukturiert. So wird die Komplexität reduziert und die einzelnen Projekte sind besser umzusetzen. Die Sicherstellung einer zielgerichteten Ausrichtung an der Gesamtstrategie erfordert allerdings die Vereinigung der Projekte in Portfolien. Die Ausrichtung der Transformationsprojekte an der Strategie ist die Voraussetzung, um bei den Beteiligten Sinn zu schaffen und den Rückhalt des Managements sicherzustellen.

Compliance und Finanzierung

Mit der Ausrichtung des Transformationsprojekts am internen und externen Rechtsrahmen wird Klarheit und Transparenz bei wichtigen Umsetzungsfragen geschaffen. Für die Erarbeitung des Business Cases bzw. zur Identifikation des Mehrwertes des Projektes arbeitet das Controlling eng mit der Linienführung zusammen. Der Identifikation und Kommunikation des Mehrwertes resp. einer agilen Organisation ist dabei besondere Beachtung zu schenken, um in der Organisation die nötige Unterstützung zu erreichen. Schließlich ist die nachhaltige Finanzierung bei Transformationsprojekten ein wichtiges Element, um sie am finanziellen Rahmen des Unternehmens auszurichten.

Performancemessung und Risikomanagement

Die laufende Beobachtung des Projekts soll mithilfe von klaren Kennzahlen (z. B. aufgelaufene Kosten, Budgeterreichung, zeitliche Meilensteine) und qualitativen Kriterien (z. B. Einhaltung von Spezifikationen, Zielerreichungsgrad) erfolgen, welche sich am angestrebten Mehrwert orientieren. Geeignete Hilfsmittel aus dem (Projekt-) Controlling und Risikomanagement können dazu eingesetzt werden. Das Risikomanagement ist dabei ein fortlaufender Prozess über die gesamte Dauer des Transformationsprojekts.

Steuerung, Inhalt, Umfang, Termine, Kosten und Risikomanagement

Die Rollen in einer Projektorganisation können klassisch in die 3 Hierarchieebenen Steuerung, Führung und Ausführung unterschieden werden:

• Steuerung: Auf Ebene der Steuerung finden sich die Rollen des Auftraggebers, des Projektcontrollings, des Qualitäts- und Risikomanagers und des Projektausschusses wieder. Das Controlling hat auf dieser Ebene die Gesamtsicht sicherzustellen (Erhebung von Ist-Kennzahlen und Planungsdaten des Unternehmens).
• Führung: Der Projektleiter ist vom Auftraggeber für die Dauer des Projekts eingesetzt und mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten ausgestattet. Besonders in Transformationsprojekten verfügt der/die Projektleiter/in über fachliche Kompetenzen und führt die Projektmitglieder nicht immer direkt, sondern eher in einer Matrix-Organisation.
• Ausführung: Fachspezialisten sind innerhalb des Projekts für die Ausführung ihrer zugewiesenen Aufgaben verantwortlich.

[1] Project Management Institute, 2017.