Controlling von Supportprozessen im Personalwesen

Zusammenfassung

Überblick

Auch im Personalbereich werden Kern- und Supportfunktionen zunehmend voneinander getrennt. Dies kann so weit gehen, dass Supportfunktionen ganz aus dem Unternehmen ausgelagert werden

Welchen Schwerpunktthemen sich das Controlling der Supportfunktionen widmet, hängt stark vom unterstützen Kernprozess ab. Im Beitrag werden dazu die Beispiele Recrutingprozess, Personaldatenauswertung und betriebliches Eingliederungsmangement vorgestellt.

Angemessene Controllingmaßnahmen erfordern eine Prozessdefinition, eine Vorgangsdokumentation sowie Sollwertvorgaben, um Abweichungen analysieren zu können.

Supportfunktionen im Personalbereich folgen den gleichen Gesetzmäßigkeiten wie die Supportfunktionen anderer Bereiche und lassen sich deshalb mit diesen organisatorisch bündeln.

1 Personalwesen beschafft Arbeitskräfte nach Qualifikations-, Mengen-, Zeit- und Kostenvorgaben

Aufgaben des HR

Die Kernaufgabe des Personalwesens lässt sich vereinfacht in schlichten Worten beschreiben: "Die Personalfunktion eines Unternehmens versorgt die Organisation mit geeigneten Mitarbeitern." Damit verantworten die Personaler das Management dessen, was oft als "wichtigste Ressource im Unternehmen" bezeichnet wird. Sie stellen das Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt dar (Employer Branding), sie wählen Bewerber aus und stellen diese ein (Recruiting). Sie begleiten die Mitarbeiter aber auch auf ihrem Berufsweg innerhalb des Unternehmens, indem sie Personalentwicklung betreiben und Karrierepfade bereitstellen. Sie organisieren letztlich den Ausstieg aus dem Unternehmen, sei es aus eigenem Wunsch des Mitarbeiters oder durch den Arbeitgeber veranlasst.

Das Personalwesen stellt darüber hinaus sicher, dass Mitarbeiter pünktlich und in vereinbarter Höhe ihr Gehalt beziehen, dass die Ansprüche der Arbeitnehmervertretungen bedient werden und dass die verschiedenen Mitarbeitergruppen im Unternehmen die ihnen gebührende Aufmerksamkeit erfahren (z. B. im Rahmen des Diversity Managements). Damit lässt sich das Personalwesen keinem der Unternehmensbereiche zuordnen, die den Geschäftszweck (z. B. Herstellung oder Vertrieb) verfolgen, sondern agiert als Querschnittsfunktion über alle Bereiche hinweg. Das Personalwesen ist damit aus Sicht der Unternehmensleitung eine Supportfunktion, die zwischen den Anforderungen der Business-Funktionen und dem internen und externen Markt der Arbeitskräfte handelt.

Controlling im HR

Im Personalwesen haben Controlling-Aktivitäten im Sinne einer faktenbasierten Steuerung oder auch im Sinne einer Kontrolle über lange Zeit keine oder bestenfalls eine untergeordnete Rolle gespielt. Die Personalfunktion pflegte das Bild einer hoheitlichen Aufgabe, die sich einer kritischen, analysierenden Betrachtung weitgehend entzog. Dies galt sowohl für ein Controlling der Ressource Personal (ausgedrückt in Personalstatistiken, Struktur- und Kostenanalysen) als auch für ein Controlling der Abläufe, mit denen Personalarbeit vollzogen wird. Dieses Prozesscontrolling hielt erst Einzug, als auch die Personalfunktion immer stärker dazu aufgefordert wurde, ihren Wertschöpfungsbeitrag sowie effizientes Handeln nachzuweisen. Prozesscontrolling im Personalbereich ist deshalb auch heute noch nicht flächendeckend vorhanden, sondern vornehmlich in den Unternehmen ausgeprägt, die für die einzelnen Teilfunktionen des Personalmanagements ein klares Rollenmodell anwenden und sowohl Aufgaben als auch erwartete Leistungen explizit beschreiben.

2 Supportprozesse unterstützen die Personalarbeit

Rolle von HR

Ihre Rolle gestaltet die Personalfunktion mit verschiedenen Schwerpunkten aus, die sich im weiten Feld zwischen administrativem Experten bis zum strategischen Partner^[1] bewegen.

Während das Unternehmen Personalarbeit insgesamt als eine Unterstützungsfunktion sieht, gibt es innerhalb der Personalfunktion durchaus Bereiche, die sich selbst als Kernfunktionen beschreiben würden und die sich wiederum durch Supportfunktionen unterstützen lassen. Dies geht soweit, dass diskutiert wird, ob diese Funktionen überhaupt zu HR gehören, oder ob sie nicht funktionsunabhängige Dienstleistungen darstellen, deren Zugehörigkeit sich eher nach der Art, wie sie ihre Aufgabe wahrnehmen, bemessen sollte, statt nach deren Inhalt. Ist also eine Einheit, die administrative Aufgaben für die HR-Funktion wahrnimmt, z. B. Verträge schreibt oder Trainings organisiert, überhaupt Teil des Personalmanagements des Unternehmens oder nicht vielmehr eine fachlich von HR unabhängige Serviceeinheit? Neben der Frage der organisatorischen und disziplinarischen Zugehörigkeit hat die Entscheidung auch Einfluss auf die Steuerung dieser Einheiten und die Bewertung von deren Leistungen. Im Folgenden werden unter diesem Aspekt also die Prozesse näher betrachtet, die innerhalb der Personalfunktion als Supportprozesse verstanden werden.

Prozesse müssen definiert sein

Um Supportfunktionen im Personalbereich erkennen zu können, ist es erforderlich, dass die hier erbrachten Leistungen durch Prozesse definiert sind, die eine klare Abgrenzung zu den Kernprozessen vorsehen, für die sie tätig sind. Fehlen Prozessbeschreibungen ganz oder trennen sie nicht zwischen ...