Controlling-Prozesskennzahlen / 4.4 Forecast

4.4.1 Kurzdarstellung des Prozesses

Ziele und Inhalte

Ziel des Forecasts ist es, frühzeitig Informationen über zukünftig zu erwartende Abweichungen zu liefern, zielgerichtete Maßnahmen zur Schließung von Ziellücken zu entwickeln sowie schnelle Anpassungen der Umsatz-, Kosten- und Investitionsbudgets etc. bei sich verändernden Rahmenbedingungen zu initiieren. Im Rahmen des Forecasts erfolgt eine Einschätzung der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkung auf das Unternehmen als Ganzes oder auf einzelne Einheiten. Der Forecast kann sowohl regelmäßig (Standard-Forecast) als auch ad hoc erstellt werden.^[1]

Ein Controlling-gerechter Forecast-Prozess impliziert, dass der Forecast eine planerische Aktivität darstellt. Die Prozessziele des Forecasts ähneln daher jenen der operativen Planung und Budgetierung (s. Kapitel 4.3.1).

[1] Vgl. International Group of Controlling (Hrsg.), 2011, S. 28.

4.4.2 Prozessqualität

IGC-Tipp: Verbindlichkeit und Treffer­genauigkeit

Inhaltliche Qualität und Verbindlichkeit des Forecasts sind wesentlich. Mit abnehmendem Planungshorizont muss die Treffergenauigkeit des Forecasts (gemessen an zentralen Zielgrößen, z. B. EBIT) steigen.

KPI "Forecast-Abweichung"

Berechnung	Einheit
(EBIT Ist (EUR) – EBIT Forecast (EUR))/EBIT Forecast (EUR) * 100	%

Interpretationshinweis:

Hohe Abweichungen zwischen Ist und dem (letzten) Forecast dienen als Indikator für mangelnde Qualität und Verbindlichkeit des Forecasts bzw. starke Umfeldänderungen (Auslöser für Ad-hoc-Forecasts). In der Interpretation sind externe und interne Einflussfaktoren auf das Ergebnis zu trennen.

Unternehmensspezifische Frequenz

Aufgrund des notwendigen Ressourceneinsatzes zur Forecast-Erstellung kann nicht automatisch unterstellt werden, dass eine Erhöhung der Frequenz (z. B. eine Umstellung von quartalsweisen auf monatliche Forecasts) eine positive Kosten-Nutzen-Relation in der Unternehmenssteuerung aufweist. Es ist zweckmäßig, die Forecast-Frequenz an die Steuerungsbedürfnisse der Organisation anzupassen. Je volatiler sich ein Unternehmen entwickelt bzw. je angespannter die Ergebnissituation ist, desto häufiger werden Forecasts notwendig sein.

4.4.3 Zeitnähe und Termintreue

IGC-Tipp: Kurzer Forecast-Prozess

Da der Standard-Forecast in die Reporting-Prozesse des Unternehmens eingebunden ist, ist ein hoher Zeitdruck gegeben. Es ist wesentlich, dass aufbauend auf den Istdaten rasch auf neue Informationen und Anforderungen reagiert werden kann.

KPI "Durchlaufzeit"

Berechnung	Einheit
Arbeitstage von Start (lt. Terminkalender) bis Ende ­(Vorlage Forecast-Ergebnis)	AT

Interpretationshinweis:

Die Handlungsfähigkeit des Managements steigt durch eine rasche Vorlage des Forecasts im Rahmen des Management Reportings. Diverse Einflussfaktoren und Rahmenbedingungen wirken auf die Dauer der Forecast-Erstellung (Detaillierungsgrad, Ausmaß der (De-)Zentralisierung, …) und können die Interpretation erschweren. Des Weiteren wird angenommen, dass eine Beschleunigung ohne Qualitätsverlust möglich ist (z. B. durch Reduktion von Liege-/Leerzeiten).

Praxis-Tipp

Empfehlungen zum Forecast

… zur Steigerung der Prozessqualität:

• Forecast-Ergebnisse sollten im Zeitverlauf verglichen werden.
• Eine Anpassung der Forecast-Termine an unternehmensinterne Bedürfnisse (z. B. Forecast jeweils im Tal einer Saisonkurve) kann die Aussagekraft der Ergebnisse steigern.

… zur Verbesserung von Zeitnähe und Termintreue:

• Eine stärkere Zentralisierung in der Forecast-Erstellung sowie die selektive Nutzung von Fortschreibungen beschleunigen den Forecast und senken die Prozesskosten.

… zur Optimierung der Prozesskosten:

• Kritische, ergebnisbeeinflussende Faktoren sind zu identifizieren, um unnötige Planungsdetails vermeiden zu können.
• Eine werttreiberbasierte Planung schafft Vereinfachungsmöglichkeiten im Forecast, indem ein reduziertes Set an Werttreibern genutzt wird.