4.7.1 Kurzdarstellung des Prozesses
Ziele und Inhalte
Projekt- und Investitions-Controlling schaffen Transparenz zu Nutzen, Ergebnissen bzw. Wirtschaftlichkeit sowie der Einhaltung von Qualitäts-, Zeit- und Kostenzielen von Projekten und Investitionen. Der Controlling-Prozess begleitet sowohl Bewertung, Priorisierung und Auswahl als auch die Planung, Durchführung, Steuerung sowie die Kontrolle der Zielerreichung nach Abschluss von Projekten und Investitionsvorhaben.
Keine Differenzierung von Projekten und Investitionen
Analog zum Controlling-Prozessmodell wird aus pragmatischen Gründen nicht zwischen Projekten und Investitionen unterschieden.
4.7.2 Prozessqualität
IGC-Tipp: Verbindlichkeit von Investitions-rechnungen
Die Annahmen und Planungen im Rahmen von Projekt- bzw. Investitionsentscheidungen müssen verbindlich sein. Entscheidungen sollten nur in Einzelfällen (z. B. idente Ersatzinvestitionen, Kleininvestitionen unter einer unternehmensabhängig zu definierenden Wertgrenze) ohne Investitionsrechnung fallen. Über einen Abdeckungsgrad kann überprüft werden, ob dies zutrifft.
KPI "Abdeckungsgrad Investitionsrechnung"
| Berechnung |
Einheit |
| Projekte (Investitionen) ohne Investitionsrechnung (Anzahl)/genehmigte Projekte (Investitionen) gesamt (Anzahl) * 100 |
% |
Interpretationshinweis:
Je höher der Abdeckungsgrad mit Investitionsrechnungen ist, desto mehr Investitionsentscheidungen werden auf Basis quantifizierter Grundlagen getroffen. Die Kennzahl misst, ob Investitionsrechnungen durchgeführt werden, die inhaltliche Qualität der Investitionsrechnung ist ergänzend zu beachten.
IGC-Tipp: Verlässlichkeit der Prognose
Bereits während der Projekt- bzw. Investitionslaufzeit ist laufend zu überprüfen, wie sich Vorhaben in Relation zur Vorkalkulation entwickeln.
KPI "Prognosequalität"
| Berechnung |
Einheit |
| Projekte (Investitionen) mit Ist-Kosten besser oder gleich Budget (Anzahl)/Projekte (Investitionen) gesamt (Anzahl) * 100 |
% |
Interpretationshinweis:
Die Prognosequalität ist ein Indikator für die Qualität der Investitionsrechnung und impliziert die verbindliche Durchführung einer Projektkalkulation (Investitionsrechnung) sowie deren Ex-post-Kontrolle. Die Einschränkung der Kennzahl auf wichtige Projekte kann zweckmäßig sein. Die Vergleichbarkeit von Vor- und Nachkalkulation kann durch Projektnachträge o. Ä. ebenso wie die mangelnde Verfügbarkeit historischer Daten bei lange laufenden Investitionsvorhaben eingeschränkt sein.
IGC-Tipp: Lernen durch Nachkalkulation
Nach Abschluss von Projekten oder Investitionen muss eine finale Nachkalkulation durchgeführt werden, um das Projekt abschließend beurteilen zu können und Rückschlüsse für zukünftige, ähnliche Vorhaben zu ziehen.
KPI "Abdeckungsgrad Nachkalkulation"
| Berechnung |
Einheit |
| nachkalkulierte Projekte (Investitionen) (Anzahl)/kalkulierte Projekte (Investitionen) gesamt (Anzahl) * 100 |
% |
Interpretationshinweis:
Nur bei durchgeführter Nachkalkulation sind eine Identifikation von (Miss-)Erfolgsquellen und ein Lernen aus Fehlkalkulationen möglich. Die Kennzahl misst, ob Nachkalkulationen durchgeführt werden. Ergänzend ist die inhaltliche Vergleichbarkeit von Vor- und Nachkalkulation zu beachten.
4.7.3 Zeitnähe und Termintreue
IGC-Tipp: Rasche Entscheidungsfindung
Entscheidungen, die nicht das Tagesgeschäft betreffen, werden häufig verschoben. Die Dauer des Entscheidungsprozesses liegt dabei nicht in der Verantwortung des Controllers. Der Controller sorgt dafür, dass Projekt- oder Investitionsrechnungen zeitnah zur Verfügung stehen.
KPI "Durchlaufzeit"
| Berechnung |
Einheit |
| Durchschnitt: Arbeitstage von Start (Anforderung Investitionsrechnung) bis Ende (Vorlage Investitionsrechnung) |
AT |
Interpretationshinweis:
Die Handlungsfähigkeit des Managements steigt durch die zeitnahe Bereitstellung von Investitionsrechnungen und Business Cases. Die Durchlaufzeit ist aufgrund der dominant inhaltlichen Ausrichtung des Prozesses ggf. weniger relevant als Durchlaufzeiten in operativen Prozessen.
Empfehlungen zum Projekt- und Investitions-Controlling
… zur Steigerung der Prozessqualität:
- Projekt- und investitionsbezogene Vor- und Nachkalkulationen sind organisatorisch verbindlich zu machen.
- Ein konkretes Rechenschema (Rechenverfahren und Kalkulationssheet) und zentrale Parameter (z. B. Kalkulationszinssätze, maximale Amortisationszeiträume) sind zentral vorzugeben.
- Projekte und Investitionen sind in die GuV-, Bilanz- und Cashflow-Entwicklung zu integrieren. Nur so kann der Anspruch der Mehrjahresplanung, das Schließen von Leistungslücken zu erklären, erfüllt werden (s. Kapitel 4.2.2).
- Abweichungen, die aus Fehleinschätzungen der Prämissen resultieren, und intern verursachte Abweichungen sollten unterschieden werden.
- Nachkalkulationen sollten bei Bedarf mehrmals durchgeführt werden (z. B. nach Abschluss der Bauphase, wiederholend während der Betriebsphase), um den "Business Case" gesamthaft überprüfen zu können.
… zur Verbesserung von Zeitnähe und Termintreue:
- Eine dezentrale Entscheidungsvorbereitung und eine zentrale ...